Boekhouden voor startende ondernemers

Het bijhouden van een goede administratie is niet alleen belangrijk voor jouw eigen zicht op de financiële gezondheid van je bedrijf, maar ook voor de belastingdienst. Wanneer je ondernemer bent en ingeschreven staat bij de KVK dan ben je het namelijk wettelijk verplicht om een goede bedrijfsadministratie bij te houden. Daarnaast is het bijhouden van jouw financiën ontzettend belangrijk om jouw onderneming te sturen. Zo kun je zien hoeveel geld er binnenkomt, en uitgaat. Welke facturen nog niet betaald zijn, en wat jouw omzet en winst is. Als startende ondernemer kan het bijhouden van een boekhouding soms best ingewikkeld zijn. In dit artikel nemen we je mee naar de belangrijkste punten van boekhouden voor startende ondernemers.

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Eisen aan de boekhouding

Voordat je enthousiast aan de slag gaat met jouw boekhouding is het belangrijk om te weten waar een goede boekhouding aan moet voldoen. De belangrijkste eisen voor jouw boekhouding en zaken die je in jouw administratie moet opnemen, zetten wij voor jou op een rij:

De facturen; Je bent verplicht om verstuurde en ontvangen facturen op te nemen in jouw administratie. Daarnaast ben je verplicht om deze minimaal 7 tot 10 jaar te bewaren.
Contracten van samenwerkingen met andere partijen; deze dien je verplicht op te nemen in jouw boekhouding. Daarnaast is het belangrijk om correspondenties met bedrijven zoals e-mails of offertes te bewaren.
Je moet zowel de BTW als de inkomstenbelasting opnemen in jouw boekhouding.
Je reisadministratie; reis je vaker naar afspraken en declareer je hier kosten voor? Dan is het belangrijk dit in jouw administratie te verwerken.
Transactieoverzichten; hierin zijn alle transacties van jouw bedrijf opgenomen.
Kasadministratie; dit is belangrijk wanneer jij contante uitgaven doet. In een kasadministratie staan alle cash ontvangsten & uitgaven geregistreerd.
De modelovereenkomst; werk jij als zzp’er voor verschillende opdrachtgevers? Dan kun je afspraken tussen jou en de opdrachtgever vastleggen in een modelovereenkomst. Dit is een document dat is goedgekeurd door de belastingdienst.

Het maken van facturen

Het maken van correcte facturen is een van de belangrijkste onderdelen van een goede administratie. Bij correct boekhouden voor ondernemers komt dus zeker het maken van goede facturen om de hoek kijken. Op een goede factuur moeten een aantal zaken altijd vermeld staan:

Je bedrijfsgegevens & btw-nummer.
Je naam.
Het adres van de opdrachtgever.
De producten of diensten moeten duidelijk omschreven worden.
Het btw-percentage & het totale btw-bedrag.
Het totaalbedrag van de factuur.
Het bankrekeningnummer waar de betaling op voldaan dient te worden inclusief de betaaltermijn.

Zoals je ziet kan het opstellen van een factuur een tijdrovende klus zijn. Dat hoeft het echter niet zo te zijn! Je kunt heel eenvoudig online facturen maken met een facturatieprogramma zoals WeFact. Wanneer je gebruik maakt van de software van WeFact kun je jouw facturen eenvoudig maken in jouw eigen huisstijl en behoud je overzicht in jouw administratie.

Het bijhouden van een urenregistratie

Bij boekhouden voor startende ondernemers hoort ook het bijhouden van een urenregistratie. Wanneer jij als ondernemer namelijk voldoet aan het urencriterium kun jij genieten van enkele belastingvoordelen. Dit betekent dat je in 2023 minimaal 1225 uren aan jouw onderneming moet besteden. En dat je meer tijd moet besteden aan jouw onderneming dan aan andere werkzaamheden. Werk jij bijvoorbeeld nog deels in loondienst en deels als ondernemer? Dan mag je dus niet meer uren voor de baas werken dan voor je eigen onderneming. Anders kom je helaas niet in aanmerking voor de belastingvoordelen.

De Btw-aangifte

Wanneer je start als ondernemer zal je elk kwartaal BTW aangifte moeten doen. Het is daarom ontzettend belangrijk om jouw facturen goed te registreren. Dit kun je handmatig doen, via Excel, of je kunt dit bijhouden bij verschillende online boekhoudprogramma’s. Aan de hand van jouw inkomsten en uitgaven wordt uiteindelijk bepaald hoeveel BTW jij de belastingdienst verschuldigd bent. Wanneer je een kleine ondernemer bent, kan het voordelig zijn om in de KOR te stappen. Wanneer je in de KOR (kleine ondernemersregeling) zit ben je niet BTW plichtig. Je berekent dus geen BTW aan jouw klanten en draagt deze dus ook niet af. Aan de andere kant kun je ook geen BTW aftrekken van investeringen die jij voor jouw bedrijf doet.

De inkomstenbelasting

Naast BTW draag je ieder jaar inkomstenbelasting af aan de belastingdienst. Hoe hoog deze inkomstenbelasting is, is afhankelijk van jouw inkomsten. Het is ontzettend belangrijk om hier van tevoren goed onderzoek naar te doen, zodat je een inschatting kunt maken van het percentage inkomstenbelasting dat je gaat betalen. Zet dit bedrag iedere maand apart! Anders kom je in Maart, wanneer het tijd is voor de inkomstenbelasting, voor een vervelende verrassing te staan.

Hoewel boekhouden voor startende ondernemers vrij ingewikkeld klinkt, kan ook jij dit zelf regelen. Verdiep je in de verschillende regels en informeer bij vragen altijd bij de Belastingdienst.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.