Laat Outlook uw taken bijhouden

Door redactie De Zaak

Praktisch iedereen werkt met een 'to do'-lijstje. Het nadeel van een papieren lijst is echter meestal, dat u onuitgevoerde acties vaak weer opnieuw moet opschrijven. De functie Taken in Microsoft Outlook biedt u altijd een actuele lijst.

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Laat Outlook uw taken bijhouden

Taken in Outlook biedt u de volgende mogelijkheden:

Maken van een eigen to do-lijst
Doorsturen van taken aan andere personen
Vastleggen van terugkerende taken

Zo voegt u een nieuwe taak toe:

Open >> Outlook (wanneer u het nog niet open heeft staan)
Kies voor >> Taken
De takenlijst verschijnt op het scherm.
Kies in het menu voor Bestand >> Nieuw >> Taak (of gebruik de toetsen CTRL+N)
Op het scherm verschijnt een >> Nieuwe taak.

Betekenis van de velden

Onderwerp

Bij het onderwerp vult u een korte omschrijving van de taak in. Zorg dat deze niet te lang is, want dat brengt de opmaak van de lijsten .

Einddatum

Dit veld is niet verplicht, maar wel handig om in te vullen. Wanneer een einddatum staat ingevuld, wordt deze gebruikt in de taakoverzichten van Outlook. Op die manier toont Outlook de vervallen taken en maakt deze rood.

Begindatum

Is geen verplicht veld. Dit veld wordt meestal gebruikt om de volgorde van de taken te bepalen. Door de taken in het overzicht te sorteren, is direct te zien met welke taak moet worden gestart.

Herinnering

Wanneer u bij dit veld een vinkje zet, zal Outlook u een melding geven wanneer de taak over tijd is. Zet hier alleen een vinkje als de taak echt af moet zijn. Wanneer u al uw taken voorziet van een vinkje, vliegen de elektronische herinneringen u om de oren en heeft zo’n herinnering zijn nut verloren.

Toewijzen van taken

Wanneer een taak is aangemaakt en moet worden uitgevoerd door iemand anders wordt de taak toegewezen aan een andere persoon.

Kies voor >> Taak toewijzen
Er verschijnt Een scherm waarin de taak wordt doorgestuurd.
Door op >> Aan te klikken, verschijnt het Outlook adresboek en wordt de persoon gekozen aan wie de taak moet worden toegewezen. In dit veld kan ook direct een e-mailadres worden ingetoetst.
Vul de ontbrekende gegevens in en klik op >> Verzenden.

Terugkerende taken

Wanneer u taken met een bepaalde regelmaat moet herhalen, hoeft u niet elke keer opnieuw een taak aan te maken. In zo’n geval kunt u gebruik maken van de functie >> Terugkeerpatroon van taak. Daarin kunt u tot op de minuut precies aangeven of een taak dagelijks, wekelijks of maandelijks moet terugkeren.

Werkinstructie

Een complete werkinstructie, voorzien van afbeeldingen, is te downloaden op de website van Easy Template »

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Direct geld op je rekening, zonder risico

Zet openstaande B2B facturen direct om in werkkapitaal. Binnen 24 uur geld voor vakantiegeld, nieuwe voorraad, het inhuren van personeel en meer. Direct risicovrij geld voor je bedrijf met factuurovername.