Hoe werkt de werkkostenregeling WKR?
Met de regeling mag je bepaalde vergoedingen, verstrekkingen of het ter beschikking stellen van voorzieningen onbelast geven aan je personeel. Bijvoorbeeld een kerstpakket, thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding zijn onbelaste vergoedingen. Maar dat kan alleen zolang je binnen de vrije ruimte WKR blijft.
Vrije ruimte WKR in 2025:
- 2% van de fiscale loonsom (het totaal van het belastbare loon van al je werknemers) over de eerste € 400.000.
- 1,18% over het bedrag boven de € 400.000.
Overschrijd je de vrije ruimte? Dan moet je 80 procent eindheffing betalen over het bedrag erboven.
Gebruikelijkheidstoets
Je mag zelf kiezen of je iets als loon bij de werknemer belast of als eindheffingsloon in de werkkostenregeling onderbrengt. Wel geldt dan een gebruikelijkheidstoets. Die checkt of een vergoeding of verstrekking aan je personeel binnen de regeling niet te veel afwijkt van wat normaal is in vergelijkbare situaties. De Belastingdienst hanteert hierbij een marge: een vergoeding mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat onder soortgelijke omstandigheden gebruikelijk is.
Doelmatigheidsgrens van € 2.400
Volgens de Kennisgroep van de Belastingdienst mag je vergoedingen en verstrekkingen tot € 2.400 per werknemer per jaar aanwijzen als eindheffingsloon zonder verdere onderbouwing. Dit bedrag geldt als een doelmatigheidsgrens én als ‘veilige haven’, volgens de Kennisgroep. Zolang je binnen deze grens blijft, beschouwt de fiscus het als gebruikelijk en betaal je geen belasting.
Dat schrijft de Kennisgroep in hun publicatie over de doelmatigheidsgrens.
Aanmerken als eindheffing en daardoor onbelast
Dus geef je bepaalde vergoedingen van maximaal € 2.400 per jaar per werknemer? Dan zit je goed qua onbelaste vergoedingen via de werkkostenregeling WKR. Dit bedrag wordt meestal zonder problemen als eindheffingsloon geaccepteerd. Kom je daarboven, dan moet je kunnen aantonen dat het bedrag binnen de perken blijft in vergelijking met soortgelijke functies, bedrijven en sectoren.
Geen uitgebreide toets
Deze doelmatigheidsgrens voorkomt dat je voor elk extraatje een uitgebreide toets hoeft te doen. Je bespaart daarmee tijd en voorkomt discussie bij een controle.
- Minder gedoe met bewijslast
- Meer ruimte om personeel onbelast iets extra’s te geven
- Zekerheid bij de Belastingdienst
Met name voor ondernemers met een klein team is dit een praktische oplossing om extra’s te geven zonder fiscaal risico.
Wanneer geldt de doelmatigheidsgrens niet?
De € 2.400-grens geldt niet als een vergoeding onder de gerichte vrijstelling valt of voldoet aan de gebruikelijkheidseis.
Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zoals reiskosten, vergoedingen en voorzieningen voor thuiswerken, cursussen of arbovoorzieningen vallen buiten de doelmatigheidsgrens. Ze zijn per definitie gebruikelijk en hoef je dus niet aan te wijzen.
Kom je boven de € 2.400 uit met vergoedingen die voldoen aan de gebruikelijkheidstoets? Dan moet je wél aan de toets voldoen.
Ook voor directeur grootaandeelhouder
De dga wordt fiscaal gezien als werknemer van zijn eigen bv. Dus de WKR is ook van toepassing, net als de ‘veilige haven’ van € 2.400.
De Belastingdienst kijkt bij dga’s wel kritischer naar het zakelijk karakter van vergoedingen, omdat zij zelf beslissen over hun loon en vergoedingen.
Whitepaper Belastingwijzigingen
Voorbeelden uit de praktijk
De Kennisgroep geeft ook voorbeelden uit de praktijk om duidelijk te maken hoe de doelmatigheidsgrens werkt.
Voorbeeld 1: reiskosten en eindejaarsuitkering
Een werkgever geeft een werknemer:
- € 1.500 reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer (valt onder de gerichte vrijstelling)
- € 2.000 eindejaarsuitkering
Omdat gerichte vrijstellingen altijd gebruikelijk zijn, speelt de gebruikelijkheidstoets hier niet. De eindejaarsuitkering valt wél onder die toets, maar blijft binnen de doelmatigheidsgrens van € 2.400. Er is nog niet eerder van deze grens gebruikgemaakt, dus de uitkering mag volledig als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen.
Voorbeeld 2: meerdere vergoedingen en eindejaarsuitkering
Een werkgever heeft al € 2.000 aan vergoedingen als eindheffingsbestanddeel aangewezen. Deze voldoen aan de gebruikelijkheidseis. Daarnaast wil de werkgever de eindejaarsuitkering van € 2.100 aanwijzen. Omdat de doelmatigheidsgrens nog niet is benut, mag ook deze uitkering in zijn geheel worden aangewezen als eindheffingsloon.
Praktische tips voor de werkkostenregeling
- Houd per werknemer bij hoeveel je aanwijst als eindheffingsloon.
- Gebruik de veilige haven voor bonussen, personeelsuitjes of eindejaarsuitkeringen.
- Check elk jaar je vrije ruimte WKR, zodat je weet wat je kunt toekennen.
- Gebruik een tool of overleg met je adviseur als je twijfelt of je binnen de grens blijft.
Meer weten over de werkkostenregeling?
Meer weten over hoe je als ondernemer de WKR gebruikt? Lees dan ook ons artikel over de werkkostenregeling (WKR): haal het meeste uit de vrije ruimte.
