Inhoudsopgave
Kans op fikse naheffing
Een deurwaarder en een gerechtelijk ict-specialist komen met een huiszoekingsbevel onaangekondigd uw bedrijf controleren op illegaal softwaregebruik. Het lijkt meer op een politieserie dan op de werkelijkheid. Als een startend ondernemer ooit voor tien medewerkers licenties kocht en die na flinke groei nu gebruikt op veertig computers, heeft hij echter geen goed verhaal.
Ook al is er vaker sprake van nonchalance dan van kwade opzet, de ondernemer in dit voorbeeld riskeert een fikse naheffing, die een veelvoud is van de normale aanschafprijs van de software.
Uw klanten of opdrachtgevers kunnen aan uw Word-documenten of pdf’s niet zien of ze uit illegale softwareversies komen. Maar als u de auteurswet overtreedt kan de licentie-eigenaar, bijvoorbeeld Adobe, u alsnog laten betalen voor de licentie, aangevuld met een schadevergoeding. Die kan oplopen tot honderdduizenden euro’s en negatieve publiciteit opleveren.
Opsporing
Nalatigheid bij ondernemers is het meest voorkomende probleem voor de Business Software Alliance. De BSA is een samenwerkingsverband van 25 grote internationale softwarefabrikanten, dat probeert illegaal softwaregebruik terug te dringen.
“In Nederland is 28% van de software illegaal in gebruik,” vertelt voorzitter Jacco Brand. Dat kunnen kopieën zijn van legaal gekochte cd’s of online gekochte softwarepakketten, die nauwelijks van echt zijn te onderscheiden. Ondernemers kunnen volgens de BSA risico’s minimaliseren door vooraf licenties te kopen bij een betrouwbare wederverkoper.
Ondernemers die opzettelijk illegale software gebruiken, zijn volgens Brand eenvoudig op te sporen. “Het vereist wat data-analyse. Een accountantskantoor bijvoorbeeld met veertig werknemers heeft ongeveer veertig pc’s. Die zullen waarschijnlijk op Microsoft Office draaien, want de penetratiegraad van dat programma in die markt is 85%. Dus moet de software van deze klant geregistreerd zijn in de boekhouding van Microsoft. Als dat niet zo is, controleren we ook zijn registratie bij de andere bsa-leden. Als hij nergens staat geregistreerd kunnen we de rechter vragen of we een huiszoeking mogen doen”.
De BSA heeft niet het recht om te monitoren wat er op computersystemen gebeurt, maar als een gebruiker online updates downloadt kan een licentie-eigenaar automatisch vaststellen of het serienummer van de software op de zwarte lijst van illegale software staat en verder gebruik daarvan blokkeren.
Daarnaast heeft de BSA een e-mailadres waar mensen anoniem illegaal softwaregebruik kunnen melden. “Daar komt een handjevol tips per jaar binnen en die zijn een reden om te kijken wat er aan de hand is,” zegt Brand. De tips komen bijvoorbeeld van ontslagen werknemers of van een concurrent zich benadeeld voelt door een bedrijf dat goedkoper produceert omdat het vermoedelijk geen licenties betaalt.
Hoewel de BSA overtredende bedrijven zegt aan te pakken, ligt de nadruk niet op juridische vervolging. “Onze grootste budgetten gaan op aan marketing, vooral om aan ondernemers duidelijk te maken wat illegaal softwaregebruik is. Vaak weten ze dat niet eens”, zegt Brand.
Verstandige aanschaf
Volgens beveiligingssoftwareleverancier Symantec levert 50% van de online verkochte illegale software problemen op, omdat cybercriminelen aan een van oorsprong legaal pakket boosaardige software hebben toegevoegd. “Daarmee kunnen ze data van uw netwerk afplukken, met als mogelijk gevolg dat ze uw creditcardinformatie, financiële gegevens of e-mailadressen buit maken,” waarschuwt Brand.
Om problemen te voorkomen, moet u bij de aanschaf van software dan ook niet voor de laagste prijs vallen, adviseert hij. “Als het te mooi lijkt om waar te zijn, ís dat waarschijnlijk ook zo”. Laat u ook niet verleiden door aanbiedingen uit het buitenland, want meestal moet een licentie die u in Europa gebruikt er ook gekocht zijn.
Raadpleeg expert
Het is handig om een expert of een betrouwbare softwarewederverkoper te raadplegen die uw onderneming begrijpt en die voor u het beste uit de licenties kan halen. In veel gevallen komen ondernemers erachter dat ze meer licenties hebben dan gebruikers of dat ze licenties zelden gebruiken.
U kunt zich ook afvragen of u een licentie langdurig nodig hebt zodat u in een keer afrekent en vervolgens eeuwigdurend het recht hebt op gebruik. Als het lastig is om zo ver vooruit te kijken of een relatief forse investering komt even niet gelegen, dan kunt u beter kiezen voor afrekenen per maand of kwartaal. U kunt dan ook makkelijker overstappen op andere technologie omdat u er niet vooraf veel in hebt geïnvesteerd.
Een andere mogelijkheid dan software die u zelf vanaf schijfjes installeert, zijn softwareoplossingen die leveranciers in the cloud plaatsen. Daarbij draait de programmatuur ergens op een externe server in een datacentrum en heeft u er zelf geen omkijken meer naar. De gebruiker logt van afstand en dat is het. Meestal rekent u af per gebruiker per maand.
Door de inlogprocedure is in-the-cloud-software moeilijk illegaal te gebruiken, tenzij u gaat hacken. Als u bepaalde software overigens zelden gebruikt, heeft u misschien wel genoeg aan een kosteloze lightversie van het product of aan gratis licentievrije computerprogramma’s.
Open source als alternatief?
Bedrijven betalen te veel voor software, vindt Michiel Leenaars, directeur strategie van de Stichting NLnet, een charitatieve investeerder in open source software. “Officepakketten bijvoorbeeld stijgen nog steeds in prijs, terwijl ze na 25 jaar geen unieke features meer bevatten die de productiviteit van de medewerker vergroten. Dat klopt niet, de winstmarges zijn veel te hoog. Maar er is geen enkele reden om met illegale software te werken. Ik gebruik net als veel professionals alleen open source software. Dat is gratis en 100% legaal. Er zijn tienduizenden eenvoudige en ingewikkelde softwarepakketten als open source beschikbaar”.
Velen vragen zich argwanend af of zulke programma’s even veilig en goed zijn als de gelicenseerde computerprogramma’s. Leenaars: “Open source is veiliger en beter. De gebruikers lopen voorop, omdat ze niet vast zitten aan oude toepassingen waar leveranciers steeds kleine updates voor verkopen, maar juist het beste combineren wat er op de markt is. Open source software groeit erg naar de gebruiker toe. Je kunt een bestaand pakket gebruiken, maar ook een specialist tegen betaling een voor uw bedrijf handige aanpassing laten maken. Gevestigde leveranciers doen dat niet zo makkelijk. Bij gelicenseerde software moet je je steeds afvragen of je het wel op de privé laptop van een medewerker mag zetten zonder bijbetaling, terwijl je open source onbeperkt mag gebruiken. Het is onzin om software te kopen, tenzij je heel specialistische software zoekt die niet als open source bestaat.”
Waarom kopen er dan nog steeds veel mensen dure software? “Omdat de leveranciers goede marketing doen en een groot wederverkopersnetwerk hebben, waar mensen gewend zijn om geld te betalen”.
Mensen stappen niet zo maar over op open source software want het risico bestaat dat hun nieuwe pakket niet samenwerkt met hun oude pakket, zegt Leenaars. “Dat doen ontwikkelaars heel bewust om mensen te ontmoedigen om andere software te gebruiken. Het is dus slim om een goeie it-er te hebben die al uw software vervangt voor goede open source software”.
Continuïteit
Leenaars benadrukt dat u in de eerste plaats vertrouwen moet hebben in de software die u zoekt. Het kan nooit kwaad om te kijken of er een kosteloos pakket beschikbaar is dat de kwaliteit biedt die u zoekt.
“Het is al lang niet meer zo dat je alleen maar software kunt kopen en er anders niks is. Als je steeds naar dezelfde leverancier stapt die al jaren met dezelfde winstmarge dezelfde producten verkoopt, dan koop je over uiterlijk vijf jaar Windows 9. Er bestaan veel goede open sourcebedrijven, die kennis hebben van veel producten en onafhankelijke service geven omdat ze geen distributeur zijn van een goedlopend product van een enkele leverancier. Zulke bedrijven lichten uw al uw geautomatiseerde processen door en zorgen dat u minder betaalt en meer kunt. De continuïteit is ook goed. Een open source product wordt niet zomaar uit de markt getrokken, zoals bij andere leveranciers regelmatig gebeurt. Zolang er tevreden gebruikers zijn, blijft een open source pakket bestaan”.
Dus het hele mkb moet aan de open source? Leenaars: “Ik denk dat het vanzelf die kant op gaat”.
Tips
- Controleer bij online aanschaf of de prijs marktconform is en of er contactgegevens op de site staan
- Zie erop toe dat u de juiste versie van een licentie koopt en niet een proef- of onderwijsversie
- Maak beleid om illegaal downloaden en ongeautoriseerde software-installatie tegen te gaan of schaf technologie aan
- Bewaar alle aankoopbewijzen van software overzichtelijk voor een audit
- Zorg voor inzicht in softwaregebruik na een overname of fusie
- Realiseer u dat u zelf eindverantwoordelijk bent voor licentiebeheer, niet uw it-beheerder
- Voor nieuwe klanten, personeel of diensten is misschien extra of nieuwe software nodig
- Lettertypes vallen ook onder het intellectueel eigendom waarvoor licenties verplicht zijn
