Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De werkkostenregeling (WKR) is een regeling waarmee je als werkgever onbelaste vergoedingen en extra’s aan werknemers (en jezelf als dga) mag geven, zoals een bedrijfsfeest, kerstpakket of thuiswerkvergoeding. Dit mag tot een bepaald bedrag: de vrije ruimte.
Vrije ruimte in 2025: hoeveel mag je onbelast vergoeden?
- 2% van de fiscale loonsom over de eerste € 400.000.
- 1,18% over het bedrag boven de € 400.000.
De fiscale loonsom is het totaal van het belastbare loon van al je werknemers, inclusief bijvoorbeeld bijtelling van een auto van de zaak.
Kosten buiten de vrije ruimte: wat als je te veel uitgeeft?
Als je de vrije ruimte overschrijdt, moet je over het extra bedrag 80 procent eindheffing betalen. Dit komt voor rekening van jou als werkgever en mag je niet doorberekenen aan je werknemer.
Wat mag je onbelast vergoeden via de WKR?
Je kunt veel soorten vergoedingen kwijt binnen de vrije ruimte. Hier zijn praktische voorbeelden:
- Kerstpakketten
- Bedrijfsfitness
- Personeelsfeest (buiten de werkplek)
- Thuiswerkvoorzieningen zoals een bureaustoel of scherm
- Thuiswerkvergoeding (in 2025 € 2,40 per dag)
- Reiskostenvergoeding (in 2025 € 0,23 per kilometer)
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
- Bonussen en cadeaus tot € 2400 per persoon per jaar
Tip: Werkplekactiviteiten, zoals een borrel of sinterklaasfeest, vallen meestal niet in de vrije ruimte (als ze op de werkplek plaatsvinden en er geen maaltijden zijn).
Gebruikelijkheidstoets: hoeveel mag je vergoeden?
De Belastingdienst kijkt of een vergoeding of cadeau gebruikelijk is. Je mag vergoedingen tot € 2400 per werknemer per jaar geven zonder problemen. Alles daarboven kan worden afgekeurd.
Hoe werkt de WKR voor dga’s?
Ben je directeur-grootaandeelhouder (dga)? Dan mag je de werkkostenregeling voor jezelf gebruiken, want als dga ben je in loondienst van je eigen bv. Dat betekent dat je jezelf via de WKR een onbelaste vergoeding kunt geven, bijvoorbeeld voor een telefoon, fiets of reiskosten.
Bij het minimale dga-salaris van € 56.000 levert dit in 2025 een vrije ruimte op van € 1.120 (2% van € 56.000). Mis dit voordeel niet en kijk vóór het einde van het jaar hoe je de vrije ruimte kunt benutten.
Whitepaper Belastingwijzigingen
Veelgemaakte fouten bij de WKR (en hoe je ze voorkomt)
Geen goede samenwerking tussen HR en finance
Zorg dat iedereen op de hoogte is van de WKR. Spreek af wie verantwoordelijk is.
Verkeerde loonsom voor de vrije-ruimteberekening
Gebruik altijd de juiste fiscale loonsom, inclusief bijtelling auto van de zaak.
Fouten in de administratie
Noteer goed wat je aanwijst als WKR-vergoeding. En vergeet niet: inclusief btw.
Geen onderbouwing van vaste kostenvergoedingen
Zorg dat je altijd kunt aantonen hoe een vaste vergoeding is opgebouwd. Anders valt het volledig in de vrije ruimte.
Handige tips voor je administratie
- Houd een aparte administratie bij van alle WKR-kosten.
- Werk samen met je boekhouder om alles goed te verwerken.
- Controleer aan het eind van het jaar of je de vrije ruimte niet hebt overschreden.
WKR 2025: zorg dat je geen geld laat liggen
De werkkostenregeling is een handige manier om je personeel en jezelf als dga iets extra’s te geven zonder hoge lasten. Door slim gebruik te maken van de vrije ruimte kun je kosten besparen en je werknemers tevreden houden. Houd goed bij wat je vergoedt en wanneer, om verrassingen te voorkomen. Twijfels, overleg met je boekhouder of financieel adviseur.
