Outlook-tip: vervaldatum aan e-mail toevoegen

Door redactie De Zaak

Outlook mailboxen worden steeds groter. Soms zelfs te groot. Zorg er dus voor dat berichten niet onnodig lang in uw Outlook blijven staan. Sommige berichten wilt u wel bewaren, maar niet oneindig. Geef ze een vervaldatum mee, zodat ze daarna eenvoudig kunnen worden verwijderd. Dit werkt ook voor opgeslagen berichten die al in mapjes zitten.

Deze tip is van toepassing op:

Microsoft Outlook 2010

Werkwijze

Open het e-mailbericht
Kies voor >> Bestand
Kies voor >> Eigenschappen
Een scherm opent met de berichtopties van het e-mailbericht
Ga naar het onderdeel >> Bezorgingsopties
Klik op >> Verloopt na:
Voer een datum en tijdstip in vanaf wanneer het bericht vervalt
Klik op >> Sluiten
Omdat er wijzigingen in een bericht zijn aangebracht, vraagt Outlook of deze moeten worden opgeslagen bij het sluiten van het bericht
Kies voor >> Ja
Op het moment dat de vervaldatum is verstreken, streept Outlook het bericht door.

Verwijderen van vervallen berichten

Periodiek, bijvoorbeeld elke maand, kunt u dan de hele mailbox doorzoeken op vervallen berichten. Outlook heeft een uitgebreide zoekfunctie.

Werkwijze

Ga naar tab >> Start
Kies voor groep >> Zoeken
Klik op >> E-mail filteren
Kies voor >> Meer filters
Outlook opent nu een extra tab voor het zoeken
Kies bij bereik voor >> Alle e-mailitems
Kies in de groep >> Opties voor >> Hulpmiddelen voor zoeken
Kies voor >> Zoekcriteria
Sneltoetsen hiervoor is >> Ctrl+Shift+F
Een zoekscherm opent
Kies voor >> tab geavanceerd
Kies bij veld >> Alle e-mailvelden>> Verloopt
Selecteer bij Voorwaarde >> op of voor
Voer bij Waarde >> vandaag in
Klik op >> Toevoegen
Selecteer de gewenste mappen door op >> Bladeren te klikkenKlik op >> Nu zoeken
Outlook geeft de zoekresultaten met alle vervallen berichten
Beoordeel of deze berichten verwijderd mogen worden (normaal gesproken is dat zo) en selecteer alle berichten (Ctrl+A)
Druk op >> Delete of rechtermuisknop >> Verwijderen

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Template

Op de website van Easy Template is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken.

Over de auteur

Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd.

Claim nu 15 maanden gratis

Als ondernemer wil je ongetwijfeld je kosten laag houden en eenvoudig je boekhouding doen. Daarom speciaal voor lezers van De Zaak 15 maanden gratis de boekhoudsoftware van e-Boekhouden.nl uitproberen.