Hoe doe je de boekhouding?
De boekhouding is een van de dingen die als beginnend ondernemer op je pad komen. Want of je nu zzp'er bent of gaat ondernemen binnen een nv, bv of coöperatie: je bent verplicht om een sluitende financiële administratie op te zetten. Maar waar begin je? Hoe zit het met de btw-aangifte? Welke eisen stelt de Belastingdienst? En kun je de boekhouding zelf doen of beter uitbesteden aan een professionele boekhouder?

Inhoudsopgave

Wat is boekhouden?

Om op een effectieve manier te starten met je boekhouding, is het belangrijk om helder te hebben wat boekhouden eigenlijk is. De officiële definitie van boekhouden luidt: het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon, bedrijf of (overheids)instelling. In jip-en-janneketaal: het bijhouden van een financiële administratie.
Toch is je boekhouding meer dan alleen het verwerken van cijfers. Ook het maken en versturen van offertes en facturen, het doen van de belastingaangifte en het verwerken van kosten hoort erbij. Net als de verkoopadministratie, crediteurenadministratie en kasadministratie. Dat maakt het een onmisbaar fundament van je bedrijf.

Waarom is boekhouden nodig?

Het opzetten van een boekhouding heeft 2 belangrijke redenen. De eerste is dat een up-to-date administratie jou als ondernemer doorlopend een goed beeld geeft van hoe je bedrijf er financieel voor staat. Wanneer je alle cijfers nauwkeurig bijhoudt, geeft dat rust en overzicht. Daarbij heb je te maken met verplichten van de Belastingdienst, want bij een belastingcontrole moet je de administratie van je bedrijf kunnen overleggen en onderbouwen.

Bijhouden kosten en inkomsten

Een goede boekhouding begint met een duidelijk overzicht van alle kosten en inkomsten. Die geven samen een actuele weergave van de financiële situatie van je bedrijf. De eerste stap in het opzetten van de financiële administratie is dan ook registreren wat er aan geld je onderneming in- en uitgaat. Daarvoor moet je een overzicht maken van alle inkomende en uitgaande facturen.

Belangrijk in de eerste fase van een administratie opzetten is dat je een zakelijke rekening opent. Dat is niet verplicht, maar het helpt je om privé en zakelijke transacties goed gescheiden te houden in je boekhouding.

Zakelijke uitgaven en inkoopfacturen

Van alle zakelijke uitgaven die je voor je onderneming doet, moet je een factuur kunnen overleggen. Deze facturen vallen onder de noemer inkomende facturen en worden ook wel inkoopfacturen of aankoopfacturen genoemd. Voor een goed totaaloverzicht dien je al je kosten bij te houden. Bewaar alle inkoopfacturen in een overzichtelijk (bij voorkeur digitaal) systeem, waarin je ze snel kunt terugvinden.

Inkomsten en uitgaande facturen

Uitgaande facturen of verkoopfacturen zijn rekeningen die je stuurt voor het leveren van diensten of producten. Let erop dat op verkoopfacturen altijd de volgende gegevens staan:

  • De naam en het adres van jezelf en je klant

  • Je KvK-nummer

  • Je btw-identificatienummer en het btw-bedrag

  • de factuurdatum en het factuurnummer (de factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn)

  • Datum van levering

  • De goederen of diensten die je levert

  • Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt

  • Het nummer van je zakelijke bankrekening

Het is wettelijk verplicht dat je verkoopfacturen op tijd verstuurt. De Belastingdienst eist dat je dat uiterlijk de 15de doet in de maand nadat je je product of dienst hebt geleverd. Uiteraard is snel facturen gunstig voor de bedrijfsprocessen. Wanneer het bedrag snel op je rekening staat, kun je sneller je eigen facturen betalen of investeren in je bedrijf. Daarnaast zijn er altijd klanten of opdrachtgevers die laat betalen. Hoe eerder je die klanten een factuur stuurt, hoe te eerder heb je je geld waarschijnlijk binnen hebt.

Inkomstenbelasting en factuurdata

Voor belastingaangiftes, zoals de btw-aangifte of inkomstenbelasting, gelden altijd de data die op de factuur staan vermeld. Krijg je bijvoorbeeld een factuur op 29 december? Dan boek je die in het vierde kwartaal van dat jaar. Ook al betaal je de factuur pas in januari van het volgende jaar. Dit geldt ook voor facturen die je verzendt. Tip: maak jaarmappen die zijn onderverdeeld in vier kwartalen. Zo kun je facturen makkelijk op de juiste datum opslaan en later terugvinden.

Debiteuren en crediteuren

Het is belangrijk om duidelijk onderscheid te maken van wie je geld krijgt en aan wie je geld moet betalen. Oftewel: wie zijn je debiteuren en wie je crediteuren? Een debiteur is een klant die jou geld moet betalen voor geleverde diensten of producten. Met andere woorden: degene of het bedrijf aan wie jij een factuur stuurt. Belangrijk is dat je goed in de gaten houdt of debiteuren op tijd betalen. Zeker als je geen goed boekhoudprogramma hebt, zul je daar zelf alert op moeten zijn.

Stuurt een leverancier of dienstverlener een rekening voor het leveren van goederen of diensten? Dan is die leverancier of dienstverlener in jouw administratie een crediteur. Hoe je facturen verwerkt – oftewel inboekt – beschrijven we hierna.

Hoe verwerk je inkomsten en uitgaven?

Heb je je inkomsten en uitgaven op een rij? Dan ga je deze cijfers verder verwerken. Dit noemen we ook wel inboeken. Het komt erop neer dat je alles in een systeem zet. Dit kan op papier, maar de administratie bijhouden kun je tegenwoordig beter digitaal doen zodat je gegevens makkelijk kan zoeken en ze automatisch bewaard blijven.

Het digitaal bijhouden van de boekhouding heeft veel voordelen en kan op verschillende manieren. Startende ondernemers of zzp’ers met weinig opdrachtgevers hebben in principe genoeg aan een overzicht in Word of Excel. In deze programma’s kun je je inkomsten, uitgaven, uren en ontvangen en betaalde btw overzichtelijk bijhouden. Zorg ervoor dat je regelmatig je cijfers verwerkt. Dat voorkomt dat je dingen vergeet en er hiaten ontstaan in je boekhouding.

Wat moet ik bewaren en hoe lang?

Zoals gezegd is het belangrijk dat je als ondernemer een goed overzicht maakt van je zakelijke inkomsten en uitgaven. Dan weet je altijd hoe de boel ervoor staat en heb je snel de noodzakelijke informatie beschikbaar voor bijvoorbeeld belastingaangiftes. Maar wat moet je allemaal bewaren als het gaat om je bedrijf? En hoe lang?

Je moet voor je bedrijf nogal wat zaken bewaren. Startende ondernemers maken weleens de fout dingen weg te gooien die in hun ogen niet relevant zijn. Maar vergis je niet, de Belastingdienst stelt eisen aan je administratie en bepaalde documenten moet je kunnen overleggen. Denk aan inkomende en verstuurde facturen, zakelijke e-mails, contracten, bankafschriften en de urenadministratie, kasadministratie en voorraadadministratie.

Ook bestaat er zoiets als bewaarplicht. Voor de Belastingdienst moet je alle zakelijke gegevens ten minste 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken is dat zelfs 10 jaar.

Winst- en verliesrekening

Aan het eind van elk kalenderjaar moet elk bedrijf een winst- en verliesrekening maken. Dit noemen we ook wel een resultatenrekening. Dit is een belangrijk onderdeel van je administratie, waarin al je inkomsten en uitgaven terugkomen. Dit wordt aangevuld met afschrijvingen, een overzicht van gespaard en geleend geld, toekomstige kosten en openstaande facturen.

Simpel gezegd is een winst- en verliesrekening een periodiek overzicht van de opbrengsten en uitgaven van jouw onderneming. Zeg maar je huishoudboekje over een bepaalde periode, meestal een jaar. Je maakt een optelsom van alle opbrengsten en verminderd die met alle zakelijke kosten. In dit artikel gaan we dieper in op de resultatenrekening en laten we zien hoe je hem maakt.

Met je winst- en verliesrekening kun je globaal zien hoe je bedrijf ervoor staat. Werk je samen met een boekhouder of accountant? Dan is het belangrijk dat je hem of haar advies vraagt. Denk aan zaken als kostenreductie, prijsberekeningen en inkoopvoordelen.

De voordelen van online boekhouden

Zoals gezegd kun je de boekhouding doen in Word of Excel, maar steeds meer zzp’ers en andere ondernemers kiezen voor e-boekhouden met behulp van speciale boekhoudprogramma’s. Online boekhouden kan met simpele en intuïtieve software als Moneybird, MoneyMonk en Exact. Met dergelijke diensten wordt een administratie opzetten en up-to-date houden een stuk eenvoudiger.
Een goed boekhoudprogramma automatiseert voor een groot deel de verwerking van je zakelijke kosten en baten. Dat is zeker handig als je binnen je onderneming veel transacties moet verwerken. Maar ook met een relatief eenvoudige boekhouding ben je minder tijd kwijt doordat deze programma’s je taken uit handen nemen.

De meeste boekhoudprogramma’s kun je aan je zakelijke bankrekening koppelen. Dat scheelt een hoop werk. Ook rekenen ze automatisch de btw uit bij inkoop- en verkoopfacturen en krijg je een doorlopend overzicht van de financiële handen en wandel binnen je onderneming. Dat is niet alleen handig voor jezelf, maar ook bi vragen van de Belastingdienst. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden en kosten. Lees dan

Ook als je een online boekhouding raden we je aan alles goed te blijven controleren. Je kunt de cijfers ook laten controleren door een boekhouder. De meeste modern boekhouders en accountants werken met boekhoudsoftware en kennen de programma’s goed.

Administratie zelf doen of uitbesteden?

Wil je het liefst boekhouding uitbesteden? Dat kan natuurlijk. Neem dan eens contact op met een financieel specialist, zoals een boekhouder of accountant. Hier leggen we het verschil uit tussen boekhouder en een accountant. Investeren in een goede boekhouder kan de kosten zeker waard kan zijn. Professionele boekhouders zijn op de hoogte van alle wetten en regels, mogelijke fiscale voordelen en kunnen je bij lastige vraagstukken passend advies geven. Heb je professionele hulp voor je boekhouding of belastingaangiftes nodig? Via De Zaak ontvang je snel tot 4 prijsopgaven van voordelige boekhouders uit de buurt.

Boekhouden met personeel

Heb je personeel in dienst? Of denk je erover om personeel aan te nemen? Dan komt er een stuk meer kijken bij een administratie opzetten en de boekhouding bijhouden. Denk aan arbeidscontracten, loonadministratie en een personeelsdossier met verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Dit wordt samen ook wel de personeelsadministratie genoemd. Bij het opzetten van een personeelsadministratie is het sowieso verstandig om met een professionele boekhouder te praten.

Conclusie: goed boekhouden loont

In dit artikel hebben we uitgelegd waarop je moet letten als je de administratie voor jouw onderneming gaat opzetten en bijhouden. Ook zijn we dieper ingegaan op een aantal belangrijke termen en overwegingen, zoals debiteuren en crediteren, de winst- en verliesrekening en online boekhoudprogramma’s.

Voor veel ondernemers is boekhouden niet het meest inspirerende deel van hun werk. Dat neemt niet weg dat het opzetten en onderhouden van een financiële administratie een noodzakelijk aspect is van een goede bedrijfsvoering. Zonder een goede boekhouding is het onmogelijk om inzicht te hebben in je financiën en dat maakt het een belangrijk fundament van je bedrijf.

Daarnaast kun je organisaties als de Belastingdienst, maar ook banken en potentiële investeerders direct inzicht geven in de financiële huishouding van je zaak. En dat stelt je in staat om je onderneming verder te laten groeien. 

Gerelateerd lezen:

• Laat werkkapitaal ook echt wérken
• Kopen van een bedrijfspand sinds 2022 duurder – De Zaak
• Je brutowinst berekenen in 3 stappen
• In de clinch met de fiscus? Dit kunt u doen

Ook praktische tips in je mailbox?
Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrief en ontvang de nieuwste artikelen, gratis whitepapers en handige tips en tricks voor ondernemers.
Lees hier ons Privacy statement
Zakelijke autoverzekering
Uitgebreide dekking, een uitstekende service en extra exclusieve collectieve korting via De Zaak. Benieuwd hoeveel jij kan besparen?
Lees ook…
De btw-aangifte is verplicht als je ondernemer bent voor de omzetbelasting. De aangifte kan per maand zijn, per kwartaal of soms per jaar. Bovendien is…
U voert succesvol debiteurenbeheer als de debiteurenpost ten opzichte van uw omzet zo laag mogelijk is. Met andere woorden, als de facturen op tijd en…
Blijven ontwikkelen en leren is niet weg te denken uit deze tijd. De wereld ontwikkelt zich razendsnel en verandert continu. Des te belangrijker is het…