1. Maak vooraf duidelijke betaalafspraken
Maak goede afspraken over de betalingstermijn. Bijvoorbeeld 14 dagen of 30 dagen na het versturen van de factuur. Wellicht kun je vooruitbetaling of betaling in termijnen in de afspraak opnemen. Leg deze afspraken altijd schriftelijk vast in de offerte, contract of algemene voorwaarden.
2. Controleer wie je klant is
Check bij de KvK hoe kredietwaardig je opdrachtgever is. Hierbij onderzoek je het risico op wanbetaling en kun je bepalen om wel/geen zaken te doen met het bedrijf of persoon. Zorg ook dat je weet wie de juiste persoon is bij de administratie.
3. Check de factuur zorgvuldig
Check eerst of je factuur wettelijk compleet is zoals een factuurnummer, datum, KvK, btw-nummer, bedragen. Deze gegevens kun je standaard instellen op een factuur-template. Bijvoorbeeld met de facturatiemodule in e-Boekhouden.nl. Maak gebruik van factuursjablonen en pas je eigen huisstijl toe.
Zet op de factuur de vraag: kloppen de gegevens nog? Neem anders contact op. Zorg dat je klantgegevens up-to-date blijven.
4. Verstuur facturen direct na de opdracht
Stuur je factuur direct na de oplevering van je dienst of product. Dit zorgt voor een overzicht in je uitgaande facturen. Automatiseer dat proces met een boekhoudprogramma. Ook houdt een boekhoudprogramma bij welke facturen openstaan en kun je betaalherinneringen instellen.
5. Maak betalen makkelijk
Verstuur je factuur digitaal en plaats op de factuur een iDEAL betaallink of QR-code met een duidelijke Call To Action: ‘Direct betalen’ of ‘Klik hier’ of ‘Ja, ik wil de factuur nu betalen’. Zet ook je IBAN-betaalreferentie en betaaltermijn duidelijk op de factuur.
Tip: facturen met een linkje worden vaak binnen 2 dagen betaald.
6. Stuur een betalingsherinnering
Verstuur na de verlopen betalingstermijn een vriendelijke herinnering. Het kan ook voorkomen dat je klant de factuur kwijt is. Dan is het voor de klant en voor jou handig als je of nog een keer de factuur meestuurt als herinnering. Mocht de klant niet reageren dan kun je het beste bellen. Ook kun je een standaard proces instellen voor herinneringsmails (eerste herinnering, tweede herinnering, aanmaning).
7. Schakel hulp in als dat nodig is
De laatste stap, als niks meer werkt, is stoppen met de opdracht tot er betaald is. Als dat niet werkt, kun je een incassobureau inschakelen. Check de regelgeving van incasso voordat je een bureau inschakelt. Je kunt ook factoring overwegen. Je ontvangt direct het openstaande geldbedrag en de factoringpartij neemt het risico over.
Slim factureren met een factuurprogramma
Wil jij ook dat jouw facturen sneller betaald worden? Een factuurprogramma kan je enorm helpen met je debiteurenbeheer. Je kunt standaard betaaltermijnen, voorwaarden instellen, facturen digitaal verzenden en eenvoudig opvolgen wie nog niet betaald heeft. Ook helpt software je met de juiste btw-codes.
