Inhoudsopgave
De coronacrisis heeft de wereld op zijn kop gezet. We kregen te maken met lockdowns, avondklokken en coronaregels. Thuiswerken werd de norm. We klommen massaal achter de eettafel of het bureau aan huis om online met onze collega’s te vergaderen.
Waarom een thuiswerkvergoeding?
Thuiswerken betekent dat je als werknemer thuis extra kosten maakt. Denk aan de verwarming die de hele dag staat te loeien, de kopjes koffie die je normaal gesproken uit de automaat op kantoor haalt en het wc-papier en water wat je er op zo’n dag doorheen jaagt. Dit is allemaal niet gratis en daarom is er een thuiswerkvergoeding. Op deze manier kan een werkgever die extra uitgaven compenseren.
Thuiswerkvergoeding 2023
Nu thuiswerken normaler is dan ooit mag je als werkgever je personeel een onbelaste vergoeding van € 2,15 per dag geven. Het is niet zo dat je deze vergoeding volledig terugkrijgt van de Belastingdienst, maar de overheid wil het geven van een thuiswerkvergoeding wel stimuleren. Daarom hoef je als ondernemer geen loonheffing te betalen over de thuiswerkvergoeding van € 2,15 per dag die je aan jouw personeel geeft. Uiteraard mag je ook meer vergoeding geven, maar over het deel boven de € 2,15 betaal je dan wel gewoon loonheffing.
Thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding
Het is niet en-en, maar of-of. Je geeft je personeel een thuiswerkvergoeding of een reiskostenvergoeding. Logisch ook eigenlijk, want als je thuis werkt reis je niet en als je reist werk je niet thuis. De reiskostenvergoeding is maximaal € 0,21 per kilometer.
Je bepaalt als werkgever welke vergoeding jouw personeelsleden krijgen. Als een personeelslid een deel van de dag thuis werkt en een deel van de dag op kantoor dan krijgt hij of zij voor die dag een van de twee vergoedingen. Je kunt er als werkgever ook voor kiezen dat de werknemer zelf mag bepalen welke vergoeding hij of zij krijgt. Personeelsleden die verder weg wonen zullen eerder kiezen voor de reiskostenvergoeding. De collega die om de hoek woont rekent zich daarentegen waarschijnlijk rijk met de thuiswerkvergoeding.
Thuiswerkplek vergoeden
Naast de vergoeding voor de extra kosten die werknemers maken door thuis kopjes koffie te zetten, de verwarming aan te zetten en naar de wc te gaan, zijn er ook nog de kosten voor het inrichten van een thuiswerkplek. Denk hierbij aan het aanschaffen van een bureau en een bureaustoel. Deze kosten vallen binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Als je dit vergoedt, hoef je hier als werkgever geen belasting over te betalen.
Vaste vergoeding
Door met iedere werknemer af te spreken wanneer hij of zij op welke locatie werkt, kun je als werkgever een vaste vergoeding geven. Je spreekt bijvoorbeeld af dat de werknemer twee dagen thuis werkt en drie dagen op kantoor. Je keert dan voor twee dagen de thuiswerkvergoeding uit en voor drie dagen de reiskostenvergoeding. Deze vaste vergoeding hoef je niet direct aan te passen als de werknemer een week een dagje meer of minder thuis werkt. Alleen als dit structureel gebeurt dan pas je de vergoeding aan. Op deze manier hoef je niet per dag bij te houden welk personeelslid thuis of op kantoor werkt. Dat scheelt een hoop administratieve rompslomp.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Laat zien dat je een goede werkgever bent
Je bent als werkgever niet verplicht om een thuiswerkvergoeding of een vergoeding voor het inrichten van een thuiswerkplek te geven. Het kan wel zijn dat in de desbetreffende cao-verplichtingen staan waaraan je je als werkgever moet houden. Daarnaast moet je volgens de Arbowet elke arbeidsplaats betrekken in je arbobeleid. Dit geldt dus ook voor de thuiswerkplekken. Zo ben je onder meer verplicht om te checken of elke thuiswerkplek goed is ingericht en voorzien is van alle faciliteiten om gezond en veilig te kunnen werken.
Ondanks dat vergoedingen voor thuiswerken en het inrichten van een thuiswerkplek niet verplicht zijn, kan het wel raadzaam zijn om dit soort vergoedingen aan jouw personeel te geven. Zo zorg je voor een goede relatie met je personeel, behoud je je werknemers en trek je nieuwe werknemers aan.
Gerelateerd lezen:
• Terug naar kantoor, maar niet iedereen wil dat
• Starten met HR analytics in Loket.nl
• Snel inzetbaar personeel
• Besparen op brandstofkosten van je bedrijf? 5 tips
