11 March 2021

Administratie en boekhouding

Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet je documenten in je archief houden of op je computer laten staan? En hoe zit het met e-mail?

Wat moet je bewaren?

Elk bedrijf is wettelijk verplicht om een administratie bij te houden. Dat betekent in de praktijk dat je alle gegevens over je onderneming moet bewaren. Naast ontvangen en verzonden facturen gaat het dan onder meer om:
  • de kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda’s en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden

Ook digitale gegevens bewaren

Zowel de gegevens op papier als de digitale gegevens horen bij je administratie. Daarbij kan het bijvoorbeeld ook gaan om de zakelijke agenda die je bijhoudt op je mobiele telefoon.
 

Aandachtspunten bij zakelijke documenten

Let goed op bij het bewaren van facturen, het maken van back-ups en het bewaren van zakelijke e-mails. Waar moet je op letten?

    1. Facturen

Vooral met (elektronische) facturen moet je zorgvuldig omgaan. Zo is elke ondernemer voor de omzetbelasting wettelijk verplicht om alle kopieën van facturen te bewaren. Daarbij gaat het zowel om de verzonden als de ontvangen facturen.
 
Deze facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen. Naast dat ze de wettelijk verplichte gegevens moeten bevatten, is het belangrijk dat ze authentiek, integer (onveranderd) en leesbaar zijn.
 
Bij een elektronische factuur geldt bovendien dat de ontvanger akkoord moet zijn met het ontvangen van zo’n factuur. Ook moet deze altijd leesbaar te maken zijn. Dat kan bijvoorbeeld inhouden dat je de juiste software nodig hebt.

Bewaar facturen altijd in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Je moet een elektronische factuur dus bewaren als bestand. Uiteraard kun je zo’n factuur voor eigen doeleinden printen, maar het oorspronkelijke bestand moet wel blijven bestaan.

    2. Back-ups

Je mag bestanden met zakelijke documenten op elke door jou gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn over kan beschikken.
 
Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maak je bijvoorbeeld gebruik van een back-upservice in het buitenland voor je facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.
 
Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij je factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.
 

    3. E-mails

E-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op je bedrijfsvoering, horen net zo goed bij je administratie.
 

Overzicht van bewaartermijnen

Maar hoe lang moet je de gegevens over je onderneming bewaren? De Belastingdienst gaat in de regel uit van de volgende bewaartermijnen:
 
Soort document
Bewaartermijn
Gegevens van onroerende zaken en rechten op onroerende zaken.
10 jaar
Basisgegevens als het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie.
7 jaar
E-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering.
7 jaar
Overige gegevens:
loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, kopieën van het identiteitsbewijs en kopieën van beschikkingen of verklaringen die je van je werknemer hebt gekregen.
5 jaar

 

Langere bewaartermijn

Een langere bewaartermijn geldt voor bedrijven die elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten leveren. Zij moeten hun administratie 10 jaar bewaren.
 

Kortere bewaartermijn

Op grond van beleid kan de belastinginspecteur soms afspraken maken over een kortere bewaartermijn. Dit geldt ook voor de vorm en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.
 

Bron: Belastingdienst


Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Iedereen die wel eens de boekhouding heeft gedaan, weet dat dit niet het leukste werk is en ook nog eens tijdrovend kan zijn. Gelukkig sta je er niet helemaal alleen voor. De onderstaande tools kunnen je hier namelijk goed bij helpen:

 

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…