Outlook-tip: snel mail archiveren
Naast het lezen van mail is het archiveren wellicht nog wel het meeste werk. Met de optie Snelle stappen is het archiveren een fluitje van een cent.
Deze tip is van toepassing op:
  • Microsoft Outlook 2010

Met snelle stappen kun je instellen wat er met een emailbericht moet gebeuren. Wanneer ?je voor een bepaalde snelle actie kiest door er op te klikken, wordt de actie uitgevoerd op het geselecteerde bericht. Hierin worden de volgende acties onderscheiden:

  • Naar map verplaatsen
  • Categoriseren en verplaatsen
  • Markeren e-mail naar:
  • Doorsturen naar:
  • Nieuwe vergadering met:
  • Aangepast
Werkwijze
  • Selecteer tab >> Start
  • Ga naar groep snelle stappen
  • Klik de knop rechtsonder in die groep
  • Outlook heeft standaard al een paar snelle stappen aangemaakt
  • Wij kiezen er altijd voor om deze stappen te verwijderen
  • In ons voorbeeld maken we een actie aan om een bericht te verplaatsen naar de map van een bepaald project
  • Klik op >> Nieuw
  • Vul bij naam de naam van de snelle stap in
  • Zorg dat deze kort is, maar je wel weet wat hij doet, bijvoorbeeld >> Project 1 Archief
  • Kies naar welke map het bericht moet worden verplaatst
  • Kies voor >> Voltooien
  • Maak eventueel nog een aantal nieuwe snelle stappen aan of druk op OK om te bevestigen
  • De snelle stappen zijn nu klaar voor gebruik
Snel archiveren in Outlook toepassen
  • Selecteer een mailbericht bijvoorbeeld in >> Postvak IN
  • Klik bovenin de groep >> Snelle stappen op de snelle stap
  • In ons voorbeeld is dat het verplaatsen van het bericht naar >> Project 1234
Snelle stappen bij geopend bericht
  • Wanneer een e-mailbericht is geopend, zijn de opties van >> Snelle stappen ook beschikbaar
  • Je hoeft dus niet eerst het bericht te sluiten
  • Selecteer tab >> Bericht (e-mail moet wel geopend zijn)
  • Klik op de gewenste snelle actie
  • In ons voorbeeld is dat de mail toevoegen aan het archief van project 1234.
 
 

Over de auteur
Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd.

Help de slachtoffers en doneer
Bij uitzonderlijke rampen slaan de 11 samenwerkende hulporganisaties de handen ineen onder de naam Giro555. Zij vragen heel Nederland zich aan te sluiten om geld in te zamelen voor hulp aan slachtoffers. Want samen redden we meer levens.
Ook praktische tips in je mailbox?
Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrief en ontvang de nieuwste artikelen, gratis whitepapers en handige tips en tricks voor ondernemers.
Lees hier ons Privacy statement
Lees ook…
Ben je een groot deel van je tijd kwijt aan steeds terugkerende werkzaamheden? Stel je eens voor dat je deze dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of…
Wanneer je in Excel gegevens gebruikt die worden aangeleverd, zijn deze niet altijd in het formaat wat je zelf zou willen. Een voorbeeld is tekst die…
Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Is jouw team helemaal klaar voor de toekomst? Als ondernemer is het een flinke…