Inhoudsopgave
Proces-automatisering zorgt voor structuur en tijdwinst – en dat is nog lang niet alles. Door standaardisatie gaat de kwaliteit van processen ook omhoog. Daarnaast verklein je de kans op fouten. Als processen automatisch verlopen, hoef je je geen zorgen meer te maken dat je een stap overslaat of iets vergeet te doen.
Het automatiseren van bedrijfsprocessen is essentieel voor het bedrijf van de toekomst. Wij vertellen alle ins en outs van het automatiseren van je bedrijfsprocessen.
De voordelen van automatisering
Als je processen standaardiseert en automatiseert, krijgen medewerkers meer gedaan in minder tijd, doordat repeterend (administratief) werk verdampt. Vaak kan het niet meer uit om ieder proces handmatig te doorlopen. Dit kost zeeën van tijd en dus geld. Nieuwe technieken en innovaties werken veel efficiënter.
Een machine of softwaresysteem heeft het nooit te druk om de volgende stap in het proces te voltooien. Medewerkers soms wel. Als je een softwarepakket processen laat overnemen, hebben medewerkers meer tijd voor de menselijke en strategische kant van hun werk.
Een ander voordeel van automatisering is dat een geautomatiseerd proces minder foutgevoelig is. Fouten maken is menselijk. Als je processen automatiseert in een softwareprogramma, zie je het aantal fouten in je bedrijf omlaag gaan. Met een automatisch proces worden bijvoorbeeld bevestigingsmails en facturen verstuurd zonder dat iemand er omkijken naar heeft en wordt de werktelefoon voor nieuwe medewerkers altijd op tijd aangevraagd.
Stap 1: Digitaliseren
Voordat je kunt automatiseren, moet je eerst je bedrijfsprocessen digitaliseren. Automatiseren gaat lastig als alles nog in archiefkasten staat. Breng je huidige processen in kaart, zodat je weet wat er allemaal loopt binnen de organisatie. Werk daarna je processen verder uit en kijk hoe je ze kunt digitaliseren.
Als je in kaart hebt gebracht welke processen er zijn en hoe je ze kunt digitaliseren, ben je klaar om daadwerkelijk de stap naar automatisering te zetten. Er zijn veel systemen die gedigitaliseerde processen direct kunnen automatiseren. Zoek naar software die bij je bedrijf en bedrijfsprocessen past.
Waarschijnlijk is het een aardige klus om je papierwerk te digitaliseren. Houd in gedachten dat je straks enorm veel tijd en geld bespaart doordat alles eenvoudig, snel en door iedereen te vinden is. Heb je alles gedigitaliseerd? Voor een snelle overgang haal je de meeste – of alle – printers van de afdelingen af. Zo wennen medewerkers direct aan werken zonder papier.
Stap 2: Automatisering
De kans bestaat dat je medewerkers eerst hun hakken in het zand zetten. Want als je gaat automatiseren, blijft er dan nog wel werk voor hen over? Natuurlijk. Sterker nog: ze zullen er blij mee zijn. Ze hoeven zich niet meer bezig te houden met het invoeren van gegevens en het heen en weer mailen naar klanten.
Het is wel belangrijk om je medewerkers mee te nemen in de verandering. Door tijdig informatie te delen en trainingen te geven, kun je medewerkers laten wennen aan een nieuwe werkwijze. Daarnaast is het aan te raden om tijd te steken in de groep enthousiastelingen – mensen die begrijpen dat verandering nodig is en zin hebben om ermee aan de slag te gaan. Informeer deze mensen vroegtijdig en probeer hen aan jouw kant te krijgen. Dan kunnen ze je helpen met het meekrijgen van de twijfelaars.
Automatisering met software
Als je alles hebt gedigitaliseerd, kun je de boel automatiseren. Ga al je processen na en bedenk welke automatisch kunnen worden uitgevoerd. Dat zijn er vaak meer dan je denkt. Als je bedrijfsprocessen automatiseert met behulp van één ERP-systeem, komen alle essentiële bedrijfsprocessen samen in een systeem. Daardoor is alle informatie altijd vanuit één database op te halen. En doordat al die informatie is gekoppeld, kunnen dagelijkse processen worden geautomatiseerd.
Maar hoe doe je dat precies? Procesautomatisering gaat het eenvoudigst met workflows. Deze werkpatronen zorgen dat processen altijd verlopen volgens een vaste structuur en veranderbare stappen.
