Bewaartermijnen voor zakelijke documenten
Facturen, loonadministratie, jaarrekeningen. Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet u ze in het archief houden of op uw pc laten staan? Hoe zit het met e-mail? En wanneer moet u welke gegevens vernietigen?
- Wat moet u bewaren en hoe lang?
- Geen onderscheid papier en digitaal
- Een handig overzicht
- Wanneer moet u welke documenten vernietigen?
Wat moet u bewaren en hoe lang?
Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens (zie het overzicht met de exacte bewaartermijnen). Naast facturen bent u verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:
- De rechten en verplichtingen van uw onderneming (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
- De gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht)*;
- De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.
Geen onderscheid tussen papier en digitaal
De bewaartermijnen voor zowel papieren als digitale documenten is hetzelfde. Daarnaast gelden nog bijzondere eisen voor het in digitale vorm bewaren van gegevens.
U mag bestanden met zakelijke documenten op elke door u gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een back-up service in het buitenland voor uw facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.
| Soort documenten | Bewaartermijn |
| Ledenadministratie coöperatie of vereniging | 10 jaar |
| Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed (in welke vorm dan ook opgeslagen) | 9 jaar |
| Administratieve gegevens en interne e-mail * (jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) | 7 jaar |
| Personeelsadministratie (loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden) | 5 jaar |
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat u ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.
| Persoonsgegevens | Termijn |
| Persoonsgegevens in het algemeen | uiterlijk na twee jaar |
| Sollicitanten | wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure |
| Uitzendkrachten | uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband |
| Personeelsadministratie | uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband |
| Salarisadministratie | uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband |
| Debiteuren en crediteuren | uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan |
| Klanten en leveranciers | uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld |
| Klanten van advocaten en accountants | uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet |
Dit artikel is tot stand gekomen dankzij de medewerking van mevrouw mr. N. van Dorp van SOLV advocaten te Amsterdam.
