1. Breng administratie op orde
Stroomlijn de debiteurenadministratie, variërend van de orderbon en het formuleren van betalingscondities, tot het inboeken van ontvangen factuurbedragen.
2. Wat staat er nog open?
Informeer bij klanten naar openstaande rekeningen. Een slecht betalende klant zal je steeds langer laten wachten op jouw geld. Als je vriendelijk doch beslist herinnert dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat je jouw organisatie strak in de hand heeft: het is een kwaliteitswaarmerk.
3. Maak een correcte factuur
De factuur dient stellig en duidelijk te zijn. Behalve factuurnummer, verzenddatum en duidelijke omschrijving van het geleverde, mag ook het BTW-identificatienummer nooit ontbreken. Een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden kan de factuur kracht bijzetten.
4. Snel verstuurd = snel betaald
Hoe later de factuur wordt verstuurd, hoe later wordt betaald. Anders gezegd, hoe jonger de factuur, hoe lager het percentage dat niet zal worden betaald. Ook bij debiteurenbeheer geldt dat gedrag wordt gekopieerd.
5. Geen eerste herinnering
Wordt de factuur niet op tijd betaald, stuur dan een herinnering. Gebruik geen aanduidingen als ‘eerste herinnering’, omdat de debiteur dan gewoon wacht op de tweede. Hetzelfde geldt voor aanmaningen.
6. Cyclus van 60 dagen
De meeste bedrijven hebben een debiteurenbeheercyclus van ongeveer 60 dagen: na 30 dagen volgt een herinnering; 14 dagen na de herinnering volgt de aanmaning. Daarna resteren er nog twee weken om een deurwaarder in te schakelen.
7. Toch uitbesteden?
Je kan het debiteurenbeheer uitbesteden aan een zogeheten factoringbedrijf. Over het algemeen geldt dat kleine bedrijven het in eigen beheer kunnen doen, middelgrote kunnen het beter uitbesteden.
Gerelateerd lezen:
• Hoe maak ik een resultatenrekening?
• Het verschil tussen een fiscalist, belastingadviseur en accountant
• Grensbedragen voor verplichte jaarrekening
• Een jaarrekening opstellen: hier moet je op letten
