Voor uw btw-administratie gelden wettelijke eisen. Zo moet uit uw administratie duidelijk blijken hoeveel btw u moet betalen. Wat moet u daarvoor allemaal bijhouden en bewaren?

Inhoudsopgave

Ben jij het zat om zelf te worstelen met je boekhouding? Of je nu je volledige boekhouding uit handen wilt geven, je jaarcijfers wilt laten opmaken of je inkomstenbelasting aangifte wilt uitbesteden, een boekhouder biedt uitkomst. Ontdek direct je opties.

De btw-administratie: wat moet u allemaal bewaren?
We gaan er hierbij vanuit dat u een ondernemer bent die een btw-administratie moet bijhouden. Voor zo’n 200.000 ondernemers gelden minder verplichtingen (zie: Geen volledige btw-administratie onderaan).

Uw administratie moet duidelijk aangeven hoeveel btw u moet betalen. Daarvoor moet u per tijdvak overzichten bijhouden van:

– Facturen die u zelf uitschrijft;
– Facturen die u moet betalen;
– Uitgaven;
– Ontvangsten;
– Privégebruik van goederen en diensten;

Dit kan bijvoorbeeld in een verkoopboek, inkoopboek en kas-, bank- en giroboek.

Hoe lang moet u de btw-administratie bewaren?
U moet btw-facturen 7 jaar bewaren. Zie ook: Voldoet uw administratie aan de eisen?

Btw en buitenland
Als u zaken doet met het buitenland, houdt u ook bij:

– Verwervingen uit andere landen van de Europese Unie;
– Ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Unie;
– Leveringen aan andere landen van de Europese Unie;
– Uitgevoerde goederen naar landen buiten de Europese Unie.

* Handelt u in gebruikte goederen, kunst, antiek of voorwerpen voor verzamelingen? Dan kan de margeregeling van toepassing zijn.

Contante betaling
Als u uw leveranciers meestal contant betaalt bij aflevering of kort daarna, kunt u volstaan met het opnemen van de gegevens van de inkoopfacturen in het kasboek.

Gegevens van facturen
Nummer ontvangen en uitgeschreven facturen doorlopend en opeenvolgend. Hou in een overzicht de volgende gegevens bij:

– Datum en nummer;
– Naam, adres en btw-identificatienummer van de leverancier of van de afnemer;
– Omschrijving van het geleverde goed of van de verrichte dienst;
– Prijzen exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief;
– De btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief.

Toegestaan is dat u van de ontvangen facturen alleen de gegevens vastlegt die betrekking hebben op het bedrag van de vergoeding en het btw-bedrag.

Voor de uitgeschreven facturen geldt hetzelfde, maar u moet deze wel opeenvolgend nummeren.

Voorwaarden
Als u ontvangen facturen boekt, moet u in de administratie een nummer of een ander kenmerk opnemen. Bij uitgeschreven facturen vermeldt u het factuurnummer of een ander kenmerk.

Voor beide gevallen gaat het er om dat de factuur, die bij een boeking hoort, op eenvoudige wijze is terug te vinden.

Omgekeerd geldt ook dat bij een factuur de betreffende boeking op eenvoudige wijze is terug te vinden.

Kasstelsel
Als u het kasstelsel toepast, dan hoeft u de facturen die u uitreikt niet afzonderlijk te boeken. U kunt volstaan met het overzichtelijk bewaren van een kopie van deze facturen.

Geen volledige btw-administratie
De volgende ondernemers hoeven geen volledige btw-administratie bij te houden:

– Ondernemers die een ontheffing van administratieve verplichtingen hebben vanwege de kleine-ondernemersregeling;
– Ondernemers die alleen vrijgestelde goederen of diensten leveren;
– Ondernemers die onder de landbouwregeling of veehandelsregeling vallen;
– Rechtspersonen die geen ondernemer zijn, maar wel een btw-nummer hebben.

Bron: Belastingdienst

 

 

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Op zoek naar professionele hulp voor je boekhouding, jaarcijfers of belastingaangifte? Ontdek direct je opties.

Lees ook…
Hoe gezond is je financiële huishouding? En hoe winstgevend is je onderneming? De rentabiliteit is een belangrijke ratio voor het succes van je…
Welk uurtarief kan ik vragen als zzp’er? Niet alleen starters, maar ook ervaren zzp’ers worstelen met deze vraag. Wij laten zien hoe je stap voor stap…
i.s.m.
Via je website, contact met je klanten en via je verkoopcijfers verzamel je als ondernemer veel data. Al deze gegevens bieden jouw onderneming op vele…
Ben je een zzp’er die vaak werkt voor dezelfde opdrachtgever? Of heb je een bedrijf dat op vaste basis met dezelfde freelancers samenwerkt? Dan is het…
Het kan soms lastig zijn het overzicht te behouden in een organisatie waarin veel mensen werken in verschillende rollen. Zie jij door de bomen het bos…
Als ondernemer ben je de term ‘proforma factuur’ vast en zeker eens tegengekomen. Vaak wordt dit vergeleken met een conceptfactuur of offerte, terwijl…