Het masterplan
Veel van de bovenstaande ellende kan ondervangen worden, door van tevoren een calamiteitenplan op te stellen. Een goed plan rust op twee pijlers: een goede organisatie – hoe draait de zaak zo snel en zo goed mogelijk door – en geld: hoe dekt u de financiële gevolgen?
Denk verder
Calamiteiten beperken zich zelden tot financiële proporties. De indirecte schade – omzetverlies of klanten die elders hun heil zoeken -is op den duur een veel grotere bedreiging voor de continuïteit van de onderneming. Denk van tevoren dus ook na over de gevolgen en hoe u dat kunt ondervangen.
Wat zijn uw vitale bedrijfsprocessen?
Formuleer welke onderdelen en productiemiddelen van uw bedrijf essentieel zijn voor de continuïteit en niet mogen uitvallen of verloren mogen gaan. Wat zijn de risico’s per bedrijfsonderdeel? Hoe groot is dit risico? Wat zijn de kosten om de risico’s af te dekken?
Kleine moeite, groots effect
Voorbeeld: de besmetting van uw laptop met een computervirus. Met de juiste maatregelen is het risico maar klein. Vraag u van tevoren af wat het effect is als dit gebeurt. Hoe kunt u de kans en de eventuele gevolgen reduceren? Bijvoorbeeld door een back-up te maken van uw administratie en databases. Vaak wordt hier pas aan gedacht na een computercrash of diefstal van de laptop met alle gegevens.
Maak een draaiboek
Maak een draaiboek met gegevens van klanten- en leveranciers én een kopie van verzekeringspolissen zodat u bij een calamiteit direct alle betrokkenen kunt informeren.
Gevoelig punt
Alle calamiteiten zijn lastig, maar het verdwijnen van uw administratie of gegevens van uw werknemers is echt heel vervelend. Zorg daarom voor een back-up van uw administratie en databases. De mogelijkheden om dagelijks een automatische back-up te draaien, op de server of online, zijn legio en kosten langzamerhand een habbekrats.
