15 april 2021

Je eigen administratie opzetten

Het woord dat bij iedere beginnende ondernemer door het hoofd spookt: boekhouding. Je weet dat het moet, maar hoe begin je? Benut deze tips voor het opzetten van een goede boekhouding.

Boekhouding, wat moet ik bewaren?

De Belastingdienst verplicht je om bepaalde documenten en digitale administratie te bewaren. Je moet daarmee kunnen bewijzen dat je hebt verdiend wat je volgens je belastingaangifte verdient. Denk aan de volgende documenten:

  • Verzonden en ontvangen facturen;
  • contracten;
  • opdrachtbevestigingen;
  • offertes;
  • bankafschriften;
  • correspondentie met klanten;
  • urenadministratie;
  • kasadministratie;
  • privégebruik van goederen en diensten voor de btw;
  • agenda’s.

Dit hoeft niet op papier, boekhouding mag ook online. Je moet de gegevens ten minste 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerend goed moet je zelfs 10 jaar bewaren.

Als je personeel hebt, komt daar nog een hele aanvullende administratie bij kijken. Denk aan arbeidscontracten, de loonadministratie en een personeelsdossier met verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Dit wordt samen ook wel je personeelsadministratie genoemd.

Waarom moet ik dit bewaren?

De bewijslast voor je inkomsten ligt bij jou. Als je niet kunt bewijzen wat je hebt verdiend en uitgegeven, gaat de Belastingdienst dit voor je verzinnen. Dit is meestal niet gunstig. Ook kun je zonder administratie geen aanspraak maken op aftrekposten voor ondernemers. De bank vraagt soms ook om je cijfers. Bijvoorbeeld bij de aanvraag van financiering.

Maar: administratie bijhouden doet je niet alleen voor de bank en de belastingdienst. Je cijfers geven je ook inzicht in hoe het gaat met het bedrijf, wanneer je geld kunt verwachten en herinneringen moet sturen, waar je (te veel) geld aan uitgeeft en hoe jekunt besparen. Dankzij je administratie kun je bijsturen zodra het de verkeerde kant op gaat.

Hoe deel ik mijn boekhouding in?

Een paar tips voor het opzetten van een goede boekhouding:

Grootboek en balans

Alle uitgaven en inkomsten moeten als debet en credit in een grootboek terechtkomen. Dit geeft overzicht in de financiële stromen in je bedrijf.

Begin met een balans. Links zet je de activa, oftewel al je bezittingen. Hier onder vallen ook uitstaande leningen en debiteuren. Rechts zet je de passiva, al je schulden en betalingsverplichtingen, ook bijvoorbeeld afschrijvingen, onderhoudskosten en eigen risico bij schade. Het grootboek geeft je een overzicht in je financiën.

Kasboek

Houd al je inkomsten en zakelijke uitgaven bij in een kasboek (met btw-specificatie). Dit kan soms ook met internetbankieren. Als je voorraden hebt, moet je hier ook een specifieke boekhouding van bijhouden.

Winst- en verliesrekening

Aan het einde van het kalenderjaar moet je een winst- en verliesrekening kunnen maken, ook wel een resultatenrekening genoemd. Hier zet u al uw inkomsten en uitgaven in, aangevuld met afschrijvingen, toekomstige kosten, openstaande facturen en nog onbetaalde leveranciers.

  • De balans en de winst- en verliesrekening vormen samen met een toelichting de jaarrekening.

Hoe kan ik de boekhouding bewaren?

Alles kan op papier. Maar dat is nogal ouderwets, ruimte- en tijdrovend en niet milieuvriendelijk. Digitaal is makkelijker. Met een redelijk overzichtelijk bedrijf kun je prima toe met een paar overzichten in Excel (inkomsten, uitgaven, uren, ontvangen en betaalde btw) en een paar overzichtelijke mappen op je computer. Bonnetjes van zakelijke uitgaven moet je dan even inscannen of fotograferen en naar jezelf mailen. Een aparte bankrekening en een zakelijk e-mailadres doen de rest.

Online boekhouding

Als je veel transacties moet verwerken, is het handiger een (online) boekhoudprogramma of een app te installeren. Dit neemt je veel werk uit handen. Met deze programma’s kun je automatisch een factuur sturen, heb je overzicht over wanneer je klanten moeten betalen en kun je vaak snel een paar uur, een nieuwe klant of een nieuwe opdracht inboeken. Je boekhouding voldoet dankzij zo’n programma automatisch aan de wettelijke eisen.

De onafhankelijke vergelijkingswebsite boekhoudreview.nl is het meest enthousiast over e-boekhouden, Acumulus, Fisc Book en MoneyMonk. Gnu Cash is een goed gratis boekhoudprogramma. Moneybird is handig voor het maken en bijhouden van facturen, maar met dit programma kun je geen belastingaangifte doen. Davilex online is gebruikersvriendelijk en heeft een goede supportafdeling. ZZP Nederland biedt ook een speciaal boekhoudprogramma aan voor haar leden.

Let op: doe je vanuit je boekhoudprogramma automatisch aangifte bij de belasting? Dit moet volgens Standard Business Reporting (SBR). Zorg dat je software hier klaar voor is.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…