Ondernemerschap stimuleren met aftrekbare kosten
Waarom bestaan al die zakelijke aftrekposten eigenlijk? Ze zijn bedoeld om ondernemen makkelijker te maken. Ze verlagen je kosten en geven je ruimte om te investeren, vernieuwen en groeien. Dat stimuleert niet alleen jouw bedrijf, maar ook de economie: minder lasten betekent meer mogelijkheden voor ontwikkeling en nieuwe banen.
Daarnaast zorgen aftrekposten voor een eerlijkere behandeling tussen verschillende soorten bedrijven. Ondernemers kunnen zo beter rekening houden met de specifieke kosten in hun branche en de omstandigheden waarin zij werken.
Zakelijke kosten bij aangifte inkomstenbelasting
Alle kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je onderneming – de zakelijke kosten dus – mag je in principe aftrekken. De belastingdienst zegt het zo: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben’.
Het gaat om het motief om de kosten te maken. Zijn ze in het belang van de zaak? Dan is het meestal goed. Een eventuele controle doet de Belastingdienst alleen als de zakelijke kosten wel erg hoog zijn vergeleken met de zakelijke inkomsten.
Sommige zakelijke kosten kun je niet in één keer aftrekken, maar moeten verdeeld worden over meerdere jaren. Dan gaat het over investeringen, die over een aantal jaren worden afgeschreven.
En dan zijn er nog kosten die gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Denk hierbij aan telefoon- en internetdiensten. Die gebruik je misschien gedeeltelijk privé. Alleen het zakelijke deel kun je eventueel als aftrekbare kosten opvoeren.
Zakelijke uitgaven die aftrekbaar zijn
Zakelijke kosten mag je dus aftrekken van je opbrengsten. Maak gebruik van die mogelijkheid, want zo kun je flink wat geld besparen. Maar over welke kosten hebben we het dan?
- Bedrijfskosten: kosten die rechtstreeks verband houden met je bedrijfsactiviteiten, zoals bedrijfsmiddelen, kantoorkosten, huur van bedrijfsruimte, onderhoud en reparaties, kantoormateriaal, communicatiekosten, enzovoort.
- Personeelskosten: salarissen, lonen, bonussen, vergoedingen, socialezekerheidsbijdragen, pensioenbijdragen en andere gerelateerde kosten voor werknemers.
- Zakelijke reiskosten: kosten die worden gemaakt tijdens zakenreizen, zoals vliegtickets, treinkaartjes, hotelovernachtingen, maaltijden en eventuele andere uitgaven die direct verband houden met je zakenreizen.
- Autokosten: als je een (zakelijke) auto gebruikt voor je ondernemersactiviteiten, kun je mogelijk een deel van de autokosten aftrekken, zoals brandstof, onderhoud en reparaties, verzekeringen, parkeerkosten en afschrijvingen.
- Marketing- en advertentiekosten: kosten die je maakt voor marketingactiviteiten, zoals advertenties, drukwerk, websiteontwikkeling, online marketing, beurzen en promotie-evenementen.
- Professionele diensten: Kosten die je maakt voor het inhuren van professionele diensten, zoals accountants, advocaten, consultants en andere dienstverleners die direct verband houden met je bedrijfsactiviteiten.
- Opleidings- en trainingskosten: kosten die worden gemaakt voor opleidingen, cursussen en trainingen die relevant zijn voor je onderneming en die je kennis en vaardigheden op peil houden.
En ook nog: relatiegeschenken (dat kunnen ook lunches en diners, inclusief fooi zijn), representatiekosten voor recepties, congressen en meer, werkkleding, inclusief aktetas, vakliteratuur en in sommige gevallen een eigen werkruimte in of aan huis.
Welk deel van je uitgaven mag je aftrekken?
In het overzicht mogelijk aftrekbare zakelijke kosten van de Belastingdienst zie je welk deel van je zakelijke kosten je mag aftrekken.
Whitepaper Belastingvrij schenken
Kosten die niet aftrekbaar zijn
De neiging om te stellen dat veel kosten de zakelijke activiteiten ten goede komen, is begrijpelijk. Maar er zit wel een grens aan wat wel en niet mag. Dit zijn typisch kosten die niet aftrekbaar zijn, in tegenstelling tot wat sommige ondernemers denken.
- Uiterlijke verzorging
- Kleding, tenzij specifieke kleding essentieel is voor je werk
- Sport, tenzij sport je beroep is
- Parkeerkosten, als je met je privéauto zakelijke ritten maakt. Dan zitten die parkeerkosten al in de kilometervergoeding
- Interieur thuiswerkplek, als die geen aparte ingang, keuken en toilet heeft
- Persoonlijke verzekeringen zoals een arbeidsongeschiktheidsverzekering
- Abonnement op media voor persoonlijk entertainment, zoals streamingdiensten. Tenzij je die nodig hebt voor je werk
- Boetes voor verkeersovertredingen
- Boodschappen voor eigen gebruik
Niet-aftrekbare kosten in de boeken
Voor een goede administratie is het nodig om ook niet-aftrekbare kosten bij te houden. Voor de aangifte inkomstenbelasting, voor de btw-aangifte, en voor de boekhouding van je bedrijf. Een online administratie via boekhoudsoftware is uiteraard het handigst.
Het is een goed idee om een apart grootboek te maken voor kosten die niet aftrekbaar zijn. Zo kun je in je zakelijke boekhouding aftrekbare kosten en kosten die niet aftrekbaar zijn, gescheiden houden.
Zorg ervoor dat je facturen, bonnetjes en andere aankoopbewijzen goed bewaart. Bijvoorbeeld door ze te scannen, of er foto’s van te maken en in je online boekhouding te verwerken. Zo ben je de minste tijd kwijt en ben je klaar voor een eventuele controle.
Tips
- Gebruik een handig (online) boekhoudpakket om je kosten uit elkaar te houden.
- Vraag een boekhouder of accountant een keer mee te kijken, of laat de hele controle aan de accountant over.
- Zorg voor een deugdelijke urenadministratie en loonadministratie.
- Verwerk documenten in het juiste grootboek, zodat je klaar bent voor de aangifte inkomstenbelasting en de btw-aangifte.
