Maak eens de balans van de door u gebruikte software op:
1. Aankoopbewijzen
Bewaar alle aankoopbewijzen van software overzichtelijk. Dit maakt een (verplichte) software-audit veel gemakkelijker en zorgt ervoor dat u inzicht heeft in de software die u in huis heeft. Veel softwareleveranciers eisen zelfs dat u de verpakking bewaart als licentiebewijs.
2. Fusie of overname
Zorg voor inzicht in softwaregebruik na een overname of fusie. Bent u in vorig jaar gefuseerd of heeft u een bedrijf overgenomen? Of zijn er plannen om dit volgend jaar te doen? Houd er dan rekening mee dat dit gevolgen kan hebben voor uw softwarelicenties. Breng in kaart welke software in gebruik is bij de andere organisatie en of de licenties hiervoor beschikbaar zijn.
3. Personeelsgroei
Heeft u vorig jaar mensen aangenomen of bent u van plan dat dit of volgend jaar te gaan doen? Realiseer u dan dat het noodzakelijk is om extra licenties voor besturingssystemen en bedrijfsapplicaties aan te schaffen.
4. Nieuwe klanten of diensten
Als u overeenkomsten sluit met nieuwe klanten of nieuwe diensten wilt lanceren, is het wellicht nodig om nieuwe software aan te schaffen. Koop alleen legale kopieën van betrouwbare leveranciers.
5. Lettertypes
Veel bedrijven realiseren zich niet dat lettertypes ook onder intellectueel eigendom vallen waarvoor licenties verplicht zijn. Lettertypepiraterij is gemakkelijk over het hoofd te zien omdat fonts worden doorgegeven of bijgesloten bij elektronische documenten. Een goed beheer van de gebruikte lettertypes is dan ook essentieel.
6. Versiecontrole
Weet u zeker dat u de juiste versie van een licentie heeft aangeschaft? Als u bijvoorbeeld gebruikmaakt van een proef- of onderwijsversie van software voor commerciële doeleinden maakt u zich schuldig aan piraterij.
7. Let op met online aanschaf
Veel softwarepiraten hebben zeer professioneel uitziende websites. Het is daarom belangrijk om een paar controles uit te voeren voordat u online een bestelling plaatst, zeker als het een voor u onbekend bedrijf is.
Enkele zaken waar u op moet letten:
– Is de prijs vergelijkbaar met die van bekende(re) leveranciers? Als de prijs te mooi is om waar te zijn, is dat waarschijnlijk ook zo.
– Staan er contactgegevens op de site? Gemeenschappelijk kenmerk van verdachte resellers is dat ze liever geen contact willen na de verkoop.
8. Neem zelf de verantwoordelijkheid
U kunt niet verwachten dat degene die uw IT-systemen beheert ook verantwoordelijkheid neemt voor licentiebeheer. Als bedrijfseigenaar bent u verantwoordelijk en dus ook aansprakelijk. De reputatie van uw organisatie staat op het spel.
9. Voorkom illegaal downloaden en installeren
Zorg voor beleid of technologie om illegaal downloaden en ongeautoriseerde software-installatie tegen te gaan. Zo voorkomt u dat u zich schuldig maakt aan softwarepiraterij en zorgt u ervoor dat u het softwaregebruik binnen uw bedrijf gemakkelijker kunt identificeren.
Zeker nu mensen steeds vaker thuis of onderweg werken, is de kans groter dat medewerkers software downloaden en installeren op uw netwerk.
Deze checklist is geschreven door Jacco Brand, voorzitter van het BSA Benelux Comité.
Gebruik de risico calculator op de site van BSA om uit te rekenen hoeveel illegale software u kan kosten.
