Lege bureaus in een modern kantoor – een veelvoorkomend beeld in het tijdperk van hybride werken.
Onderbezetting: hoge kosten voor ongebruikte ruimte
Uit recente cijfers blijkt dat de gemiddelde kantoorbezetting nog steeds ver onder pre-pandemisch niveau ligt. In 2019 was een kantoor gemiddeld 65% bezet, terwijl dit in 2023 rond slechts 56% lag (na een dieptepunt van ~51% in 2022). Met andere woorden: bijna de helft van de bureaus blijft op een gemiddelde dag ongebruikt, ondanks dat huur, inrichting en faciliteiten voor 100% van die werkplekken worden betaald. Dit is niet alleen inefficiënt, het is ook duur.
Grote ondernemingen verwachten dan ook dat ze de komende jaren 20% minder kantoorruimte nodig hebben vanwege blijvend hybride werken. Bij het mkb ligt het aantal thuiswerkdagen per werknemer weliswaar iets lager – vaak hooguit één of twee dagen per week thuis – maar ook daar blijven bureaus regelmatig leeg.
Deze onderbezetting brengt aanzienlijke verborgen kosten met zich mee. Kantoorruimte is kostbaar: de mediane huurprijs voor kantoorruimte schommelt rond €130–€132 per m² per jaar en op toplocaties schieten de huren zelfs door het dak (Amsterdam spant de kroon met circa €600 per m² per jaar). Veel huurcontracten zijn bovendien geïndexeerd; zo kregen bedrijven in 2023 te maken met huurverhogingen tot wel 14,5% door inflatie.
Je betaalt dus een hoge prijs per vierkante meter – ook voor meters die je niet gebruikt. Volgens Colliers kostte in 2022 een kantoorwerkplek in Nederland gemiddeld ~€9.500 per FTE per jaar bij volle bezetting, maar bij een feitelijke bezetting van slechts 40% loopt dit op tot maar liefst €23.800 per FTE per jaar. Met andere woorden: hoe lager de bezettingsgraad, hoe hoger de kosten per daadwerkelijke gebruiker. Dit inefficiënte ruimtegebruik is financieel zonde voor het bedrijf, en vanuit duurzaamheidsperspectief ongewenst.
Interessant is dat de drijfveren achter hybride werken vanuit werkgeverskant juist vaak te maken hebben met dit kostenplaatje. Uit internationaal onderzoek blijkt dat 77% van de bedrijven aangeeft dat optimalisatie van het ruimtegebruik een belangrijke motivatie is voor hybride werken, en 56% noemt kostenbesparing als factor. Toch lossen hybride werkmodellen op zichzelf het probleem van leegstaande bureaus niet op – ze maken het juist inzichtelijk. Hoe kunnen bedrijven deze loze kantoorcapaciteit dan beter benutten?
Flexibel onderverhuren via Everydesk als oplossing
Een aantrekkelijke oplossing voor dit onderbenutte kantooroppervlak is flexibele onderverhuur van werkplekken. In plaats van te betalen voor ongebruikte ruimte, kunnen bedrijven delen van hun kantoor inzetten als flexplekken voor anderen. Deze aanpak wint aan populariteit: nu de gemiddelde aanwezigheid op kantoor laag is, zoeken steeds meer organisaties naar flexibele kantooroplossingen. Via platform Everydesk, dat nu in Early Access is, wordt dit onderverhuren van bureaus bijzonder eenvoudig gemaakt.
Het idee is simpel: heb je een aantal bureaus over op kantoor, dan kun je deze via Everydesk aanbieden aan derden als flexibele werkplek. Je hoeft daarvoor geen grote aanpassingen te doen. Jouw kantoor heeft alles al: bureaus, stoelen, wifi, vergaderruimtes, koffieapparaat, noem maar op. Er zijn collega’s aanwezig en de sfeer is gezet. Een externe professional kan zo op die vrije plek inschuiven en direct aan de slag. Everydesk faciliteert de matchmaking, boekingen en eventuele verdere ondersteuning, zodat jij er weinig omkijken naar hebt.
Voordelen van bureaus op deze wijze delen
- Kosten besparen: Door ongebruikte bureaus (tegen betaling) beschikbaar te stellen, kan een deel van de vaste lasten worden terugverdiend. Je genereert een nieuwe inkomstenstroom uit ruimte die anders ongebruikt blijft. Dit helpt de hoge huur- en energiekosten te drukken en verhoogt de kosten-efficiëntie van je kantoor aanzienlijk.
- Nieuw netwerk opbouwen: Het onderverhuren van werkplekken brengt nieuwe mensen in je kantoor. Dit kunnen freelancers, startups of professionals uit andere bedrijven zijn. Zo ontstaat de kans om waardevolle contacten op te doen en kruisbestuiving tussen bedrijven en sectoren te bevorderen. Voor creatieve en tech-georiënteerde bedrijven is dit een uitgelezen kans om in contact te komen met gelijkgestemde ondernemers, potentiële klanten of samenwerkingspartners – gewoon aan de koffiemachine in je eigen kantoor.
- Duurzamer ruimtegebruik: Een gedeelde werkplek is een duurzamere werkplek. Door bestaande kantoren intensiever te benutten hoeven er minder nieuwe kantoren gebouwd te worden en wordt de totale ruimtevoetafdruk verkleind. Verlichting, verwarming en koeling gebeuren efficiënter wanneer ruimtes gevuld zijn in plaats van half leeg. Flexibel delen sluit aan bij de trend van de circulaire economie: maximaal gebruikmaken van wat er al is. Je draagt zo bij aan een verantwoorder gebruik van vastgoed en energie.
Tijd voor actie: van lege plek naar vol bureau
Onderbezetting van kantoorruimte is zonde – voor de financiën, voor het milieu en voor de levendigheid op de werkvloer. Flexibel onderverhuren via Everydesk biedt een praktische oplossing waarmee je dit probleem kunt aanpakken. Het mooie is dat je zelf de regie houdt: jij bepaalt hoeveel bureaus je aanbiedt, voor welke dagen en tijden, en tegen welk tarief. Everydesk zorgt voor de zichtbaarheid bij een groeiende community van flexwerkers en bedrijven die op zoek zijn naar tijdelijke werkplekken.
Goed nieuws: aanmelden voor Everydesk is gratis en nu al mogelijk, zodat je jouw kantoorruimte kunt klaarzetten op het platform. Platform fees zijn 10% per boeking, no cure no pay. Baat het niet, schaadt het niet. Het eerste aanbod van beschikbare werkplekken gaat medio augustus live, dus dit is hét moment om mee in het diepe te springen. Wie weet zit jouw kantoor binnenkort weer wat voller – niet (alleen) met je eigen personeel, maar met enthousiaste nieuwe gezichten die leven in de brouwerij brengen én bijdragen aan jouw kosten.
