Wat is diefstal of fraude?
Bij diefstal op de werkvloer gaat het vaak om het stelen van fysieke eigendommen, zoals geld, computers, apparatuur of voorraad. Het kan ook gaan om het stelen van intellectuele eigendommen, zoals bedrijfs- of klantgegevens.
Bij fraude kan het gaan om het vervalsen van documenten, het indienen van valse claims of het gebruik van bedrijfsgelden voor persoonlijke doelen.
Wat als je diefstal of fraude vermoedt op de werkvloer?
Wanneer je diefstal of fraude vermoedt door een werknemer, dan is je vertrouwen geschaad. Het is belangrijk om kalm te blijven en de volgende stappen te doorlopen. Bedenk dat een werknemer pas schuldig is op het moment dat je dit kunt bewijzen.
Verzamel bewijsmateriaal
Een ontslag, schorsing of andere maatregel op basis van alleen een vermoeden blijft over het algemeen niet overeind. Daarom is het belangrijk om bewijs te verzamelen.
- Financiële documenten: controleer of er geld of goederen zijn verdwenen.
- Camerabeelden: gebruik bestaande beelden of zet een verborgen camera in.
- Getuigenverklaringen: zijn er andere medewerkers die iets verdachts hebben gezien of gehoord?
Dit kun je zelf doen of je kunt hiervoor een bedrijfsrechercheur inschakelen.
De betrokken werknemer schorsen
Een werknemer schorsen kan een manier zijn om onderzoek te doen. Hiervoor moet je al voldoende redenen en een vorm van bewijs hebben. Het kan ook nodig zijn dat iemand wel actief blijft in zijn functie. Kijk dus wat bij de situatie en het onderzoek past.
Hoor en wederhoor
Tijdens het onderzoek moet je je als goede werkgever blijven gedragen. Bied de werknemer de mogelijkheid om te reageren op de bedenkingen en eventuele bevindingen uit het onderzoek. Dit is niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig. Je laat hiermee goed werkgeverschap zien en het vergroot de kans van slagen wanneer je iemand wilt ontslaan.
Wat als diefstal of fraude is bewezen?
Wanneer grondig onderzoek laat zien dat een werknemer inderdaad diefstal of fraude heeft gepleegd, dan heb je een aantal opties.
- Confronteer de werknemer. Deel op een professionele en respectvolle manier je bevindingen. Maak een gesprek mogelijk.
- Vraag juridisch advies. Een juridisch adviseur kan je helpen met het nemen van de juiste stappen en met advies over de juridische consequenties van de fraude of diefstal.
- Neem disciplinaire maatregelen. Dit kan een officiële waarschuwing zijn, een schorsing, een ontslag op staande voet of beëindiging van het dienstverband.
- Doe aangifte bij de politie. Dit is niet wettelijk verplicht. Of het verstandig is, hangt af van de ernst en de aard van het misdrijf, het bewijs dat je hebt en of je verzekerd bent. Als je je niet prettig voelt bij de situatie of bang bent voor de dader, is het slim om sowieso aangifte te doen.
- Zorg voor schadevergoeding. Heb je in de arbeidsovereenkomst een voorwaarde opgenomen over diefstal of fraude? Dan kun je een boete opleggen of een schadevergoeding eisen.
- Evalueer je interne procedures. Kijk hoe de diefstal of fraude heeft kunnen gebeuren en hoe je dit in de toekomst kunt voorkomen.
- Informeer je werknemers. Deel wat er is gebeurd.
Ontslag op staande voet
Als je kunt bewijzen dat diefstal of fraude heeft plaatsgevonden, dan mag je de werknemer op staande voet ontslaan. Hiervoor hoef je dus niet eerst langs de kantonrechter. Voor een rechtsgeldig ontslag, moet je aan de volgende eisen voldoen:
- Je moet een dringende reden hebben voor het ontslag op staande voet
- Je moet de werknemer direct ontslaan nadat je zeker was van de fraude of diefstal
- Je moet de werknemer direct op de hoogte stellen wat de reden is van het ontslag op staande voet.
Let op: je hoeft iemand niet meteen te ontslaan zodra je een vermoeden hebt. Je mag eerst het recht op hoor en wederhoor toepassen en/of juridisch advies inwinnen. Een vermoeden onderzoeken kost tijd. Zodra je het bewijs hebt, moet je snel handelen. Als je iemand nog een paar dagen door laat werken, was het blijkbaar niet ernstig genoeg.
Hoe ontsla je een medewerker op staande voet?
Ontslag op staande voet is een heftige maatregel, omdat de werknemer niet alleen ontslagen wordt. De werknemer krijgt ook geen WW, heeft geen recht op een transitievergoeding en krijgt de naam ‘dief’ of ‘fraudeur’ mee. Daarom moet je een dringende reden hebben voor dit ontslag. Diefstal en fraude worden hiervoor in de meeste gevallen als dringend gerekend.
Als je iemand op staande voet ontslaat, dan is dit belangrijk om te weten:
- Zodra je iemand op staande voet ontslaat, moet je de reden erbij vertellen.
- Het is handig om de werknemer per (aangetekende) brief nogmaals te laten weten dat je hem op staande voet ontslaat.
- Je kunt voor de zekerheid het ontslag bij de kantonrechter aanvragen. De werknemer kan ook zelf naar de kantonrechter gaan om te vragen of het ontslag op staande voet ongedaan gemaakt kan worden.
Diefstal en bedrijfsfraude voorkomen: 5 tips
- Creëer een open en eerlijke bedrijfscultuur. Maak communicatie tussen werknemers en management laagdrempelig, benadruk eerlijkheid binnen het bedrijf en maak het mogelijk om verdachte situaties anoniem te melden.
- Duidelijke afspraken. Maak duidelijke afspraken over wat wel en niet mag met bedrijfseigendommen en geld. Zet dit op papier en zorg dat iedereen deze afspraken kent. Zorg ook dat duidelijk is wat er gebeurt als je je niet aan de afspraken houdt.
- Controleren. Zorg voor camerabeelden, check regelmatig de administratie, onderzoek eventueel zakelijke e-mails en de bedrijfstelefoon. Hierbij heb je wel te maken met de privacy van je werknemers, dus bekijk goed welke regels hiervoor gelden.
- Aannamebeleid. Wees kritisch op wie je aanneemt. Vraag om referenties en eventueel om een verklaring omtrent gedrag (VOG).
- Herken de signalen. Vaak zijn het onverschillige werknemers die betrokken zijn bij diefstal of fraude. Let op als een werknemer vaak smoezen verzint, weggaat zonder duidelijke reden, zich niet houdt aan afspraken, een levensstijl heeft die niet past bij zijn of haar salaris, er vaak dingen onduidelijk zijn bij declaraties of urenbriefjes en andere dingen waar jij of andere werknemers zich niet goed bij voelen.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Veelgestelde vragen over diefstal en fraude
Moet ik aangifte doen bij de politie?
Dat hangt af van de ernst van de situatie. Bij grote bedragen of geweld doe je altijd aangifte bij de politie. Bij kleine bedragen of geen geweld moet je bepalen of de aangifte zinvol is.
Moet ik fraude melden bij de Belastingdienst?
In de meeste gevallen ben je verplicht om fraude te melden bij de Belastingdienst.
Kan ik de schade verhalen op de medewerker?
In de meeste gevallen wel, maar je moet dan wel sterke bewijzen hebben. Ook staat er vaak iets in de arbeidsovereenkomst over de gevolgen van onrechtmatig gedrag, zoals diefstal en fraude. Een clausule over een boete of een schadevergoeding. Deze moet je opvolgen. Een werknemer kan eventueel via de rechter de hoogte van de schadevergoeding verlagen, onder bepaalde voorwaarden.
Dekt een verzekering diefstal en/of fraude?
Dat hangt van de verzekeringspolis af. De meeste bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen dekken diefstal en/of fraude door werknemers. Controleer hiervoor jouw polisvoorwaarden of neem contact op met je verzekeraar.
Kan ik interne controles instellen om diefstal en/of fraude op te sporen?
Ja, dat kan. Bijvoorbeeld op je geldstromen, je voorraad en inkoopfacturen. Heb je vermoedens van fraude of diefstal? Dan kun je werken met een verborgen camera of de mail van een werknemer controleren. Hierbij heb je alleen wel te maken met de privacyregels. Laat je daarom adviseren door een specialist.
