Het belang van een goede administratie
Zoals gezegd, is buiten de verplichting tot degelijk boekhouden, boekhouden voor u ook van belang omdat het een schat aan informatie levert over uw bedrijf. Als u uw administratie goed bijhoudt, dan kunt u eerder bijsturen als er in de onderneming iets mis dreigt te gaan. Zo kunt u bijvoorbeeld op tijd ingrijpen als debiteuren niet (tijdig) betalen, kijken of u de huidige kostprijs van uw product moet aanpassen enzovoorts. De ervaring leert dat ondernemers met een goed bijgewerkte administratie minder risico lopen om failliet te gaan. Nog een reden dus om uw administratieve zaken goed op orde te hebben!
Tip 1: Gebruik de juiste tools en bespaar
Je bespaart veel tijd en geld wanneer je een goede tool gebruikt voor je boekhouding. Tegenwoordig zijn er veel interessante online boekhoudpakketten die je helpen boekhouden.
Zo bespaar je bijvoorbeeld veel tijd met de btw aangifte, waardoor deze wel leuker en makkelijker wordt. De software geeft je namelijk een kant-en-klaar btw-overzicht die eventueel ook nog automatisch kunt indienen bij de Belastingdienst.
Nieuwsgierig welke tools je kunnen helpen? Onderstaande boekhoudpakketten raden wij aan voor zzp’ers en kleine ondernemingen:
Tip 2: Houd rekening met de bewaartermijn
Iedere ondernemer moet zijn administratie zeven jaar lang bewaren. Dat is wettelijk verplicht. Alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming moet u systematisch vastleggen in een administratie. Denk aan basisgegevens zoals: – de debiteuren- en crediteurenadministratie – het grootboek – de in- en verkoopadministratie – de voorraadadministratie – de loonadministratie. Op de bewaartermijn bestaan uitzonderingen. Gegevens over onroerende zaken moet u tien jaar bewaren.
Tip 3: Bewaar alle zakelijke documenten
Alle gegevens die u voor uw bedrijf elektronisch of op papier vastlegt, maken deel uit van uw bedrijfsadministratie en dient u te bewaren. U moet denken aan; kasadministratie en kassabonnen, inkoop- en verkoopboek, bankafschriften, contracten, overeenkomsten, software en databestanden, maar ook aan (digitale) agenda’s etcetera.
Tip 4: Maak duidelijke BTW-overzichten
Uw administratie moet inzicht geven in hoeveel BTW u moet betalen. Daartoe moet u de volgende informatie bijhouden: facturen die u uitschrijft en facturen die u moet betalen, uitgaven en ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten. Als u ook handel drijft met het buitenland, dan zult u ook de uitvoer en invoer van goederen moeten bijhouden. Een geautomatiseerde boekhouding kan u hierbij een hoop werk uit handen nemen.
Tip 5: Vraag hulp bij het inrichten van uw administratie
Het opzetten van een administratie vraagt om enige boekhoudkundige kennis. Zonder deze voorkennis een administratie inrichten, raden wij daarom af. Bij de inrichting wordt namelijk een aantal elementen van de administratie vastgelegd die daarna moeilijk zijn terug te draaien.
BONUS Tip: Leer zelf de administratie bij te houden
Het bijhouden van de financiële administratie is routinewerk en redelijk snel aan te leren. Met een training die toegesneden is op uw situatie leert u hoe u dit efficiënt en effectief doet. Hoe beter u uw boekhouding op orde heeft, hoe groter de informatiewaarde voor uzelf. Daarnaast bespaart u op accountantskosten wanneer u een goede administratie aanlevert.
Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.