Wat is een relatiegeschenk?
Een relatiegeschenk is een cadeau dat bedrijven aan een bestaande klant, leveranciers of andere zakelijke relaties geven. De Belastingdienst beschouwt iets als een relatiegeschenk wanneer het incidenteel en zonder tegenprestatie aan bestaande relaties wordt gegeven. Cadeaus voor het werven van nieuwe klanten vallen niet onder relatiegeschenken, maar onder bedrijfskosten.
Voorwaarden fiscaal aftrekbare relatiegeschenken
Relatiegeschenken zijn (deels) fiscaal aftrekbaar, maar er gelden specifieke regels. Om een relatiegeschenk aftrekbaar te maken, moet je aan deze drie voorwaarden voldoen:
- Het geschenk moet incidenteel en niet structureel zijn.
- Een relatiegeschenk is een gift: er mag geen wederdienst zijn.
- Het geschenk is voor bestaande relaties. Cadeaus voor nieuwe relaties, potentiële klanten en personeel zijn zakelijke kosten.
Relatiegeschenken aftrekbaar?
De Belastingdienst beschouwt relatiegeschenken als ‘gemengde kosten’, wat betekent dat een deel zakelijk en een deel privé is.
Sommige relatiegeschenken mag je pas aftrekken als de kosten boven een bepaalde drempel uitkomen. Dit geldt voor eten, drinken en genotsmiddelen, zoals zakenlunches, koffie, thee, sigaretten en sigaren.
Voor 2025 is de drempel € 5700. Dat betekent dat je de eerste € 5700 zelf betaalt. Daarboven mag je deze kosten aftrekken.
In plaats van deze drempel, kun je ook 80 procent van deze kosten aftrekken bij de inkomstenbelasting. Voor ondernemers die vennootschapsbelasting betalen, is dit percentage 73,5 procent.
Relatiegeschenken btw-aftrekbaar
Voor relatiegeschenken geldt een drempelbedrag als het gaat om de btw-aftrek. Dit betekent dat ze tot een bepaalde hoogte aftrekbaar zijn. Relatiegeschenken voor personeel en klanten zijn aftrekbaar als ze onder het maximumbedrag van € 227 per relatie (excl. btw) per jaar blijven. Boven het drempelbedrag btw relatiegeschenken is de btw niet volledig aftrekbaar.
Eigen bijdrage en het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting
Het BUA (Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting) voorkomt dat ondernemers btw aftrekken op uitgaven die vooral een privévoordeel geven, zoals personeelsvoorzieningen of relatiegeschenken. Hierdoor gelden een aantal bijzondere btw-regels.
Betaalt een werknemer of relatie een eigen bijdrage voor een voorziening of relatiegeschenk? Dan moet je daarover btw afdragen. Overschrijden je verstrekkingen in een jaar het BUA-drempelbedrag van € 227 per persoon (exclusief btw)? Dan moet je de eerder afgetrokken btw terugbetalen. De btw die je al over de eigen bijdrage hebt betaald, mag je hiervan aftrekken.
Voorbeeld
- Geschenken: € 240 exclusief btw
- Eigen bijdrage: € 75
- Btw afgedragen over eigen bijdrage: € 16
- Btw afgetrokken over geschenken: € 50
- Omdat de uitgaven hoger zijn dan € 227, moet je de btw terugbetalen: € 50 – € 16 = € 34.
Belangrijk sinds 2024
De eigen bijdrage mag niet meer in mindering worden gebracht bij de toets aan het BUA-drempelbedrag. Alleen de volledige kosten tellen mee.
Geschenken medewerkers: WKR-regeling
De werkkostenregeling (WKR) is van toepassing op geschenken aan medewerkers, zoals kerstpakketten of cadeaus. Binnen de vrije ruimte van de WKR mag je als werkgever onbelast vergoedingen geven. Komt het bedrag boven die grens? Dan moet je over dat extra bedrag 80 procent belasting betalen.
In 2025 en 2026 bedraagt de vrije ruimte in de WKR 2 procent, tot een loonsom van € 400.000 en 1,18 procent voor het loon boven € 400.000. Vanaf 1 januari 2027 stijgt de vrije ruimte bij een loonsom van € 400.000 naar 2,16 procent.
Whitepaper Belastingwijzigingen
Relatiegeschenken fiscaal optimaal inzetten: 5 praktische tips
Relatiegeschenken zijn een waardevolle manier om zakelijke relaties te onderhouden. Om optimaal van de fiscale voordelen te profiteren, is het belangrijk om doelgericht en strategisch te handelen. Hier zijn enkele tips:
- Kies relevante geschenken. Zorg ervoor dat de geschenken passen bij het bedrijf of interessegebied van de ontvanger.
- Let op de kosten per persoon. Houd de totale kosten per klant per jaar onder de € 227.
- Documenteer alle uitgaven. Houd een nauwkeurige administratie bij van alle relatiegeschenken en de kosten die daarbij komen kijken.
- Let op de timing. Geef geschenken op momenten dat ze het meest effectief zijn, zoals tijdens feestdagen of na een belangrijke deal.
- Blijf op de hoogte van wijzigingen. Houd veranderingen in fiscale regelgeving in de gaten die invloed hebben op de aftrekbaarheid van relatiegeschenken.
Hoe ga je als ondernemer om met relatiegeschenken?
Met een paar duidelijke regels voorkom je gedoe en houd je je organisatie transparant. Wanneer mag iemand een cadeau aannemen? En hoe voorkom je dat de ontvanger onbedoeld in een lastige positie terechtkomt?
Heldere afspraken voorkomen gedoe, beschermen de integriteit van je bedrijf en laten werknemers met een gerust hart keuzes maken. Leg als werkgever de afspraken over relatiegeschenken vast in een gedragscode of arbeidsvoorwaardenreglement, zodat je werknemers weten hoe te handelen.
Lees ook: Relatiegeschenken aannemen: wat mag wel en wat niet?
