Inhoudsopgave
Allereerst, wat is automatiseren eigenlijk? Kort door de bocht genomen: de computer het werk laten doen. Automatiseren is het met software (en soms ook hardware) een bedrijfsproces zo inrichten dat een of meerdere handelingen automatisch gebeuren zodat jij of iemand uit jouw team die niet meer hoeft uit te voeren. Automatiseren is het vervangen van menselijke taken in een proces door technologie, zodat het proces minder tijd en energie kost en werken makkelijker wordt.
Waarom automatiseren?
Eigenlijk zou de vraag moeten zijn, waarom niet? Kijk bijvoorbeeld eens naar je administratie. Waarom zou je bijvoorbeeld nog gegevens overtypen in je boekhouding? Waarom niet een directe koppeling maken met je bank zodat je in- en verkopen automatisch worden verwerkt? Of een betaallink meesturen zodat je klant direct de rekeningen kan betalen? Het helpt jou allemaal om je administratie snel en gemakkelijk te verwerken. En je verkleint de kans op fouten aanzienlijk.
Met moderne boekhoudsoftware kun je tot bijna 80% van de boekhouding automatisch verwerken. Digitaliseren is daarmee de makkelijkste manier om tijd te besparen. Maar een geautomatiseerde boekhouding biedt veel meer dan tijdsbesparing.
Met online boekhouden heb je meer inzicht in je cijfers en verklein je dat kans dat je belangrijke informatie over het hoofd ziet. Bovendien kun je online verschillende systemen koppelen, zodat je op één enkel dashboard verschillende databronnen kunt inzien. Dat vergemakkelijkt het maken van efficiënte analyses en biedt je de inzichten die je nodig hebt om efficiënt te ondernemen. Want ‘data is King’. Op basis van die data kun je onderbouwde beslissingen nemen om bijvoorbeeld te investeren of kosten te besparen. En kun je financiële risico’s in kaart brengen en krijg je grip op je cashflow.
Besparen op (bedrijfs-)kosten
Door data te analyseren krijg je snel inzicht in welke zaken samenhangen met kosten. Misschien is je personeel een grotere kostenpost dan je dacht, omdat de analyse ook oproepkrachten meeneemt, terwijl je daar zelf geen rekening mee hield. Of blijkt het brandstofverbruik van het wagenpark toch wel erg hoog. Dat hoef je allemaal niet zelf te doen. Er zijn verschillende systemen op de markt waarin verschillende databronnen samenkomen en die de analyses in overzichtelijke dashboards aan jou presenteren. Een mooi voorbeeld is het dashboard van Comandi dat financiële en operationele data combineert zodat je precies weet hoe je onderneming ervoor staat en actief kunt bijsturen op basis van real-time bedrijfsdata.
Leer je klant kennen en begrijpen
En data bieden meer. Door gedurende het gehele verkoopproces gegevens te verzamelen en deze te analyseren, kun je het salesproces van je verbeteren. Houd bijvoorbeeld goed bij waar je klanten vandaan komen; virtueel of fysiek, dit is dus kennelijk een plek om wat extra aandacht op jouw onderneming te vestigen. Gebruik gegevens om klantenprofielen te maken; zijn het mannen, vrouwen, jong, oud? Wie genereert de meeste omzet? Waar reageren zij op? Allemaal informatie om je marketing- en verkoopinspanningen te verbeteren.
Gebruik je data
Automatiseren is de effectiefste manier om de administratieve druk te verlichten en te komen tot diepere en betere inzichten in de financiële situatie van een onderneming. Algoritmes kunnen je bijvoorbeeld helpen bij het monitoren en analyseren van financiële kerncijfers en mogelijke problemen proactief signaleren. Zo kunnen jij en je boekhouder tijdig reageren. En een intelligent systeem kun je inrichten op basis van de laatste wet- en regelgeving zodat jij altijd compliant bent.
Vertrouw dus niet langer uitsluitend op je onderbuikgevoel!
