Wat zijn transactiekosten?
Transactiekosten zijn de kosten die een ondernemer betaalt voor elke keer dat een klant een betaling doet via het pinapparaat. Deze kosten variëren sterk per betaalaanbieder van het pinapparaat en de door de klant gekozen betaalmethode. Sommige aanbieders rekenen een vast tarief per transactie. Anderen vragen een klein percentage van het transactiebedrag.
De volledige kostenstructuur van een pinapparaat
Bij aanschaf van een pinapparaat moet je als ondernemer ook rekening houden met andere kostenposten zoals:
- Aanschafkosten: de eenmalige kosten voor de kopen van het pinapparaat. Dit varieert van enkele tientjes tot honderden euro’s, afhankelijk van type apparaat en betaalaanbieder. Daarnaast kan er gevraagd worden om Plug & Pay kosten voor activatie, en een bedrag voor aanschaf van de simkaart voor mobiel datanetwerk.
- Maandelijkse kosten: de kosten die maandelijks in rekening worden gebracht voor het gebruik van het apparaat, de software en de service. Dit zijn vaste kosten elke maand.
- Contractkosten: Vaak worden pinapparaten geleverd met een contract van één of meerdere jaren. De kosten hiervan kunnen variëren en zijn onderdeel van de totale kostenberekening.
- Service- en onderhoudskosten: Sommige aanbieders rekenen extra kosten voor service en onderhoud, terwijl anderen dit in hun maandelijkse kosten opnemen. Dit staat dan in het contract.
Wanneer is een hoog transactietarief voordelig?
Een hoger transactietarief kan voordeliger zijn bij:
- Laag aantal transacties: Als een bedrijf rond de 1.000 transacties per maand verwerkt, kunnen de pinkosten van een pinapparaat met een laag transactietarief zwaarder wegen dan de pinkosten bij een apparaat met een hoger transactietarief. De lagere aanschafprijs en lagere maandelijkse kosten compenseren dan de hogere transactiekosten. In het rekenvoorbeeld hieronder ligt de omslagpunt rond e 1.600 transacties per maand.
- Startende bedrijven: Startende ondernemers hebben vaak nog een lage cashflow (omzet, inkomsten) en willen kun kosten laag houden. Dan kan een pinapparaat met lagere pinkosten en hogere transactiekosten voordeliger zijn, omdat er geen grote investeringen vooraf aan het gebruik nodig zijn. Beginnende ondernemers moeten hun klantenkring en vaste afnemers en omzet nog opbouwen. Daarom zijn contracten met vaste maandelijkse kosten vaker niet gewenst, wat je vaker ziet bij lagere transactiekosten.
Een vergelijkende berekening
Wanneer is een laag transactietarief voordelig?
Een pinapparaat met een laag transactietarief kan voordeliger zijn bij:
- Een groot aantal transacties per maand. In het rekenvoorbeeld hierboven stijgen bij 10.000 transacties per maand de transactiekosten in Scenario 2 naar € 1.300. Terwijl Scenario 1 slechts € 660 aan transactiekosten heeft. De totale kosten in Scenario 2 zijn € 1.306,58 tegenover € 767,42 in Scenario 1, wat Scenario 1 aantrekkelijker maakt.
- Langdurige contracten. Contracten uitgegeven over meerdere jaren waarin de totale kosten over de gehele contractperiode lager uitvallen door het dan lagere aangeboden transactietarief. In het rekenvoorbeeld is het kantelpunt na 2 jaar bij 1.000 transacties per maand.
Andere factoren om te overwegen
Naast de totale kosten spelen nog andere factoren een rol bij het kiezen van een pinapparaat:
- Betrouwbaarheid en klantenservice: Een goedkope betaaloplossing gaat soms ten koste van betrouwbaarheid en kwaliteit van de service. Het is belangrijk te overwegen hoe belangrijk de verlening van service support is voor jouw bedrijf. Ben je zelf handig met installeren van computers, telefoons en internet, of heb je hulp nodig?
- Gebruiksgemak en functionaliteiten: Sommige pinapparaten bieden extra functionaliteiten zoals integratie met kassasystemen of mobiele betalingen. Deze extra’s kunnen waarde toevoegen die hogere kosten rechtvaardigen.
- Directe uitbetaling van betalingen: De snelheid waarmee betalingen op je bankrekening wordt bijgeschreven, kan een grote invloed hebben op je cashflow, vooral voor kleine ondernemers. Sommige aanbieders bieden real-time uitbetalingen: dan is het geld vrijwel direct na de transactie beschikbaar. Andere aanbieders hebben enkele werkdagen nodig om de betaling te verwerken. Hoewel een pinapparaat met real-time uitbetaling eventueel extra kosten kan vragen, kan het de moeite waard zijn voor ondernemers die afhankelijk zijn van een stabiele cashflow. Een snellere toegang tot de inkomsten kan namelijk helpen om financiële verplichtingen tijdig na te komen en de dagelijkse bedrijfsvoering soepel te laten verlopen.
- Internationaal ondernemen: Als een bedrijf regelmatig in het buitenland klanten bedient, is het essentieel om te controleren of het pinapparaat functioneert in het buitenland. Niet alle apparaten bieden deze functionaliteit, wat een nadeel kan zijn voor internationale ondernemers. In dergelijke gevallen kan een pinapparaat met hogere transactiekosten, maar wel met internationale multi-valuta mogelijkheden, een betere keuze zijn.
De totale pinkosten bepaalt welk tarief voordeliger is
Hoewel een pinapparaat met een laag transactietarief op het eerste gezicht aantrekkelijk lijkt, is het belangrijk om naar het volledige kostenplaatje te kijken. De totale pinkosten bestaan uit meer dan alleen de transactiekosten en kunnen door verschillende factoren worden beïnvloed. Door alle kosten en factoren mee te nemen in de overweging, kunnen ondernemers een weloverwogen keuze maken die op de lange termijn het meest voordelig is voor hun specifieke situatie.
