In het kader van vakantie en verlof is het belangrijk te begrijpen dat werknemers hun arbeid verrichten in dienst van de werkgever binnen een arbeidsovereenkomst.
Bedrijf sluiten tijdens jouw vakantie
Veel ondernemers met een klein team herkennen het probleem. Je zaak draait grotendeels op jou, maar je wilt ook een week weg. Dan lijkt het logisch om de zaak tijdelijk te sluiten en iedereen tegelijk vakantie te laten opnemen.
Dat kan, maar alleen als dit vooraf duidelijk is afgesproken. Zowel de werkgever als de werknemer zijn als partijen bij de arbeidsovereenkomst betrokken. De werknemer is daarbij de contractuele wederpartij van de werkgever. Bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of een bedrijfsregeling.
Daarin kan staan dat het bedrijf bepaalde periodes verplicht sluit, bijvoorbeeld:
- een week in de zomervakantie
- de periode tussen kerst en oud en nieuw
- een vaste bedrijfssluiting rond feestdagen
Een voorbeeldformulering: “De werkgever behoudt zich het recht voor om jaarlijks aan te geven in welke weken het bedrijf gesloten is en werknemers verplicht vakantie opnemen.”
Staat zo’n bepaling nergens? Dan kun je werknemers niet zomaar verplichten om op hetzelfde moment vakantie te nemen.
Bedrijfssluiting moet je op tijd aankondigen
Wil je een bedrijfssluiting invoeren, dan moet je dat ruim van tevoren melden. Werknemers moeten immers de kans krijgen hun eigen vakantie te plannen. Het komt soms voor dat een aankondiging te laat is, waardoor werknemers niet meer verplicht vrij kunnen worden gegeven.
Besluit je bijvoorbeeld pas in november dat je tussen kerst en oud en nieuw dichtgaat, terwijl dat niet eerder bekend was? Dan kan het zijn dat je te laat bent om werknemers nog verplicht vrij te geven.
Praktischer is om dit structureel te regelen. Bijvoorbeeld door aan het begin van het jaar of per maand alvast aan te geven wanneer het bedrijf mogelijk sluit en hoeveel vrije dagen daarvoor worden gebruikt. Zo voorkom je discussie.
Werknemer boekt zelf vakantie zonder overleg
Het omgekeerde komt ook voor: een medewerker boekt soms alvast een vakantie zonder eerst toestemming te vragen.
In principe bepaalt de werkgever wanneer vakantie wordt opgenomen. Daarbij moet je wel zoveel mogelijk rekening houden met de wensen van de werknemer.
Boekt iemand zonder overleg een reis? Dan kun je een vakantieverzoek weigeren als daar een zwaarwegende reden voor is. Bijvoorbeeld omdat:
- er te weinig personeel aanwezig zou zijn om het werk over te nemen
- er een drukke periode is of groot project loopt
- de werkdruk te hoog is
Uit de planning blijkt soms dat er te weinig personeel beschikbaar is om het werk op te vangen. In zulke gevallen is het belangrijk om samen tot een besluit te komen over het opnemen van vakantie.
Let op de reactietermijn
Een belangrijk juridisch punt: als een werknemer vakantie aanvraagt, moet je binnen twee weken reageren. Doe je dat niet? Dan wordt de aanvraag automatisch als goedgekeurd beschouwd.
Controleer dus regelmatig vakantieaanvragen in je administratie of HR-systeem. Zorg daarnaast voor een tijdige administratieve verwerking, zoals de betaling van loon of vakantiegeld, zodat alles rondom de vakantie correct wordt afgehandeld.
Toestemming intrekken kan – maar kost geld
Het kan gebeuren dat je eerst akkoord geeft en later toch problemen krijgt in de planning. Bijvoorbeeld doordat een collega uitvalt.
Je mag een verleende vakantie in principe intrekken als er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn. Het is daarbij belangrijk dat iedereen zich houdt aan de gemaakte afspraken om problemen te voorkomen. Maar dan ben je wel verplicht eventuele schade van de werknemer te vergoeden, zoals annuleringskosten of omboekingskosten.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Gedoe over vakantie voorkomen? Dan helpen deze afspraken:
- Leg eventuele bedrijfssluitingen vast in arbeidsovereenkomst of personeelshandboek. Zorg dat deze afspraken ergens duidelijk zijn vastgelegd, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
- Kondig vaste sluitingsperiodes ruim van tevoren aan, zodat medewerkers tijdig hun vakantie kunnen plannen en eventueel gebruik kunnen maken van aantrekkelijke aanbiedingen of acties.
- Reageer altijd binnen twee weken op vakantieaanvragen en neem initiatief om samen tot een goede planning te komen.
- Zorg voor duidelijke regels over vakantieplanning, bijvoorbeeld over het ondernemen van actie bij onduidelijkheden of conflicten.
Voor ondernemers met een klein team – zoals een garagehouder of lokale dienstverlener – voorkomt dit veel discussie. Zeker wanneer het bedrijf sterk afhankelijk is van de ondernemer zelf.
Lees meer over het onderwerp in het artikel Vakantie voor je werknemers: wat mag wel en niet?
Tip: twijfel je over je rechten of plichten bij vakantieplanning? Overleg met een HR-adviseur of jurist. Als je weet wat de gevolgen zijn dan voorkomt dat verrassingen achteraf.
