Kilometerregistratie
Honderdduizenden zakenauto- en bestelwagenrijders houden onder de priemende blik van de fiscus een kilometerregistratie bij. Stel dat ze daar gemiddeld vijf minuten per dag aan besteden, dan is het verlies aan productieve werktijd landelijk gesproken ergens tussen de één en anderhalf miljoen werkdagen!
Het goede nieuws: een deel van die tijd kan vanaf januari 2012 weer nuttig kan worden besteed. Staatsecretaris van Financiën Frans Weekers werkt aan een alternatieve regeling voor de privékilometers van bestelauto’s. Ook de autobelastingen worden dan doorgelicht.
Hoe die toekomstige regeling er ook uitziet: de zakenautorijder met nul bijtelling kan de borst nat maken. Het scheelt ook de fiscus namelijk een boel werk en die kan zijn volle aandacht dus op de personenautorijder richten.
U voelt: meer dan ooit is het zaak om de zaken wat dat betreft goed op een rijtje te hebben. Daarbij is de hulp van een geautomatiseerde ritregistratie letterlijk goud waard. U kunt geen rit meer vergeten en het scheelt jaarlijks zomaar anderhalve dag papierwerk.
Om nog te zwijgen over de ergernis om de agenda, tankbonnen, garagenota’s en dergelijke te synchroniseren met de rittenadministratie. De fiscus eist bij controle namelijk niet alleen een precieze kilometeradministratie (rit voor rit), maar wenst ook ‘aanvullend bewijs en gegevens’ te zien.
Dat kan trouwens ook een mondelinge verklaring zijn, zo oordeelde de Hoge Raad recent in een zaak. Elk bewijsmiddel kan worden voorgelegd. Maar of het helpt is vraag twee.
Geautomatiseerde systemen
Er bestaan talloze systemen die de bewegingen van de auto exact volgen en vastleggen. Vergelijk het met de bekende satellietnavigatiekastjes. Via het gps-signaal ‘weet’ de techniek precies waar de auto. Deze info wordt opgeslagen in een ‘black box’ of naar een centrale database gezonden. Wat je noemt: een elektronisch broodkruimelspoor.
Het bevrijdt u van een papieren rittenoverzicht met data, bezoekadressen en routes. De systemen met een black box sluit u pakweg eens per maand op een computer aan om alles vast te leggen en eventueel uit te printen. Maar het gemak kan dus veel verder gaan, met een volledig geautomatiseerd systeem.
Ook dat aanbod is uitgebreid en reikt van zeer veelzijdige professionele toepassingen in een combinatie van navigatie en registratie – zoals aangeboden door tracking & tracing-specialisten en bijvoorbeeld TomTom met zijn Pro-apparaten met Worksmart – tot de wat eenvoudiger uitgevoerde kastjes. Die zijn ook voor zzp’ers en kleine bedrijven heel bereikbaar.
Een snel groeiende partij is bijvoorbeeld Trackjack. Dat bedrijf levert ook kastjes die het lokaliseren van kostbare lading of een persoon mogelijk maken. In het laatste geval met alarmknop. Wellicht een handige manier om de veiligheid van personeel te verbeteren.
Hoe werken die systemen?
Hoe werken dergelijke systemen als inbouwversie voor de auto? Het eerste dat opvalt, is dat er niets opvalt. Het kleine kastje zit achter het dashboard weggewerkt.
Daar vangt het kennelijk tóch het benodigde navigatiesatellietsignaal op, want na het inloggen op de bijbehorende internetsite zien we niet alleen de actuele locatie van de auto, maar ook alle eerder bezochte adressen en de gereden routes. Elke minuut wordt die bijgewerkt.
Saillant detail: we merken ook op dat de echtgenote enkele dagen geleden iéts te hard heeft gereden op de rondweg van Amsterdam. Ook die info wordt per meetpunt opgeslagen. Evenals de kilometerstand op elk eindpunt.
De gereden afstand wordt met satelliettechniek gemeten. Al die gegevens worden via een telefoonchipje in hetzelfde kastje verzonden en bevatten info die zowel voor het beheer van de vloot als bij de registratie van de ritten nuttig is.
Vanzelfsprekend kunt u dat wanneer nodig als Excel-bestand van de internetsite vissen om het in een geprinte of digitale versie op te slaan.
Het moet gezegd: het gemak dient de mens. Feitelijk hoef je bij dergelijke aanbieders niet veel meer te doen dan privéritten aanvinken en nu en dan checken of er geen rare dingen zijn gebeurd. Maar de fiscus eist zoals gezegd toch al dat u een agenda bijhoudt om de omzwervingen te onderbouwen.
Hoe dan ook: voor minder dan een paar tientjes per maand bespaart u zichzelf een hoop administratieve rompslomp en tijd.
Bijkomend voordeel
Ingebouwde tracking & tracing-systemen hebben als bijkomend voordeel dat u uw auto via de smartphone bijvoorbeeld ergens op de parkeerplaats in een vreemde stad kunt traceren. Maar ook bij diefstal wordt de laatste locatie en de route daarheen permanent gegeven, veelal in heel Europa.
Het is alleen de vraag of de politie met die info daadwerkelijk in actie komt. Vaak heeft men andere prioriteiten.
Sommige aanbieders hebben daarom zelfs een contract met een beveiligingsdienst of zelfs een eigen ‘rechercheservice’ die ook over de grens verdwenen auto’s achterhalen. Dat kost vanzelfsprekend allemaal wel ‘wat’ meer. Anders bent uw wellicht aangewezen op een paar potige vrienden?
Gerelateerd lezen:
• De mkb-winstvrijstelling
• De investeringsaftrek
• De bestelbus met grijs kenteken
• Auto van de zaak of niet? 8 tips
• Alles wat je moet weten over de kleinschaligheids-investeringsaftrek (KIA)
