In 5 stappen naar een goede mappenstructuur
Dat een opgeruimde werkplek overzicht geeft, is niet meer dan logisch. Je weet waar je iets kunt vinden en aan welke werkzaamheden je prioriteit moet geven. Met als gevolg dat je meer aandacht en tijd voor belangrijke zaken overhoudt. Een ordelijk digitaal systeem, met eenzelfde mappenstructuur voor jouw computer en mail, maakt daar ook onderdeel van uit. Begin met de volgende 5 stappen.
Stap 1: Begin met opschonen
Bekijk alle mappen op jouw computer, ook als je niet meer precies weet wat er instaat. Vraag je bij elke map of document af of het nog relevant is. Is het antwoord nee, en weet je zeker dat je het niet meer nodig hebt? Gooi het dan weg. Ook lege mappen mogen eraan geloven.
Stap 2: Breng een duidelijke structuur aan
Je weet nu waar je structuur aan moet geven. Breng overzicht aan door middel van mappen met logische (sub)namen. Begin op het hoogste niveau, daar waar nu nog de eerste mappen staan.
Maak mappen aan voor de meest gebruikte of voor jou belangrijke categorieën of onderwerpen, en gebruik submappen voor de deelgebieden daarvan. De hoofdmap is dus het onderwerp, de submappen zijn bijvoorbeeld de correspondentie(route) die je doorloopt of de administratie die je bewaart.
Een voorbeeld: een medewerker binnendienst heeft veel contact en correspondentie met klanten. Hij gebruikt veel standaard antwoorden voor mail en houdt er administratie van bij. Een logische mappenindeling is dan een hoofdmap ‘Klanten’, en de volgende submappen ‘Correspondentie’, ‘Sjablonen voor veel gebruikte mail’, ‘Klachten’ en ‘Administratie’. Gebruik nummers in de titel van een map om prioriteit aan submappen te geven.
Stap 3: Hanteer maximaal 5 hoofdmappen
Een duidelijke hoofdstructuur heeft niet meer dan 5 mappen met duidelijke benamingen. Vermijd mappen met algemene benamingen, dat worden waarschijnlijk ‘vergaarbakken’. Hou het concreet, dat maakt het indelen en zoeken van informatie makkelijker.
Stap 4: Deel uw informatie in
Deel alle informatie die je overhield na stap 1, nu in alle nieuwe mappen in. Sleep inhoud en mappen naar de nieuwe structuur en verwijder daarna de overgebleven oude mappen.
Stap 5: Check en dubbelcheck
Ga vervolgens nog een keer door het nieuwe systeem en loop de mappen na. Staat alles op zijn plek? Zijn de benamingen duidelijk? Kun je het later nog terugvinden? Belangrijk: is informatie ook voor medewerkers of externen (je boekhouder?) goed terug te vinden? Als dat niet het geval is, verplaats de informatie dan. Een duidelijke structuur is overdraagbaar.
