Wat is debiteurenbeheer? En wanneer is dit belangrijk?

• Wat is goed debiteurenbeheer?
• Uw debiteur is tevens uw klant
• Zelf structureren
• Een betalingsregeling
• Debiteurenbeheer: wel of niet uitbesteden?
• Kredietwaardigheid en betalingsgedrag
• Malafide debiteuren
• Het incassobureau
• Zo beschermt u uw vordering
• Factoring: uw facturen voorgefinancierd
• Kredietverzekering
• Vraag btw terug

Niet betalen komt vaker voor dan u misschien denkt. In Nederland wordt jaarlijks miljarden op debiteuren afgeschreven, de liquiditeitsproblemen die door langzame betalers worden veroorzaakt buiten beschouwing gelaten. Eenderde van alle facturen wordt binnen de gestelde betalingstermijn daadwerkelijk betaald. De redenen van de klant om niet te betalen of te laat te betalen hoeven overigens niet alleen voort te komen uit financiële problemen of kwade opzet. Ook een slordige administratie of zakelijke geschillen kunnen de oorzaak van geen of een te late betaling zijn.

Wat is goed debiteurenbeheer?
Goed debiteurenbeheer begint natuurlijk in het bedrijf zelf. Wanneer u op de factuur heeft vermeld om binnen twee weken te betalen, dan kunt u niet pas na een maand gaan kijken of er daadwerkelijk is betaald. Een optimale beheersing van de debiteurenpost is mogelijk door uw administratie terdege bij te houden; een kredietverzekering aan te houden of een extern bureau in te schakelen. Daarbij kunt u denken aan een incassokantoor, maar ook een deurwaarder– of een advocatenkantoor kunnen opties zijn. Factoring is een andere mogelijkheid. Goed debiteurenbeheer begint al bij het wel of niet accepteren van nieuwe debiteuren.

Uw debiteur is tevens uw klant
Het eeuwige dilemma waar u zich mee geconfronteerd ziet, is het in stand houden van de zorgvuldig opgebouwde relatie. Een debiteur is in de eerste plaats een klant die voor omzet zorgt. Omzet die u niet graag ziet wegvallen. Aan de andere kant wilt u dat uw klanten op tijd betalen. U zult uw klanten derhalve soms aan moeten spreken op hun betalingsgedrag. Debiteurenbeheer is meer dan het achter de broek aan zitten van trage betalers.

Het is in de eerste plaats het stroomlijnen van uw debiteurenadminstratie, varierend van de orderbon en het formuleren van de betalingscondities en algemene leveringsvoorwaarden, tot het inboeken van de ontvangen factuurbedragen. U moet vooral niet de angst hebben, dat u uw klant voor zijn kop stoot door te informeren naar een betaling. Zeker hier geldt: ‘zachte heelmeesters maken stinkende wonden’. Een slecht betalende klant zal u steeds langer laten wachten op uw geld, want zo gaan die dingen. Als u klanten vriendelijk doch beslist herinnert dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat u uw organisatie strak in de hand heeft: het is een kwaliteitswaarmerk voor uw organisatie.

Zelf structureren
Structuur aanbrengen in het debiteurenbeheer begint bij het opmaken van de factuur. De factuur is het begin van de communicatie in debiteurenbeheer.

1. Een factuur dient stellig en duidelijk te zijn. Factuurnummer, datum en omschrijving van het geleverde mogen nooit ontbreken.
2. Richt uw factuur aan de juiste persoon.
3. Ook een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden kan de factuur kracht bijzetten: wat zijn de gevolgen voor de debiteur als hij niet betaalt? Wanneer u zelf geen voorwaarden hebt, kunt u verwijzen naar de Algemene Voorwaarden van de desbetreffende branche.
4. De factuur moet op tijd en snel worden verstuurd. Hoe later de factuur wordt verstuurd, hoe later wordt betaald. Anders gezegd, hoe jonger de factuur, hoe lager het percentage dat niet zal worden betaald. Ook bij debiteurenbeheer geldt dat gedrag wordt gekopieerd.
5. Wordt de factuur niet op tijd betaald, stuur dan een herinnering. Stuur geen eerste herinnering, omdat de debiteur dan wacht op een tweede. Hetzelfde geldt voor aanmaningen. De meeste bedrijven hebben een debiteurenbeheercyclus van ongeveer 60 dagen: na 30 dagen volgt een herinnering; 14 dagen na de herinnering volgt de aanmaning.
6. Bijzondere aandacht in de debiteurenbeheercyclus verdient de omgang met of het gebruik van de telefoon. Het is het, mits goed gebruikt, eerste en een succesvol instrument in het proces van debiteurenbeheer.

De betalingstermijn verloopt: een stappenplan met voorbeelddocumenten

Als een klant niet binnen de betalingstermijn betaalt, begint u vanzelfsprekend met een betalingsherinnering. U stuurt uw debiteur een kort briefje, waarin u verzoekt het verschuldigde factuurbedrag binnen acht dagen te betalen.

Betalingsherinnering Betaalt uw klant nog steeds niet, dan stuurt u nogmaals een herinnering. Daarnaast gaat u bellen. Als u belt vraagt u, indien mogelijk, naar de crediteurenadministratie, niet naar uw vaste contactpersoon.

Alle contacten die u heeft houdt u bij in een overzicht: brieven, telefoontjes, toezeggingen (om te betalen of terug te bellen).

Heeft u drie weken na het versturen van de eerste herinnering nog steeds geen betaling ontvangen, dan stuurt u een sommatie met ingebrekestelling. Dit laatste moet u met vette letters in de kop van uw brief plaatsen.
Heeft zelfs de ingebrekestelling geen effect, dan adviseren wij u de zaak ter incasso uit handen te geven. Een alternatief voor de incassoprocedure is het treffen van een betalingsregeling.

Een betalingsregeling

Het kan zijn dat uw klant tijdelijk krap bij kas is. Wanneer uw klant zelf aangeeft dat hij graag wil betalen, maar over onvoldoende middelen beschikt, kunt u hem een betalingsregeling voorstellen. Om te kijken of uw klant van goede wil is, spreekt u af, dat hij zijn eerste termijn per ommegaande voldoet. U kunt gerust een dag voor het verstrijken van de eerstkomende betaling opbellen om uw klant aan zijn verplichtingen te herinneren. Per slot van rekening verleent u hem een gunst. U bevestigt de betalingsregeling schriftelijk aan uw klant.

Debiteurenbeheer: wel of niet uitbesteden?

Of debiteurenbeheer wel of niet wordt uitbesteed is afhankelijk van uw debiteurenportefeuille. Over het algemeen geldt dat kleine bedrijven het in eigen beheer kunnen doen, voor middelgrote bedrijven geldt dat ze het beter kunnen uitbesteden.

Wel uitbesteden

Veel bedrijven focussen zich op de wanbetaler. Daardoor verslapt de aandacht naar de goede betaler. Een extern bedrijf inschakelen bespaart op de eerste plaats energie en ergernis. Wanneer u besluit debiteurenbeheer uit te besteden, haalt u vakmensen in huis. Een belangrijk argument vóór het uitbesteden van debiteurenbeheer is dat een vreemde doorgaans meer gezag kan uitoefenen. Vreemde ogen dwingen. Voor een buitenstaander is het immers veel eenvoudiger om debiteuren aan te spreken dan voor u: een ondernemer heeft met zijn debiteur mogelijk al jarenlang een relatie.

Wel uitbesteden: dienstverlenende bedrijven

Bedrijven die een dienst verlenen moeten beslist actief debiteurenbeheer te voeren. Immers, het geleverde is niet tastbaar. De kwaliteit van het geleverde is klachtengevoelig en in het verlengde daarvan gevoeliger voor betwistingen van een vordering. Dienstverleners moeten dan ook zeer actief debiteurenbeheer voeren om eventuele klachten direct te vernemen en daardoor betwistingen in de kiem te smoren. De snelheid van betaling van producten en diensten door een bedrijf in moeilijkheden zal afhangen van de bedreiging voor het voortbestaan van de organisatie. Een transporteur zal zijn brandstofleverancier altijd op tijd betalen en de betaling van reclame-uitingen (waarvan het directe resultaat onbekend is) zo lang mogelijk rekken.

Niet uitbesteden

Als een kleine ondernemer het debiteurenbeheer niet uitbesteedt, maar in het eigen bedrijf doet, dan moet er een persoon zijn die daarvoor verantwoordelijk is met duidelijke doelstellingen. Structuur aanbrengen in uw debiteurenbeheer is noodzakelijk, want structurering voorkomt lastige beslissingen. Het mkb is vaak beter af met uitgekiende op het bedrijf afgestemde modules voor debiteurenbeheer en creditmanagement. Veel incassobureaus leveren op maat gemaakte trainingen op het gebied van telefonische communicatie; communicatietechnieken en omgang met debiteuren.

Het verkrijgen van informatie over kredietwaardigheid en betalingsgedrag

Er zijn verschillende manieren om aan informatie te komen over uw klanten:
NV Databank van de Kamers van Koophandel en Fabrieken: Via KvK Online Nederland kunt u de meest elementaire informatie over ondernemingen krijgen. De gegevens zijn afkomstig uit de officiele KvK-registers. Naast uitrekselgegevens kunt u beschikken over informatie uit alle gedeponeerde jaarcijfers en zijn een faillissement of surseance van betaling geregistreerd.
Het Bureau Kredietregistratie in Tiel heeft sinds kort een eigen website, met algemene informatie over de regels en wie wel en niet informatie kunnen aanvragen. Ook de wettelijke regels met betrekking tot privacy zijn hier te checken.

Handelsinformatiebureaus verstrekken informatie over het functioneren van bedrijven. Dun & Bradstreet en Graydon zijn de marktleiders. Naast een derde grote aanbieder, I.S. Nederland, bestaat de markt uit kleine bureaus. D&B en Graydon beheren uitgebreide (internationale) databases met bedrijfsgegevens, zoals gepubliceerde jaarcijfers, omzetcijfers en betalingsgedrag.

Hoe herkent u de malafide debiteur?

Kunt u wanbetalers op voorhand herkennen? Het antwoord is ja. Een dubieuze debiteur kan men in een vroeg stadium herkennen. Daarbij dient u wel een onderscheid te maken in:

1. Bestaande relaties;
2. Nieuwe afnemers.

1. Bestaande relaties

Een dubieuze maar bestaande debiteur vertoont afwijkend betalingsgedrag. Hij zal bijvoorbeeld plotseling in termijnen gaan betalen of langzamer dan eerst. Een ander signaal is mogelijk een veranderend aanschafpatroon. Niet alleen minder aanschaffen, ook het plaatsen van meer orders hoeft niet positief te zijn. Andere signalen waar u alert op kunt zijn:

• U krijgt de contactpersoon nooit te pakken;
• Facturen, herinneringen en aanmaningen worden geretourneerd;
• Een afgesloten telefoon.

2. Nieuwe afnemers

Bij nieuwe klanten moet u er alert op zijn als de afnemer uit een onverwachte geografische hoek komt Of, uiteraard, een beruchte branche. Ook bij een nieuwe afnemer kan een abnormaal grote order een signaal zijn.
Ook jaarcijfers kunnen een middel zijn om de malafide debiteur te herkennen. Wanneer meerdere jaren naast elkaar worden gelegd en met elkaar worden vergeleken kan dat inzicht verschaffen in de verhouding tussen het vreemde en het eigen vermogen.

Hoe pak je de malafide debiteur aan?

De middelen die u tot uw beschikking kunt hebben om een malafide debiteur aan te pakken zijn veelzijdig. Op de eerste plaats begint goed debiteurenbeheer – en dus het aanpakken van malafide debiteuren – al bij uzelf. Strak debiteurenbeheer heeft ook een opvoedkundige werking.

Bij nieuwe debiteuren kunt u van te voren informatie opvragen voordat er zaken worden gedaan. Voorinformatie is belangrijk en noodzakelijk. Wanneer u ondanks strak en consequent debiteurenbeheer toch te maken heeft met wanbetalers dan kunt een incassobureau inschakelen.

Laatste stap in debiteurenbeheer: het incassobureau

Debiteurenbeheer is debiteurenbehoud. Kleinere ondernemingen zijn vaak bevreesd om een debiteur stringent aan te pakken uit angst voor klantverlies. Het inschakelen van een incassobureau wordt door veel ondernemers gezien als laatste redmiddel. Toch is het tijdig inschakelen van een incassobureau een prima aanpak om malafide debiteuren aan te pakken. Het laten incasseren van een vordering betekent niet dat de relatie verbroken is. Het overgrote deel van de relaties blijft intact. Een gerenommeerd incassobureau brengt op de eerste plaats een schrikeffect teweeg. Op de tweede plaats wordt een incassobureau ook als intermediair gezien. Tijdens het incassoproces komt de andere kant van het verhaal naar boven. Het verweer van de debiteur wordt in veel gevallen duidelijk.

De kosten van incassobureaus

De kosten zijn een belangrijk aspect in het gehele incassotraject. Er is een verschil tussen minnelijke incasso (zonder tussenkomst van de rechter) en juridische incasso (met tussenkomst van de rechter). In beginsel komen de incassokosten en de eventuele proceskosten voor rekening van de debiteur. Wanneer deze echter bijvoorbeeld failliet gaat, dan zijn de kosten voor u. Aan een minnelijke incasso kunt u meer geld overhouden dan het feitelijke factuurbedrag, omdat de debiteur immers verplicht is u én de rente te betalen vanaf de vervaldag van de betaling én de haar in rekening gebrachte incassokosten.

De kosten voor het inhuren van een incassobureau verschillen per bureau. Het hangt helemaal van uw contract met het incassobureau af, wat u voor de diensten van het bureau betaalt. Ga daarom bij verschillende bueraus te rade voordat u in zee gaat met een bureau.

De kruisbetaling

Het komt voor dat uw debiteur bijna onmiddellijk na het uit handen geven van de vordering betaalt. Het is dan de vraag of de betaling al onderweg was, of dat de debiteur naar aanleiding van de incassoprocedure betaalt. In de regel berekent een incassobureau u in een dergelijk geval geen provisie en gaat men er van uit dat de betaling en de brief van het incassobureau elkaar hebben gekruist.

De incassoprocedure heeft geen succes. Toch betalen?

Bij bijna alle incassobureaus betaalt u geen provisie als uw debiteur blijvend in gebreke blijft. Toch is het mogelijk dat u geld kwijt bent, zonder dat de incassoprocedure succes heeft. Dit is het geval als er speciale kosten zijn gemaakt, zoals ingeschakelde derden (deurwaarder, handelsinformatiebureau) en niet verhaalde proces- en executiekosten. Dit overkomt u bijvoorbeeld, als de crediteur failliet gaat nadat u de betaling via de rechter heeft proberen af te dwingen. Een goed incassobureau wijst u op deze risico’s en zal samen met u een afweging maken of het zinvol is de incasso voort te zetten.

Manieren waarop u uw vordering kunt beschermen

De wetgever heeft u een aantal rechtsmiddelen ter beschikking gesteld om verhaal te halen. Onderstaand zijn een aantal beschreven. Wij raden u aan eerst met uw juridisch adviseur te overleggen.

Eigendomsvoorbehoud

U kunt bedingen dat het eigendom van de zaken die u levert pas na betaling van eigenaar veranderen. U moet exact kunnen aangeven wat u heeft geleverd. Dat is bijvoorbeeld onmogelijk als u samen met andere leveranciers dezelfde grondstof aflevert, bijvoorbeeld meel bij een bakkerij. Het eigendomsvoorbehoud heeft als nadeel dat u de goederen die derden te goeder trouw van de schuldenaar hebben gekocht niet terug kunt krijgen.

Stil pandrecht

Uw klant kan niet meteen betalen, maar heeft wel een vordering op een derde. U kunt uw klant vragen zijn vordering aan u over te dragen. Dit kan zonder dat de derde partij op de hoogte is van de verpanding van de vordering: de stille verpanding. Als uw klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt, kunt u de derde rechtstreeks aanspreken op betaling van diens schuld. Stille verpanding vindt plaats door middel van een authentieke notariele akte of geregistreerde onderhandse akte. De onderhandse akte moet bij de Belastingdienst worden geregistreerd. De stille verpanding wordt bijvoorbeeld gebruikt door banken en factoring-maatschappijen.

Opschorting

Als u een opeisbare vordering heeft op uw klant, kunt u de nakoming van uw eigen verplichtingen opschorten tot deze uw vordering heeft voldaan. Het hangt van de omstandigheden van het geval af of u uw verplichtingen op mag schorten. De opschorting werkt zeer effectief als uw debiteur niets heeft aan een onvolledige nakoming. Speciale vormen van opschorting zijn de Exceptio Non Adempleti Contractus en het retentierecht. De exceptio houdt kort gezegd in dat u met het nakomen van uw verplichting mag wachten tot uw klant zijn verplichting nakomt. Het retentierecht houdt in dat de schuldeiser zijn leveringsplicht mag opschorten totdat de schuldenaar zijn verplichting heeft voldaan. Als u iets repareert, hoeft u dit bijvoorbeeld pas terug te geven na betaling.

Verrekening

Wanneer u zelf een schuld heeft openstaan bij uw debiteur, dan mag u deze schuld in principe verrekenen met uw eigen vordering. U kunt niet zonder meer altijd verrekenen. Als de debiteur de vordering betwist, is het niet toegestaan deze te verrekenen.

Recht van reclame

U kunt een zaak die u aan uw debiteur heeft afgeleverd terugvorderen als de koopsom niet is betaald. Dit moet door middel van een schriftelijke verklaring. Het recht van reclame geldt ook bij faillissement en surseance van betaling. Wacht niet te lang, de wetgever stelt een termijn van zes weken na opeisbaarheid van de vordering.

BeslagDe wet kent twee vormen waarop beslag kan worden gelegd. Dit kan overigens op alle vermogensbestanddelen van de debiteur.   

Conservatoir beslag
Als u uw vordering tijdig in veiligheid wilt brengen, kunt u vooraf conservatoir beslag leggen. Dit kan alleen met toestemming van de rechter, gevolgd door een gerechtelijke procedure over de vordering. Bij een derdenbeslag legt u beslag op tegoeden die uw debiteur heeft op anderen. Dat kan zijn bank zijn, als hij daar een positief banksaldo heeft. Maar in veel gevallen is het positieve saldo afgedekt door een bankkrediet. U kunt ook beslag leggen op vorderingen of goederen die uw debiteur bij zijn klanten heeft. Drijft uw debiteur een eenmanszaak of VoF, dan kunt u beslag leggen op privé-tegoeden.

Executoriaal beslag
Kan worden gelegd indien de debiteur niet betaald binnen de termijn die de rechter hem in een vonnis oplegt.

Factoring: uw facturen worden voorgefinancierd

Heeft u een groot debiteurenbestand en grote bedragen uitstaan, dan dreigt een liquiditeitstekort. Een factoringmaatschappij is – uiteraard onder bepaalde voorwaarden – bereid uw vorderingen over te nemen. De factoringmaatschappij betaalt u een voorschot op de uitstaande facturen. Ze vraagt daar een bepaald percentage van het aan u uitbetaalde bedrag voor terug.

Kredietverzekering: de branche is in beweging

Ondernemen is niet zonder risico. U heeft een flinke strop als een klant blijvend in gebreke blijft met zijn betaling. U kunt zich hier tegen verzekeren bij een aantal kredietverzekeraars. Atradius, voorheen Gerling NCM, is zonder twijfel de bekendste. De concurrentie komt van Cobac uit Den Bosch en Namur in Breda. Deze kredietverzekeraars maken deel uit van internationale netwerken. Door de komst van deze aanbieders staan de premies voor (export)kredietverzekeringen onder druk. Cobac heeft een speciale MKB-polis voor bedrijven tot 2 miljoen euro omzet. Ook Atraduis heeft een aparte MKB-polis, een sterk vereenvoudigde polis voor de kleinzakelijke ondernemer geïntroduceerd.

U dient de kredietverzekeraar te melden als uw afnemer niet betaalt. Blijft uw klant ondanks een herinneringsbrief en aanmaning in gebreke, dan verzorgt de kredietverzekeraar de incasso. U heeft schade als uw klant in surseance van betaling verkeert of failliet wordt verklaard. Is de factuur zes maanden na vervaldatum nog steeds niet betaalt, dan krijgt u eveneens een schade-uitkering.

Liever rechtsbijstand

Veel ondernemers spelen liever op zeker. Juridische gevechten behoren niet tot de normale activiteiten van een ondernemer. Maar soms is een conflict niet te voorkomen en gaan partijen naar de rechtszaal. De rechtsbijstandverzekering voor bedrijven helpt u in geval van juridische conflicten. In eerste instantie gaat het dan om telefonisch advies van de verzekeraar. Bij ingewikkelde zaken waar bezwaarschriften, verdediging in de rechtszaal en rechterlijke uitspraken een rol gaan spelen, nemen de juristen van de verzekeraar u het werk uit handen. Vaak zorgen zij ook voor de afwikkeling van alle procedures. Daarbij dienen zij uiteraard regelmatig met u te overleggen.

Voor de zogenoemde externe kosten, bijvoorbeeld de proceskosten hanteren de meeste verzekeraars een maximale dekkingsgrens van € 25.000,-.
Hoewel elke polis verschillend is (en u de voorwaarden en kleine lettertjes goed moet lezen), dekken de meeste bedrijfsrechtsbijstandverzekeringen het volgende:

• Geschillen met de overheid: bijvoorbeeld bezwaar tegen vergunningen en bestemmingsplannen;
• Geschillen bij contracten: als u onenigheid krijgt met uw contractpartner over de uitvoering van een overeenkomst tot koop, verkoop, huur, opdrachtverlening e.d.;
• Schade verhalen: als u schade lijdt, waarvoor een ander aansprakelijk is en u wilt deze schade verhalen, dan kunt rechtsbijstand krijgen;
• Strafrechtzaken: als u juridisch wordt vervolgd, dan bent u verzekerd voor juridische bijstand; als u de zaak kan afkopen, geldt vaak een uitsluiting;
• Toepassing van sociale wetten: als u het niet eens bent met uitvoering van sociale wetten (bijvoorbeeld door de Arbeidsinspectie), kunt u bijstand krijgen voor dit geschil;
• Arbeidsgeschillen: conflicten over loon, ontslag e.d.;
• Burenrecht en erfdienstbaarheden: deze zaken hebben betrekking op uw bedrijfspand en de daarbij behorende grond, bijvoorbeeld recht op overpad en plaatsing van afrasteringen;
• Ruilverkaveling: bijstand bij geschillen over ruilverkaveling; dit heeft meestal betrekking op agrarische bedrijven.

Of een rechtsbijstandverzekering verstandig is, hangt af van uw persoonlijke situatie. Heeft u zelden of nooit te maken met gerechtelijke procedures, dan is het meestal goedkoper zelf het risico te dragen voor eventuele juridische kosten.

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Gerelateerd lezen:

• De accountant: wat heb je er aan?
• Bewaartermijnen voor zakelijke documenten
• Belangrijke cijfers voor uw bedrijf
• Lijst van landen die tot de 36 SEPA-zone landen behoren (2022 update) – De Zaak