Stel, u verstuurt een factuur of offerte per e-mail, scant uw handtekening in en voegt deze aan het document toe. Is dat rechtsgeldig?

Bauco van der MeulenAdvies van Bauco van der Meulen, adviseur bij De Zaak en eigenaar van adviespraktijk MMC in Amstelveen:

“Een gescande handtekening is niet hetzelfde als een elektronische handtekening. Ik kan mij voorstellen dat dit misverstand bij meer ondernemers bestaat. Een digitaal verzonden document met gescande handtekening is meestal niet rechtsgeldig.

Een gescande handtekening kan gemakkelijk door een willekeurig persoon onder een ander, of een gewijzigd document worden geplaatst. Het is niet origineel terug te voeren op de afzender.

Hetzelfde geldt voor elektronisch factureren. Het wordt wel geaccepteerd, maar er kúnnen dezelfde vragen ontstaan met betrekking tot herkomst en integriteit, oftewel onveranderbaarheid.”

Gewone elektronische handtekening
Er bestaat een verschil tussen een gewone elektronische handtekening en een gekwalificeerde elektronische handtekening. Een gewone elektronische handtekening is bijvoorbeeld een gescande handtekening. Voor sommige instanties is dit voldoende, maar niet rechtsgeldig.

Gekwalificeerde elektronische handtekening
Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een handtekening waarbij een gekwalificeerd certificaat is gebruikt. Zo’n certificaat is een digitaal bestand dat aan het oorspronkelijke document is toegevoegd. Er zijn speciale instanties die certificaten uitgeven, de zogeheten certificatiedienstverleners. De Nederlandse overheid maakt bijvoorbeeld gebruik van een certificaat dat wordt uitgegeven door Public Key Infrastructure (PKI)-overheid. De Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit (OPTA) controleert de certificatiedienstverleners. Deze handtekeningen zijn altijd rechtsgeldig.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening is juridisch gelijk aan een echte handtekening met pen.

Leden van De Zaak profiteren van onbeperkt advies

Als lid van hét kennisnetwerk voor ondernemers kunt u vijf dagen per week terecht bij De Zaak Advies. Aarzel niet om de telefoon te pakken als u met vragen zit: 085 – 079 7050

Help de slachtoffers en doneer
Bij uitzonderlijke rampen slaan de 11 samenwerkende hulporganisaties de handen ineen onder de naam Giro555. Zij vragen heel Nederland zich aan te sluiten om geld in te zamelen voor hulp aan slachtoffers. Want samen redden we meer levens.
Zakelijke autoverzekering
Uitgebreide dekking, een uitstekende service en extra exclusieve collectieve korting via De Zaak. Benieuwd hoeveel jij kan besparen?
Lees ook…
Heb jij ook zo’n hekel aan boekhouden? Het hoort nou eenmaal bij ondernemen. Gelukkig zijn er manieren om je administratie slim in te richten. Hiermee…
Goodwill is het verschil tussen de waarde op papier (de balans) en wat je ervoor krijgt bij verkoop aan een willekeurige derde. Wat is de beste methode…
De jaarrekening is onderdeel van je jaarverslag. In welke gevallen moet je een jaarrekening opstellen? En hoe doe je dat? Bekijk de eisen en regels…