Categorieën

Zo doe je de administratie als je een webwinkel hebt

Het runnen van een webshop brengt veel uitdagingen en keuzes met zich mee. Ook als het gaat om de administratie. Het is belangrijk dat je je boekhouding goed inricht, zodat jouw administratie en financiële overzichten nauwkeurig zijn en je de juiste beslissingen kunt nemen. Bij de boekhouding van een webshop zijn er 7 belangrijke punten om rekening mee te houden. In dit artikel zetten we ze voor je op een rij.

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

1. Meerdere valuta’s en buitenlandse verkopen

Handel je met landen buiten de eurozone? Om een buitenlandse verkoop te matchen met de laatste storting op jouw bankrekening, moet je de exacte wisselkoers weten die jouw e-commerceplatform heeft gebruikt om de valuta’s om te zetten. Soms kan die omzetting leiden tot een afwijking. Dan moet je het verschil in je administratie registreren als een ‘winst of verlies op vreemde valuta’.

2. Omzetbelasting

Een van de belangrijkste uitdagingen bij het runnen van een e-commercebedrijf is het innen en betalen van omzetbelasting. Dit komt doordat je bij een webshop al snel te maken krijgt met grensoverschrijdende verkopen. Er geldt een wereldwijde drempel van €10.000 aan verkopen aan buitenlandse particulieren. 

Nadat die drempel van € 10.000 is overschreden, dien je het btw-tarief van de ontvangende klant te hanteren. Dat betekent dat dit tarief ook op de factuur aan de desbetreffende klant staat. Waak er dus voor dat je op het juiste moment facturen omzet van 21 procent btw naar het percentage dat berekend wordt in het land van de ontvanger. Het is overigens ook mogelijk om af te zien van de drempel van €10.000, zodat je direct het tarief van de ontvangende klant kunt aanhouden.

3. Payment serviceproviders

Payment serviceproviders (denk aan Mollie, Adyen en PayPal) kunnen jouw administratie complexer maken. Payment serviceproviders vragen een deel van elke verkoop die je online doet. De stortingen op jouw bankrekening zijn netto-omzet in plaats van bruto-omzet. Dat komt doordat de payment serviceprovider zijn kosten heeft ingehouden voordat het geld op jouw rekening wordt gestort. In jouw administratie noteer je de bruto-omzet en het verschil tussen dat bedrag en de storting op jouw bankrekening als ‘verkoopprovisie’.

4. Retouren

Als je een verkoop doet via een e-commerceplatform, wordt de betaling veelal verwerkt door een externe payment serviceprovider. Maar stel dat jouw klant het artikel een week later retourneert. Waar wordt de retour dan vastgelegd? Wanneer er meerdere tools gekoppeld zijn aan jouw platform, kun je trackingsproblemen tegenkomen.

Werd de retourzending vastgelegd in het platform of via de payment service provider? Is het meerdere keren opgenomen in jouw administratie? Bovendien betalen veel payment serviceproviders de door jou betaalde verkoperskosten niet terug, omdat een klant het artikel retourneert. Die vergoeding wordt een verlies voor jouw bedrijf en moet op die manier in de boekhouding.

5. Voorraadbeheer

Veel e-commerceplatformen bieden de mogelijkheid tot het bijhouden van voorraad. Maar als je op meerdere plaatsen online verkoopt – bijvoorbeeld op jouw eigen Shopify-website en op een site als Amazon – houdt een e-commerceplatform geen wijzigingen in de voorraad bij als gevolg van externe verkoop. Jouw Amazon-verkopen worden dus niet weerspiegeld in de voorraad die Shopify registreert. Dat maakt het buitengewoon belangrijk om één centrale plek te hebben om de voorraad bij te houden.

6. Achteraf betalen

Sommige e-commerceplatformen zijn uitgerust om – naast directe betaling – verkopen bij te houden die achteraf worden betaald. Als je van plan bent om deze betaalmethode aan te bieden, dan wordt de verkoop pas volledig verwerkt in jouw boekhouding als het geld op jouw bankrekening is bijgeschreven. Denk goed na over welke online betaalmethodes je wilt aanbieden en zorg ervoor dat jouw software deze verkopen aankan.

7. Verzendkosten

Sommige e-commerceplatformen maken verzending gemakkelijker door rechtstreeks te integreren met verzendsystemen. Dat betekent dat jouw platform zowel het innen van verzendkosten bij de klant als het kopen van portokosten bij jouw logistieke dienstverlener kan afhandelen.

De verzendkosten die je aan klanten in rekening brengt, komt vaak niet overeen met wat je betaalt om die artikelen te verzenden. Je biedt tegen een tarief van € 6,- verzending aan en je betaalt € 2,- om de ene bestelling te verzenden en € 10,- om een ​​andere te verzenden. Je boekhouding moet die verschillen kunnen verklaren. Er zijn twee manieren om dat te doen:

Eén grootboekrekening voor verzendkosten

De eerste manier om rekening te houden met verschillen tussen inkomsten en uitgaven uit verzending, is door alles op 1 grootboekrekening te boeken. Dat betekent dat zowel de inkomsten uit verzending als alle betalingen aan logistieke partners (zoals UPS) naar dezelfde grootboekrekening gaan.

Twee aparte grootboekrekeningen voor inkomsten en uitgaven uit verzending

Als alternatief kun je 2 grootboekrekeningen aanmaken. Een grootboek voor inkomsten en een grootboek voor kosten. Vaste vergoedingen die van de klant worden geïnd, gaan naar de eerste rekening. Betalingen aan logistieke partners worden geboekt op de tweede.

Kies een goede boekhouder of accountant

Heb je een webwinkel? Of wil je er een opzetten? Dan is belangrijk om een goede keuze te maken als het gaat e-commerce software, boekhoudprogramma’s en payment serviceprovider. Naast de juiste tools is het belangrijk dat je een gespecialiseerde boekhouder of accountant naar jouw onderneming laat kijken. Experts zijn op de hoogte van de regels, kennen de fiscale voordelen en kunnen een financiële sparringpartner voor jouw zaak zijn.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
In 2023 minder belasting betalen? Dan is december hét moment om in actie te komen. Met deze praktische tips kun je maximaal voordeel behalen. Of het…
Veel zzp’ers houden zelf hun administratie bij en sturen zelf hun facturen aan klanten en opdrachtgevers. Een factuur moet voldoen aan wettelijke…
Een goede bedrijfsadministratie vormt het financiële hart van alle bedrijfsmatige activiteiten – dat geldt zowel voor zzp’ers als mkb’ers. Naast…
Je voert succesvol debiteurenbeheer als de debiteurenpost ten opzichte van je omzet zo laag mogelijk is. Met andere woorden, als de facturen op tijd en…
Twijfel je over de financiële haalbaarheid van je nieuwe bedrijf of project? Stel dan een exploitatiebegroting op. Die helpt je bij het in kaart…
Wat is een service level agreement (sla)? En waarom is het belangrijk voor ondernemers? Wil je als ondernemer de kwaliteit van je dienstverlening…