Steeds meer documenten worden elektronisch verstuurd. Het gaat een stuk sneller dan de ‘gewone’ post en scheelt een berg papier.
Vooral in grote documenten is een inhoudsopgave dan handig, zeker als u die ook nog eens als extra bladermogelijkheid aan de lezer kunt aanbieden.
Dat werkt in Word als volgt:
- Voorzie alle hoofdstuktitels en paragraafkoppen van de gewenste stijlen (via menu Opmaak, de knoppen op de Opmaakwerkbalk of in Word 2007 via tab Start >> groep Stijlen): gebruik opmaakprofielen als Kop1, Kop2, etc.;
- Bepaal de plaats in uw document waar de inhoudsopgave moet komen – liefst voorin, dat is wel zo handig voor uw lezer;
- Genereer nu automatisch een inhoudsopgave: via menu Invoegen >> Verwijzing >> Index en inhoudsopgave >> tabblad Inhoudsopgave (in Office 2007 via tab Verwijzingen >> groep Inhoudsopgave);
- Vink in het venster aan dat u hyperlinks wilt gebruiken in de inhoudsopgave.
Klik op >> OK
Door deze instelling zal de lezer in het elektronische document op de items van de inhoudsopgave kunnen klikken en zo direct naar het aangeklikte onderwerp in de tekst springen. Let op: om in een Word-document een link te volgen, moet u wel de Ctrl-toets ingedrukt houden (maar die melding verschijnt vanzelf als de lezer de link aanwijst).
Het werkt ook in PDF-bestanden
Als u van uw Word-documenten PDF-bestanden maakt en vervolgens verstuurt, zijn ook daar de hyperlinks in de inhoudsopgave aanwezig. En daar is een enkele muisklik op de link al voldoende. Het maakt overigens niet uit of u de PDF maakt met een extern programma of plug-in, via de optie Opslaan als PDF in Word 2007, of via een PDF-printerdriver. De handige hyperlinks voor uw lezer worden automatisch uit Word overgenomen.
