Opleidingskosten aftrekbaar: privé niet, zakelijk wel
Sinds 1 januari 2022 zijn studiekosten en andere scholingsuitgaven niet meer aftrekbaar in de aangifte inkomstenbelasting voor particulieren. Voor ondernemers en mensen met inkomsten uit overig werk ligt dit anders.
Investeringen in training en opleiding die je direct kunt koppelen aan je bedrijf, kun je als zakelijke kosten van de winst aftrekken. Ook de btw is meestal volledig aftrekbaar. Toch gelden er wel een aantal voorwaarden om rekening mee te houden. Laten we die eens nader bekijken.
Voorwaarden aftrekken zakelijke studiekosten
De opleiding moet relevant zijn voor je bedrijf
Een opleiding moet aansluiten op je huidige of toekomstige werkzaamheden. Een marketingcursus voor een freelancer die zich bezighoudt met digitale communicatie is aftrekbaar. Een cursus bloemschikken voor dezelfde zzp’er niet, aangezien dat niet bijdraagt aan je bedrijfsresultaat.
Studiekosten die primair een privékarakter hebben, zijn sowieso niet aftrekbaar. Een taalcursus Engels omdat je graag reist, valt niet onder zakelijke kosten. Maar als je kunt aantonen dat je met internationale klanten werkt, kan een dergelijke cursus wel als zakelijk worden aangemerkt.
Bijscholing en omscholing
Ook kosten voor bijscholing en omscholing zijn aftrekbaar, mits ze relevant zijn voor je huidige of toekomstige werkzaamheden. Andere kosten voor persoonlijke ontwikkeling zijn niet aftrekbaar. Denk aan een meditatietraining om verzuim te voorkomen.
Persoonlijke ontwikkeling vs. zakelijke ontwikkeling
Zoals gezegd moet een studie aantoonbaar verband hebben met je onderneming. Dit houdt in dat je moet kunnen laten zien dat de opleiding of cursus bijdraagt aan je zakelijke ontwikkeling en verdieping. Het volgen van een algemene computercursus ziet de fiscus vaak niet als zakelijke kosten, omdat ze niet bijdragen aan verdiepende kennis.
Of de door jou gekozen cursus of opleiding raakt aan je persoonlijke of zakelijke ontwikkeling? Dat kan soms een dunne lijn zijn. Zorg ervoor dat je kan bewijzen waarom deze opleidingskosten van belang zijn voor het uitoefenen van jouw beroep. Bewaar daarom altijd de cursusbeschrijving en ander relevant bewijsmateriaal voor een eventuele controle van de Belastingdienst.
Welke soort opleidingen en studiekosten zijn aftrekbaar?
In 2024 zijn diverse studiekosten aftrekbaar. Hieronder vallen onder andere:
1. Vakcursussen en bedrijfsopleidingen
De kosten voor cursussen en bedrijfsopleidingen die onmisbaar zijn voor jou als ondernemer om je kennis op peil te houden, kun je volledig in aftrek brengen bij het berekenen van de winst. Hierbij geldt wel een grens aan de reiskosten en verblijfkosten. Daarvan mag je maximaal € 1500 aftrekken.
2. Kosten voor seminars, congressen en studiereizen
Ook kosten voor seminars, congressen en studiereizen zijn bedrijfskosten. Dit type scholing is echter niet volledig aftrekbaar. Je hebt de keuze om 80 procent van de gemaakte investering af te trekken of een drempel toe te passen, waarbij alleen de kosten boven het drempelbedrag van € 5100 aftrekbaar zijn. Ook hier geldt een maximum van € 1500 voor reis- en verblijfskosten.
3. College- en lesgeld
Het collegegeld of lesgeld dat je betaalt voor een opleiding of cursus is aftrekbaar. Dit geldt zowel voor reguliere opleidingen aan hogescholen en universiteiten als voor cursussen en trainingen bij private instellingen.
4. Kosten voor studieboeken en vakliteratuur
De kosten voor studieboeken en vakliteratuur zijn aftrekbaar. Ook abonnementen op vakbladen en toegang tot online databases vallen hieronder, mits ze relevant zijn voor je beroep.
5. Examengelden
Geld dat je betaalt om deel te nemen aan examens is eveneens aftrekbaar. Dit geldt voor zowel schriftelijke als mondelinge examens die deel uitmaken van je opleiding.
6. Studiebenodigdheden
Benodigdheden die specifiek voor de opleiding nodig zijn, zoals software of schrijfmateriaal, kunnen als studiekosten worden opgevoerd. Lunchkosten tijdens een studiedag zijn niet zakelijk aftrekbaar.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Aftrekken opleidingskosten voor zzp’ers en ondernemers met personeel
De regels voor aftrekbaarheid van studiekosten gelden zowel voor zzp’ers als voor ondernemers met personeel. Er zijn wel enkele verschillen:
Voorwaarden voor zzp’ers
Als zzp’er geldt dat de opleiding direct gerelateerd moet zijn aan de werkzaamheden die je verricht. Dit betekent dat de cursus of opleiding moet bijdragen aan nieuwe kennis en de verbetering van de huidige werkzaamheden of de voorbereiding op toekomstige zakelijke activiteiten. De tijd die je besteedt aan vakcursussen en bedrijfsopleidingen telt ook mee voor het jaarlijkse urencriterium.
Voorwaarden voor ondernemers met personeel
Voor ondernemers met personeel zijn ook de studiekosten voor werknemers aftrekbaar. Dit geldt voor opleidingen die de werknemer volgt om beter te kunnen functioneren in zijn huidige functie of om zich voor te bereiden op een toekomstige functie binnen het bedrijf. Het is belangrijk om afspraken hierover vast te leggen, bijvoorbeeld in een studieovereenkomst (waarover later meer).
Maximale aftrekpost
Er is geen vast maximum aan de aftrekbare studiekosten, maar ze moeten wel redelijk en noodzakelijk zijn. De Belastingdienst kan kosten afwijzen als ze buitensporig hoog zijn in verhouding tot het doel van de opleiding.
Aandachtspunten bij opvoeren studiekosten
Sluit een studieovereenkomst
Bied je je werknemers een opleiding aan? Als jij als werkgever betaalt, dan kan het nuttig zijn om een studieovereenkomst op te stellen. Hierin leg je vast welke kosten door jou als werkgever worden vergoed en welke verplichtingen de werknemer heeft, bijvoorbeeld als het gaat om studiekosten terugbetalen. Dit kan voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan, bijvoorbeeld als de werknemer kort na het afronden van de opleiding ontslag neemt of zijn tijdelijke contract niet wil verlengen.
Bewijsvoering
Zorg ervoor dat je alle kosten goed documenteert in je zakelijke administratie. Bewaar facturen, betalingsbewijzen, cursusbeschrijvingen en ander relevant materiaal. Dit kan belangrijk zijn bij een controle door de Belastingdienst.
Zorg dat je optimaal profiteert
Investeren in ontwikkeling is niet alleen goed voor de groei van je bedrijf, maar kan dus ook fiscaal aantrekkelijk zijn. Door te weten welke opleidingskosten aftrekbaar zijn en aan welke voorwaarden je moet voldoen, kun je optimaal profiteren van de mogelijkheden die de overheid biedt.
Vergeet niet dat verplichte opleidingen die noodzakelijk zijn voor je bedrijfsvoering ook onder de aftrekbare opleidingskosten kunnen vallen. Met de juiste aanpak haal je het maximale uit je investering en zie je de gemaakte studiekosten terug in de vorm van een sterkere organisatie.
