Deze tip is van toepassing op:
- Microsoft Word 2010
Vertel aan Word waar deze staan en ze zijn voor iedereen beschikbaar. Stel eenmalig de map voor de sjablonen in.
Waar staan de sjablonen?
Wanneer sjablonen worden gemaakt voor een organisatie is het natuurlijk wel de bedoeling dat iedereen deze terug kan vinden. In Word wordt ingesteld welke map wordt gebruikt voor de algemene sjablonen. In de instellingen van Word wordt eenmalig vastgelegd welke map dat is. Zorg er wel voor dat dit een map is die voor iedereen toegankelijk is. Word noemt deze map “Werkgroepsjablonen” en wordt ingesteld bij de bestandslocaties.
Actie
Bepaal voor het bedrijf welke map wordt gebruikt voor de centrale opslag van de sjablonen en leg deze vast bij de bestandslocaties. Door vervolgens bij elke gebruiker eenmalig in de instellingen aan te geven dat in die in de bewuste map de sjablonen staan, is de werkwijze vanaf dat moment voor alle gebruikers identiek en zijn de sjablonen voor
iedereen vindbaar en beschikbaar.
Policy
Systeembeheerders zijn in staat om in één keer deze instellingen bij alle gebruikers in te stellen.
Instellen standaard locatie Word sjablonen
- Kies in het menu voor >> Bestand
- Kies voor >> Opties
- Kies voor >> Geavanceerd
- Scroll in het scherm naar beneden naar de groep >> Algemeen
- Klik op >> Bestandslocaties
- Kies in het scherm dat verschijnt de bestandslocatie die Word gebruikt.
- De locatie die staat genoemd bij >> Werkgroepsjablonen is map die Word toont als sjablonen worden gezocht door Word
- Selecteer de regel met >> Werkgroepsjablonen
- Klik op >> Wijzigen
- Selecteer de map die is gekozen voor uw (werkgroep)sjablonen
- Druk op >> OK om deze instelling te bevestigen
- Klik nog een keer op >> OK om terug te keren naar het Word document
- Word weet nu waar de sjablonen staan.
Openen Word sjablonen
Als de sjablonenmappen goed staan ingesteld en de Word sjablonen zijn in deze mappen
geplaatst, geeft Word de mogelijkheid te kiezen uit de beschikbare (eigen) sjablonen.
Werkinstructie
- Open >> Word
- Kies voor >> Bestand
- Kies voor >> Nieuw
- Kies voor >> Mijn sjablonen
- De beschikbare sjablonen worden getoond. In dit scherm worden alleen de documenten getoond die als sjabloon zijn opgeslagen in de map die bij bestandslocaties is aangegeven voor de werkgroepsjablonen
- De tabbladen die worden getoond zijn de mappen die in de werkgroepsjablonenmap zijn aangemaakt
- Klik op het gewenste sjabloon en druk op >> OK of dubbelklik op het sjabloon dat je wilt openen
Mappen binnen de werkgroepsjablonen
Voorbeelden van situaties met meerdere mapjes binnen de werkgroepsjablonen zijn:
- Binnen het bedrijf meerdere B.V.’s bestaan
- Indeling van sjablonen per taal
