In Word kunt u standaardteksten vastleggen en daarna eenvoudig in sjablonen of documenten opnemen. Zo maakt u snel een offerte of projectplan, zonder dat er een oude klantnaam of projectomschrijving in de tekst staat.

Standaardteksten en sjablonen

Bij het maken van documenten, zoals rapporten en offertes, worden vaak teksten gebruikt uit eerdere documenten. Daar wordt soms niet altijd zorgvuldig mee omgegaan, waardoor bijvoorbeeld nog de gegevens van een eerdere klant in het document staan.

Dit is eenvoudig op te lossen. Leg terugkerende teksten zonder klantgegevens apart vast en voeg ze daarna in uw sjabloon in.

Voorbereiding

  1. Zet elke terugkerende tekst in een apart Word-document en sla dat op onder een unieke naam (bijvoorbeeld: offerte of marketing).
  2. Gebruik hiervoor één map op het netwerk.
  3. Op die manier krijgt u een verzameling aan standaard teksten.

Werkwijze

  1. Open uw sjabloon.
  2. Ga op de plek staan waar de tekst moet worden ingevoegd
  3. Kies in het menu >> Invoegen >> bestand.
  4. Herhaal deze actie voor het aantal keer dat u een standaard tekst wilt gebruiken.

U heeft in een handomdraai uw documenten samengesteld zonder gevaar te lopen dat oude teksten blijven staan.

Voor een uitgebreide beschrijving voorzien van handige schermafdrukken gaat u naar: werkinstructie standaard teksten invoegen in Word.

Over de auteur
Deze download wordt u aangeboden door Easy Template, leverancier van Verlofregistratie software en Online Microsoft trainingen.
Cursus: Koop of verkoop een bedrijf succesvol
Ben je betrokken bij de koop of verkoop van een bedrijf? Volg de cursus Actief in Overnames. Ontvang tips en maak de beste deal. Zorg dat jouw overname een succes wordt.
Hoe ver ben jij met automatiseren?
Het MKB is vaak (te) veel tijd kwijt aan administratieve taken en mist actueel inzicht. Wat is jouw automatiseringsbehoefte? Ontvang direct jouw resultaten.
Lees ook…
Wil je een mailing versturen, adresstickers maken of een verhuisbericht versturen? Dan kun je de adressen vanuit Outlook exporteren naar…
Wanneer je in Excel gegevens gebruikt die worden aangeleverd, zijn deze niet altijd in het formaat wat je zelf zou willen. Een voorbeeld is tekst die…
Ben je een groot deel van je tijd kwijt aan steeds terugkerende werkzaamheden? Stel je eens voor dat je deze dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of…