Het antwoord is: ja, onder strikte voorwaarden kan dat. De Belastingdienst en de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) maakten duidelijke afspraken over tijdelijke vervanging van de auto van de zaak. Dit is de Uitvoeringsafspraak Tijdelijk Vervangend Leasevoertuig (TVL).
Waarom de TVL-regeling?
Veel werkgevers bieden tegenwoordig compacte of elektrische leaseauto’s aan. Dat is duurzaam en vaak fiscaal gunstig, want de cataloguswaarde (en dus de bijtelling) en wegenbelasting is relatief laag. Zo bespaar je op autokosten. Maar deze zuinige auto’s zijn niet altijd praktisch voor langere ritten of vakanties. De aanschaf van een nieuwe auto voor een paar dagen per maand is voor je medewerker geen optie.
Daarom is afgesproken dat een werkgever in zulke gevallen tijdelijk een vervangende auto kan aanbieden. Denk aan een groter model met meer bagageruimte, een trekhaak of een auto op brandstof met een groter bereik. De TVL-regeling is aantrekkelijk, omdat er geen dubbele bijtelling geldt voor zowel de vaste auto als de tijdelijke vervanger.
Van plug-in naar ruime gezinsauto
De plug-in hybride auto van je medewerker is ook een zuinige gezinsauto, maar voor een vakantie heeft je werknemer behoefte aan een grote gezinsauto.
Van ideale gezinsauto naar compacte auto
Andersom is het ook mogelijk dat een werknemer de ideale gezinsauto least, maar voor werkafspraken in de grote stad juist een compacter model nodig heeft.
Hoeveel bijtelling wordt er berekend?
De bijtelling wordt naar rato toegepast en bijvoorbeeld niet opgeteld bij een vast bedrag per maand. Een voorbeeld:
- Een werknemer rijdt 7 dagen in de maand in een vervangende auto.
- De maand telt 30 dagen.
- De werkgever past een percentage van 7/30e van de bijtelling toe voor de vervangende auto en 23/30e voor de vaste leaseauto.
Dit geldt zowel voor zakelijk als privégebruik.
Lees alles over de bijtelling en de meest recente percentages.
De voorwaarden op een rij
Om te voorkomen dat de Belastingdienst tóch dubbele bijtelling voor de inkomstenbelasting oplegt, gelden er strikte regels:
- Geen dubbele beschikking
De werknemer mag niet tegelijkertijd over beide auto’s beschikken. Dat betekent dat de vaste auto inclusief sleutel en papieren bij de werkgever of leasemaatschappij moet worden ingeleverd. - Schriftelijke afspraken
Leg vast dat de vervanging tijdelijk is. Deze afspraken, plus de gegevens van de vervangende auto, moeten in de loonadministratie worden bewaard. - Andere voertuigen
Wordt de auto van de zaak tijdelijk vervangen door een heel ander vervoermiddel, zoals een scooter of e-bike? Dan moet de waarde van het privégebruik van dat voertuig als loon in natura worden belast. - Flexibiliteit in vervanging
Het is toegestaan om telkens een ander vervangend voertuig te gebruiken, zolang aan de overige voorwaarden wordt voldaan. - Zakelijk en privé
De vervangende auto kan zowel privé als voor zakelijke kilometers gebruikt worden.
Waar moet je als werkgever op letten?
Maak vooraf duidelijke afspraken met je leasemaatschappij. Niet elk contract voorziet standaard in tijdelijke vervanging. Zorg ook dat je administratie klopt. Bij een controle moet je kunnen aantonen dat de werknemer niet over beide auto’s kon beschikken.
En houd rekening met de financiële gevolgen: een vervangende auto met een hogere catalogusprijs kan de bijtelling tijdelijk flink verhogen.
Voorbeeld: een grote gezinsauto
Een ondernemer geeft een medewerker normaal gesproken een compacte elektrische leaseauto mee. Voor een lang weekend weg krijgt diegene tijdelijk een stationwagon als ruime gezinsauto, zodat deze medewerker er met zijn gezin van vijf personen in past.
- De werknemer levert de elektrische auto in.
- Er wordt een schriftelijk document toegevoegd aan de loonadministratie.
- Voor de dagen dat de comfortabele gezinsauto wordt gebruikt, geldt de bijtelling van dat model stationwagon. Voor de rest van de maand geldt de bijtelling van de elektrische auto.
Zo voorkom je dubbele bijtelling en voldoe je netjes aan de regels.
Een praktische oplossing
Tijdelijke vervanging van een leaseauto zonder dubbele bijtelling is mogelijk, maar alleen als je de spelregels strak volgt. Het voorkomt discussies met de Belastingdienst en geeft je werknemers flexibiliteit. Zeker als je medewerkers kleine of elektrische auto’s rijden, kan dit een praktische oplossing zijn. Let er wel op dat de autokosten van een ander model een stuk hoger kunnen zijn.
Whitepaper Zakelijke Autolease
Checklist leaseauto tijdelijk vervangen
Vooraf regelen
- Check bij de leasemaatschappij of tijdelijke vervanging in het contract is toegestaan en wat de kosten zijn.
- Leg schriftelijk vast dat de vervanging tijdelijk is.
Tijdens de vervangingsperiode
- Werknemer moet de vaste auto, inclusief sleutel en papieren, inleveren.
- Bewaar de schriftelijke afspraken én de gegevens van de vervangende auto in de loonadministratie.
- Noteer hoeveel dagen de werknemer in de vervangende auto rijdt.
Bijtelling berekenen
- Reken de bijtelling naar rato: aantal dagen in de vervangende auto ÷ totaal aantal dagen in de maand.
- Bereken de bijtelling van de vaste auto voor de overige dagen.
Andere vervoermiddelen
Wordt de auto vervangen door een scooter, e-bike of ander voertuig? Belast de waarde van het privégebruik als loon in natura.
Na afloop
- Controleer of de administratie compleet is (afspraken, bewijs van inleveren, periode vervanging).
- Pas de loonadministratie aan met de juiste bijtelling per auto.
Tip: Maak een standaardformulier waarin werknemer en werkgever ondertekenen dat de vaste auto tijdelijk is ingeleverd. Dit bespaart tijd én discussie bij een controle.
Meer weten over zakelijk een auto leasen?
Alles over een auto leasen lees je in dit artikel: kosten, fiscale voordelen en het verschil tussen de leasevormen financial lease en operational lease.
