1. Communicatie en medeleven tonen als werkgever
Je personeel informeren is vaak de eerste stap. Doe dit bij voorkeur persoonlijk, in een aparte ruimte, en houd de boodschap kort en feitelijk. Geef collega’s ruimte om te reageren en hun emoties te uiten.
Is persoonlijk contact niet mogelijk? Stuur dan een zorgvuldig geschreven bericht. Overweeg daarnaast:
- een condoleancebrief of bloemen namens het bedrijf
- een vertegenwoordiger die spreekt op de begrafenis of crematie
- een rouwadvertentie of herdenkingsplek op kantoor
Stem als werkgever altijd af met de nabestaanden welke informatie naar buiten gebracht mag worden.
Nabestaanden kunnen zijn een partner (getrouwd, geregistreerd partnerschap, duurzaam samenleven), kind, ouder of ander familielid, een ander persoon nauw verbonden met de overleden werknemer, of zoals vastgelegd in een testament.
2. Beëindiging van het dienstverband
De arbeidsovereenkomst eindigt automatisch (“van rechtswege”) bij overlijden van een werknemer in loondienst. Toch vraagt dit om actie van de werkgever:
- Meld het overlijden bij de salarisadministratie, Belastingdienst, pensioenfonds en eventuele verzekeringen.
- Zorg voor afmelding bij externe partijen, zoals een leasemaatschappij of zorgverzekeraar en van abonnementen.
- Verzamel bedrijfseigendommen (auto, laptop, telefoon, pasjes), maar wacht hiermee tot na de uitvaart.
- Geef persoonlijke eigendommen zorgvuldig terug aan de familie.
3. Postuum loon en eindafrekening
Als werkgever moet je het laatste loon uitkeren aan de nabestaanden. Dit omvat:
- openstaand salaris
- opgebouwde vakantiedagen en vakantiegeld
- een eventuele eindejaarsuitkering of bonus
Dit verwerk je in de loonadministratie op naam van de overleden werknemer. Je betaalt loonbelasting, maar geen premies werknemersverzekeringen of bijdrage ZVW.
Daarnaast moet je een eindafrekening maken, inclusief vakantiebijslag, gratificaties en winstdelingen. Deze administratie moet je minimaal vijf jaar bewaren.
4. Wettelijke overlijdensuitkering
Naast het postuum loon ben je wettelijk verplicht een overlijdensuitkering te betalen. De hoogte van de uitkering: minimaal één volledig maandsalaris van de werknemer. In sommige cao’s of contracten kan een hogere uitkering zijn afgesproken.
Let op: als de werknemer geen partner of minderjarige kinderen nalaat, hoef je géén overlijdensuitkering te betalen.
Voor de loonbelasting geldt:
- één maandsalaris: onbelast
- meer dan drie maandsalarissen: drie maandsalarissen onbelast, overige salarissen belast.
Keer je meer dan drie maandsalarissen uit, dan kun je het meerdere dat belast is niet onderbrengen in de vrije ruimte. Het gaat in dat geval namelijk om loon uit vroegere dienstbetrekking en dat moet je verplicht als loon behandelen voor de werknemer of diens nabestaanden.
Erfbelasting
Daarnaast kan over de overlijdensuitkering ook erfbelasting van toepassing zijn. Dat speelt niet in de salarisadministratie, maar het is wel netjes om de nabestaanden hierover te informeren zodat zij weten waar ze aan toe zijn.
- één maandsalaris: onbelast
- twee of drie maandsalarissen: eerste salaris onbelast, tweede en derde salaris belast
- meer dan drie maandsalarissen: één salaris onbelast, tweede en derde salaris belast, overige salarissen onbelast
5. Aanspraak maken op verlof bij overlijden van een naaste
Niet alleen het overlijden van een werknemer vraagt aandacht. Ook als een werknemer zelf een dierbare verliest, komt verlof in beeld. Een wettelijk recht op rouwverlof bestaat niet, maar calamiteitenverlof geldt voor de eerste dagen rond overlijden en uitvaart. Veel cao’s bieden aanvullende (gedeeltelijk betaalde) rouwdagen. Maak goede afspraken met je werknemers en leg deze vast in het personeelsreglement.
Er ligt een voorstel Wet invoering rouwverlof dat voor het eerst wetgeving voor rouwverlof moet verzorgen. Werknemers in gezinnen met minderjarige kinderen krijgen recht op vijf doorbetaalde verlofdagen wanneer een partner of minderjarig kind overlijdt. Het wetsvoorstel is in juli 2024 ingediend en moet nog worden behandeld en aangenomen door de Tweede en Eerste Kamer.
6. Arbeidsongeval of beroepsziekte
Overlijdt een werknemer door een arbeidsongeval, dan ben je verplicht dit direct te melden bij de Arbeidsinspectie. Er volgen altijd onderzoeken naar de oorzaak en mogelijke overtredingen.
Daarnaast kunnen nabestaanden smartengeld (affectieschade) claimen. Dit is wettelijk vastgelegd tussen € 12.500 en € 20.000, afhankelijk van de relatie tot het slachtoffer.
Bij beroepsziekten (zoals asbestlongen) kan aansprakelijkheid ook jaren later nog een rol spelen. Een goede bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is daarom essentieel.
7. Ongevallen met een auto van de zaak
Een dodelijk ongeval tijdens woon-werkverkeer geldt niet als bedrijfsongeval. Een fatale aanrijding tijdens een dienstreis kan wel tot aansprakelijkheid leiden, bijvoorbeeld bij nalatigheid (ondeugdelijke auto, extreem lange werktijden).
Controleer daarom je verzekeringen:
- WA-verzekering en apk voor bedrijfsauto’s
- eventueel een Casco- of inzittendenverzekering
- contractuele afspraken met de leasemaatschappij
8. Nazorg voor collega’s
Een overlijden raakt het team vaak diep. Geef ruimte om emoties te delen en bied professionele hulp waar nodig. Overweeg een condoleanceregister of herdenkingsplek. Zorg dat er één aanspreekpunt binnen je organisatie is die de communicatie met de familie en collega’s coördineert.
Whitepaper Minimumuurloon 2026
Checklist: wat moet je doen?
- Informeren: zorg dat collega’s en externe relaties zorgvuldig op de hoogte gebracht worden.
- Administratie: meld overlijden bij salarisadministratie, pensioenfonds, verzekeraars en Belastingdienst.
- Postuum loon: betaal laatste salaris, vakantiegeld en eindejaarsuitkering uit.
- Overlijdensuitkering: keer minimaal één maandsalaris uit aan nabestaanden.
- Eigendommen: regel teruggave van bedrijfsmiddelen en overdracht persoonlijke spullen.
- Communicatie: stem condoleances en rouwadvertentie af met de familie.
- Nazorg: bied steun en eventueel professionele begeleiding aan collega’s.
