Begin bij de feiten
Voordat je actie onderneemt, is het belangrijk dat je als leidinggevende weet wat er precies gebeurd is. Ga het gesprek aan met de werknemer en geef hem de kans zijn kant van het verhaal te vertellen. Waren er bepaalde omstandigheden die leidden tot het gedrag? Zijn er collega’s betrokken? Heb je bewijs dat je beslissing kan beïnvloeden? Pas daarna bepaal je of een sanctie op zijn plaats is.
Sancties? Zorg dat je ze goed onderbouwt
Wil je een werknemer een disciplinaire maatregel opleggen? Dan moet je dat zorgvuldig aanpakken en met een goede reden. De straf moet in verhouding staan tot wat er is gebeurd. Dat klinkt logisch, maar hoe bepaal je dat? Kijk naar de ernst van de misdraging, of de werknemer wist dat hij de regels overtrad, en of er eerder al waarschuwingen zijn gegeven. Belangrijk: zwaardere sancties zijn pas toegestaan als je eerst andere, mildere oplossingen hebt geprobeerd. Denk aan een gesprek, begeleiding of coaching. Pas als dat geen effect heeft, kun je verder opschalen.
Officiële waarschuwing geven
Helpt het niet om je werknemer aan te spreken? Dan kun je beginnen met een officiële waarschuwing per brief. Dit is een signaal dat bepaalde zaken niet getolereerd worden. Beschrijf wat er gebeurd is, of er al eerdere officiële waarschuwingen zijn gegeven, hoe de werknemer heeft gereageerd en wat de gevolgen zijn bij herhaling.
Werk aanpassen
In bepaalde gevallen is het nodig om in te grijpen in de werkzaamheden. Bijvoorbeeld na wangedrag dat je niet kunt accepteren. Je mag dan – binnen redelijke grenzen – de invulling van iemands functie aanpassen. Denk aan andere taken of het aanpassen van werkomstandigheden. Dit valt onder je instructierecht als werkgever. Belangrijk is wel dat de maatregel redelijk is en dat je zorgvuldig handelt.
Overplaatsing
Een tijdelijke overplaatsing van een werknemer kan een passende maatregel zijn bij wangedrag. Heb je in de arbeidsovereenkomst geen vaste standplaats afgesproken, of staat daarin dat jij de werkplek mag wijzigen? Dan mag je de werknemer in principe overplaatsen – zolang dat redelijk is en je het besluit zorgvuldig neemt. Denk daarbij aan een heldere motivatie en een goede afweging van de situatie.
Kleinere ingrepen
Een overplaatsing is een stevige stap, maar ook kleinere ingrepen zijn mogelijk. Denk aan het uitstellen van een loonsverhoging of promotie, of het tijdelijk afpakken van bepaalde verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld geen klantcontact meer, of geen bestellingen meer mogen doen namens het bedrijf. Zo geef je als werkgever een duidelijk signaal af – zonder meteen naar het zwaarste middel te grijpen.
Uitsluiten van werk: op non-actief stellen
Een werknemer schorsen of op non-actief stellen betekent dat je hem tijdelijk de toegang tot het werk ontzegt. In een cao, arbeidscontract of personeelsreglement kan wel een onderscheid worden gemaakt tussen een schorsing en op non-actief gezet. Belangrijk: je mag dit zware middel alleen inzetten als er écht iets ernstigs aan de hand is.
Je moet dus een goede reden hebben. Bijvoorbeeld als je een intern onderzoek doet naar ernstig wangedrag, en het niet verantwoord is dat de medewerker blijft werken. Of als er sprake is van een ernstig conflict dat de werksituatie onhoudbaar maakt. Schorsen is geen straf, maar een maatregel om rust te creëren of een situatie te onderzoeken.
Op non-actief gezet? Wel loon doorbetalen
In veel cao’s geldt een maximale schorsingsduur van 14 dagen, soms met één keer verlengen. Tijdens de schorsing moet je meestal gewoon het loon doorbetalen. Sinds de invoering van de Wet werk en zekerheid is daar weinig ruimte meer in: ook als je iemand schorst wegens ontoelaatbaar gedrag, moet je in principe blijven betalen. Alleen als het niet kunnen werken aan de werknemer zelf ligt – bijvoorbeeld door detentie of het verlies van een vereiste bevoegdheid – kan het recht op loon vervallen.
Boete opleggen
Een boete mag alleen als dit schriftelijk is afgesproken met de werknemer in de arbeidsvoorwaarden. In dat boetebeding staat wat verboden is, wat de hoogte van de boete is en wat ermee gebeurt (het bedrag mag niet naar je eigen bedrijf gaan). Je mag niet én een boete én een schadevergoeding eisen voor dezelfde gedraging.
Loon inhouden bij onvoldoende re-integratie
Bij ziekteverzuim kan een loonstop of -opschorting een drukmiddel zijn om de werknemer weer in beweging te krijgen voor re-integratie. Bij loonopschorting houd je tijdelijk het salaris in. Werkt de werknemer weer mee, dan betaal je met terugwerkende kracht alsnog.
Een loonstop betekent dat de werknemer definitief geen salaris krijgt, zolang hij niet meewerkt aan zijn re-integratie. Wel moet je vooraf waarschuwen en duidelijk zijn over de gevolgen.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Een andere functie overwegen
In sommige cao’s is het mogelijk om een werknemer terug te zetten naar een lagere functie. Dit is een ingrijpende sanctie en mag alleen als er een zwaarwegende reden voor is. Denk aan herhaald ongewenst gedrag, waarbij eerdere waarschuwingen en verbetertrajecten geen resultaat hebben gehad. De demotie moet goed onderbouwd zijn en redelijk overkomen.
De zwaarste sanctie: ontslag
De zwaarste sanctie voor wangedrag is ontslag. Hoe beëindig je een arbeidsovereenkomst zonder dat er rechtspraak aan te pas komt? Dat kan met wederzijds goedvinden en van rechtswege, lees er meer over in dit artikel. Bij een dringende reden zoals diefstal, mishandeling of andere misdrijven kan iemand op staande voet ontslagen worden. Meer uitleg en voorbeelden.
Dossieropbouw
Bij een ontslag via de kantonrechter is een volledig ontslagdossier over een disfunctionerende werknemer van cruciaal belang. Je moet dit goed kunnen bewijzen met schriftelijke bewijsstukken en documenten. Ook moet een werknemer op tijd zijn geïnformeerd per brief en de gelegenheid hebben gekregen om zijn functioneren te verbeteren. Voldoe je niet aan je verplichtingen, dan trek je in een gerechtelijke procedure aan het kortste eind. De kantonrechter zal namelijk alleen ontbinden als er sprake is van een ‘voldragen grond’.
Zorg voor een goede basis
Sancties zoals de loonstop en loonopschorting staan in de wet. Maar niet alle disciplinaire maatregelen zijn wettelijk vastgelegd. Toch kun je ze als werkgever toepassen, zolang je kunt aantonen dat ze noodzakelijk en proportioneel zijn. Een reglement of arbeidscontract waarin je gedragsregels en mogelijke sancties hebt opgenomen, helpt daarbij.
Juridisch advies
Het is altijd slim om bij sancties juridisch advies in te winnen bij je eigen juridisch adviseur of externe partij. Check of juridisch advies onderdeel is van je rechtsbijstandsverzekering. Ga na of je als werkgever aan alle regels voldoet.
Tot slot
Duidelijkheid is cruciaal, ook tegenover collega’s van de betrokken werknemer. In tegenstelling wat in de praktijk vaak gebeurt is het goed om ongewenst gedrag te bespreken op de werkvloer.
Benoem waarom je een bepaalde sanctie hebt opgelegd en leg alle stappen schriftelijk vast. Denk aan gesprekken, officiële waarschuwingen en feitenonderzoek. Zo voorkom je gedoe achteraf en weet iedereen binnen je zaak waar hij aan toe is.
