Financiële administratie
De financiële administratie van een bedrijf omvat het bijhouden van alle transacties, zoals de betalingen aan leveranciers, de ontvangsten van jouw klanten en de uitgaven die je voor de zaak maakt. Het gaat dus onder meer om verzonden facturen, bankafschriften, contracten. Om een duidelijk beeld van de inkomsten- en uitgaven te krijgen moet er regelmatig een financieel overzicht gemaakt worden in de vorm van een balans, winst-en-verliesrekening en kasstroomoverzicht. Een zakelijke bankrekening is niet verplicht, maar het is zeker aan te raden naast je privérekening een zakelijke bankrekening te hebben, om privé en zakelijke transacties duidelijk uit elkaar te houden.
Boekhouding
De boekhouding is een belangrijk onderdeel van de financiële administratie en omvat onder andere het bijhouden van journaalposten, het opstellen van grootboekrekeningen en het voorbereiden van financiële rapportage.
Voorraadbeheer
Verkoopt je bedrijf fysieke producten, denk aan detailhandel, e-commerce, horeca of logistiek en transport? Dan is het hebben van een geordend voorraadbeheer onmisbaar. Voorraadbeheer houdt in dat alle voorraadniveaus worden bijgehouden en de inkomende en uitgaande voorraad wordt beheerd.
Facturering en crediteuren- en debiteurenbeheer
Voor ieder bedrijf is het van levensbelang dat klanten de facturen op tijd betalen. Zorg dus dat je een goed factureringssysteem en het bijbehorend debiteurenbeheer hebt. Hierbij gaat het om het opstellen en versturen van uitgaande facturen tot aan het beheren van openstaande betalingen en achterstallige rekeningen. Daarnaast heb je natuurlijk ook te maken met crediteurenbeheer, dat wil zeggen het beheer van de betalingen aan leveranciers en andere crediteuren, zodat jij zelf ook de rekeningen op tijd betaalt.
Rapportage en analyse
Om erachter te komen hoe je bedrijf presteert en waar er verbeteringen mogelijk zijn, is het van groot belang om een goede administratie op te zetten en een systeem van financiële analyses te hebben. Een goed rapportagesysteem helpt om de prestaties van jouw bedrijf te beoordelen en helpt je bij het nemen van beslissingen voor de toekomst.
Belastingaangiftes
Natuurlijk moet je bedrijf ook voldoen aan belastingverplichtingen, zoals het doen van belastingaangiftes. Denk hierbij aan de inkomstenbelasting, de omzetbelasting (btw), loonbelasting en de vennootschapsbelasting.
Je bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Alle gegevens over jouw bedrijf die je op papier of digitaal vastlegt, horen bij jouw administratie. Deze administratie is de basis voor jouw belastingaangiften.
Eisen administratie belastingdienst
Je moet je administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van jouw administratie zijn (mits van toepassing):
- Ontvangen facturen
- Kopieën van verzonden facturen
- Kasadministratie en kassabonnen
- Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- Tussentijdse controleberekeningen
- Bankafschriften
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda’s of andere afsprakenboeken
- Correspondentie (ook zakelijke e-mails)
- Software en databestanden
- Rittenregistratie zakelijke auto
- Urenregistratie voor fiscale voordelen als starters- en zelfstandigenaftrek
Een groot deel van deze gegevens wordt automatisch bewaard. Je bank bewaart de af- en bijschrijvingen van je zakelijke rekening. Als je een kassa hebt, kies dan voor een systeem met het ‘Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. De data die daarin worden opgeslagen, worden goedgekeurd door de Belastingdienst. Maar veel andere gegevens zul je actief zelf moeten bewaren.
Is je administratie niet volledig? Of bewaar je je administratie niet lang genoeg? Dan stelt de Belastingdienst zelf jouw omzet en winst vast en berekent de verschuldigde belasting. Als jij het niet eens bent met die berekening, zul je zelf moeten bewijzen dat deze berekening onjuist is. Dit is de zogenoemde ‘omkering van bewijslast’.
Als je geen duidelijke overzichten hebt van jouw aan- en verkopen, zal je je aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en aangifte inkomstenbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kun je ook geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de kleineondernemersregeling voor de btw, of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting.
Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over:
- de vorm waarin je de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
- het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan jouw bewaarplicht.
De basisgegevens van jouw administratie moet je zeven jaar bewaren. Dit geldt voor:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
- gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden
Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als je in aanmerking wilt komen voor fiscale voordelen, dan moet je dit kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Je moet dan aan de Belastingdienst kunnen aantonen dat je aan het urencriterium voldoet:
- Je besteedt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan je bedrijf. Ook wanneer je in de loop van het jaar start of stopt met je bedrijf.
- Je besteedt meer tijd aan je bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als je ook in loondienst werkt. Was je de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Waaraan moet een goede bedrijfsadministratie voldoen?
Nauwkeurig en op tijd
Een van de belangrijkste kenmerken van een goede bedrijfsadministratie is vanzelfsprekend nauwkeurigheid. Fouten in de administratie kunnen leiden tot verkeerde beslissingen en in het ergste geval tot financiële problemen. Daarnaast is tijdigheid van groot belang. Het regelmatig bijwerken van je administratie zorgt ervoor dat je altijd over de meest actuele informatie beschikt, wat je ook helpt om snel te reageren op plotselinge veranderingen in de markt.
Organisatie van documenten
Het bewaren van bonnetjes en facturen in een schoenendoos is verleden tijd. Zorg voor een goed georganiseerd digitaal systeem voor het opslaan en beheren van alle belangrijke documenten.
Tijdige evaluaties en optimalisaties
De behoeften van je bedrijf veranderen continu, en daarom is het belangrijk om ook je administratieve processen regelmatig te evalueren en te optimaliseren. Identificeer knelpunten en zoek naar manieren om die te verbeteren. Blijf op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van administratieve technologie en pas deze toe als ze waarde kunnen toevoegen aan je bedrijf.
Bedrijfsadministratie opzetten
Voor een goed georganiseerd en succesvol bedrijf is het opzetten van een effectieve bedrijfsadministratie dus van onschatbare waarde. Hoewel veel bedrijven ervoor kiezen om hun administratie intern te beheren, kan het uitbesteden van de volledige bedrijfsadministratie en boekhouding aan een boekhouder aanzienlijke voordelen bieden.
Volledige boekhouding uitbesteden?
Een goede boekhouder beschikt over de expertise en ervaring om complexe financiële taken efficiënt uit te voeren, waardoor jij je als ondernemer kan concentreren op jouw kernactiviteiten en bedrijfsgroei. Bovendien kan het uitbesteden van de administratie kostenbesparend zijn, omdat het de noodzaak van interne administratieve medewerkers en de bijbehorende overheadkosten kan verminderen.
Er is een groot aantal boekhoudpakketten op de markt, het zijn voor zowel zzp’ers als mkb-bedrijven handige hulpmiddelen die veel tijd kunnen besparen en er in ieder geval voor zorgen dat je boekhouding op orde is.
Personeelsadministratie
Personeelsadministratie is dat deel van je bedrijfsadministratie waarin je informatie over je medewerkers en je bedrijf opslaat. Denk aan loonafspraken, pensioenregelingen en verzekeringen, maar ook aan verzuim-, verlof- en salarisadministratie.
Zodra je iemand in dienst neemt moet je verzekeringen afsluiten, nieuwe premies en belastingen afdragen aan de Belastingdienst, een Risico-inventarisatie en -evaluatie RI&E opstellen, een personeelsdossier aanleggen en een administratie opzetten en bijhouden. Ook ben je verplicht deze informatie overzichtelijk en veilig op te bergen.
In je personeelsadministratie ben je wettelijk verplicht om een personeelsdossier en een salarisadministratie bij te houden. Verzuim- en verlofadministratie zijn niet verplicht, maar wel belangrijk om goed vast te leggen.
Monitoren en bijsturen
Het voeren van een goed ingerichte en overzichtelijke administratie is zowel voor zzp’ers als mkb’ers van het grootste belang. Je voldoet hiermee aan wettelijke verplichtingen, maar hebt ook een instrument in handen om jouw bedrijfsmatige activiteiten op elk moment te kunnen monitoren en waar nodig bij te sturen.
