Praktisch iedereen werkt met een 'to do'-lijstje. Het nadeel van een papieren lijst is echter meestal, dat u onuitgevoerde acties vaak weer opnieuw moet opschrijven. De functie Taken in Microsoft Outlook biedt u altijd een actuele lijst.

Laat Outlook uw taken bijhouden

Taken in Outlook biedt u de volgende mogelijkheden:

  • Maken van een eigen to do-lijst
  • Doorsturen van taken aan andere personen
  • Vastleggen van terugkerende taken

Zo voegt u een nieuwe taak toe:

  1. Open >> Outlook (wanneer u het nog niet open heeft staan)
  2. Kies voor >> Taken
  3. De takenlijst verschijnt op het scherm.
  4. Kies in het menu voor Bestand >> Nieuw >> Taak (of gebruik de toetsen CTRL+N)
  5. Op het scherm verschijnt een >> Nieuwe taak.

Betekenis van de velden

Onderwerp

Bij het onderwerp vult u een korte omschrijving van de taak in. Zorg dat deze niet te lang is, want dat brengt de opmaak van de lijsten .

Einddatum

Dit veld is niet verplicht, maar wel handig om in te vullen. Wanneer een einddatum staat ingevuld, wordt deze gebruikt in de taakoverzichten van Outlook. Op die manier toont Outlook de vervallen taken en maakt deze rood.

Begindatum

Is geen verplicht veld. Dit veld wordt meestal gebruikt om de volgorde van de taken te bepalen. Door de taken in het overzicht te sorteren, is direct te zien met welke taak moet worden gestart.

Herinnering

Wanneer u  bij dit veld een vinkje zet, zal Outlook u een melding geven wanneer de taak over tijd is. Zet hier alleen een vinkje als de taak echt af moet zijn. Wanneer u al uw taken voorziet van een vinkje, vliegen de elektronische herinneringen u om de oren en heeft zo’n herinnering zijn nut verloren.

Toewijzen van taken

Wanneer een taak is aangemaakt en moet worden uitgevoerd door iemand anders wordt de taak toegewezen aan een andere persoon.

  1. Kies voor >> Taak toewijzen
  2. Er verschijnt Een scherm waarin de taak wordt doorgestuurd.
  3. Door op >> Aan te klikken, verschijnt het Outlook adresboek en wordt de persoon gekozen aan wie de taak moet worden toegewezen. In dit veld kan ook direct een e-mailadres worden ingetoetst.
  4. Vul de ontbrekende gegevens in en klik op >> Verzenden.

Terugkerende taken

Wanneer u taken met een bepaalde regelmaat moet herhalen, hoeft u niet elke keer opnieuw een taak aan te maken. In zo’n geval kunt u gebruik maken van de functie >> Terugkeerpatroon van taak. Daarin kunt u tot op de minuut precies aangeven of een taak dagelijks, wekelijks of maandelijks moet terugkeren.

Werkinstructie

Een complete werkinstructie, voorzien van afbeeldingen, is te downloaden op de website van Easy Template »

Tip: Werknemers door laten werken na hun pensioen
Met deze krappe arbeidsmarkt wil je jouw ervaren werknemer misschien door laten werken na zijn pensioen. Dan kan via de de populaire Doorwerkregeling. Dit en meer op Ideale later.
Tip: Werknemers door laten werken na hun pensioen
Met deze krappe arbeidsmarkt wil je jouw ervaren werknemer misschien door laten werken na zijn pensioen. Dan kan via de de populaire Doorwerkregeling. Dit en meer op Ideale later.
Lees ook…
Een goed CRM-systeem bespaart je direct tijd en zorgt voor meer rendement. Maar wat is het precies en waarom is het belangrijk? Hieronder beantwoorden…
Je moet er rekening mee houden dat minstens één keer per jaar je internetverbinding het “begeeft”. Oorzaak? Schade tijdens graafwerkzaamheden of het…
CRM staat voor Costumer Relationship Management en dient om jouw bedrijf te ondersteunen in interacties met klanten. Het is dus eigenlijk een…