Wat is thuiswerkvergoeding?
Een thuiswerkvergoeding is een bedrag dat je als werkgever aan je medewerkers betaalt als ze regelmatig thuiswerken. Hiermee kun je hen helpen de extra kosten van thuiswerken te dekken, zoals voor internet, energie, telefoon of kantoorartikelen.
Waarom zou je medewerkers een thuiswerkvergoeding geven?
Thuiswerken betekent dat je als werknemer thuis extra kosten maakt. Denk aan de verwarming die de hele dag staat te loeien, de kopjes koffie die je normaal gesproken uit de automaat op kantoor haalt en het wc-papier en water wat je er op zo’n dag doorheen jaagt.
Voordelen van een thuiswerkvergoeding
Dit is niet gratis en daarom is er een thuiswerkvergoeding. Op deze manier kan een werkgever die extra uitgaven compenseren. Zo draag je bij aan een fijne en professionele thuiswerkplek.
Wat is de thuiswerkvergoeding in 2025?
De onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt per 1 januari 2025 € 2,40 per dag. Als werkgever mag je je personeel dat belastingvrij maximaal vergoeden. Dat is 5 cent meer dan in 2024, toen de thuiswerkvergoeding € 2,35 per dag was.
Wat als je meer wilt vergoeden?
Over dat bedrag hoef je als ondernemer geen loonheffing te betalen. Uiteraard mag je meer vergoeding geven, maar over het deel boven de € 2,40 betaal je wel gewoon loonheffing.
Thuiswerkvergoeding vs. reiskostenvergoeding
Mag je beide vergoedingen tegelijk geven?
Je kunt je personeel óf een thuiswerkvergoeding geven, óf een onbelaste reiskostenvergoeding. Beide tegelijk mag niet. Logisch toch? Als je thuiswerkt, reis je niet. En als je reist, werk je niet thuis. In 2025 is de onbelaste reiskostenvergoeding maximaal € 0,23 per kilometer.
Je bepaalt als werkgever welke vergoeding je personeelsleden krijgen. Als een personeelslid een deel van de dag thuis werkt en een deel van de dag op kantoor, dan krijgt hij of zij voor die dag een van de twee vergoedingen.
Je kunt er als werkgever ook voor kiezen dat de werknemer zelf mag bepalen welke vergoeding hij of zij krijgt. Personeelsleden die verder weg wonen, zullen eerder kiezen voor de reiskostenvergoeding. Een collega die om de hoek woont heeft waarschijnlijk een voorkeur voor een thuiswerkvergoeding.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Thuiswerkplek vergoeden: zo werkt het
Naast de vergoeding voor de extra kosten die werknemers maken, zijn er ook nog de kosten voor het inrichten van een thuiswerkplek. Denk hierbij aan het aanschaffen van een bureau en een bureaustoel. Deze kosten vallen binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Als je dit vergoedt, hoef je hier als werkgever geen belasting over te betalen.
Hoe werkt een vaste vergoeding?
Door met werknemers af te spreken wanneer hij of zij vanaf waar werkt, kun je als werkgever een vaste vergoeding geven. Je spreekt bijvoorbeeld af dat de werknemer twee dagen thuis werkt en drie dagen op kantoor. Je keert dan voor twee dagen de thuiswerkvergoeding uit en voor drie dagen de reiskostenvergoeding.
Minder administratie
Deze onbelaste vergoeding hoef je niet direct aan te passen als de werknemer een week een dagje meer of minder thuis werkt. Alleen als dit structureel gebeurt, pas je de vergoeding aan. Op deze manier hoef je niet per dag bij te houden welk personeelslid thuis of op kantoor werkt. Dat scheelt een hoop administratieve rompslomp.
Is een thuiswerkvergoeding verplicht?
Nee, en hetzelfde geldt voor een vergoeding voor het inrichten van een thuiswerkplek te geven. Het kan wel zijn dat er in de cao regels staan waaraan je je als werkgever moet houden.
Daarnaast moet je volgens de Arbowet elke arbeidsplaats betrekken in je arbobeleid, dus ook thuis moet er een veilige werkplek zijn. Zo ben je onder meer verplicht om te checken of elke thuiswerkplek goed is ingericht en voorzien is van alle faciliteiten om gezond en veilig te kunnen werken.