Welke opleidingskosten zijn fiscaal aftrekbaar voor ondernemers?

Opleidingskosten aftrekbaar? Zakelijk wel, privé niet

Voor particulieren zijn studiekosten en andere scholingsuitgaven niet aftrekbaar bij de inkomstenbelasting. Dit is anders voor ondernemers en mensen met inkomsten uit overig werk.

Investeringen in training en opleiding die je direct aan je bedrijf kunt koppelen, zijn als zakelijke kosten van de winst aftrekbaar. Ook de btw is meestal volledig aftrekbaar. Er gelden echter voorwaarden.

Voorwaarden en regels: opleidingskosten aftrekbaar of niet

De opleiding moet aansluiten bij je bedrijf

Een verplichting is dat de opleiding moet aansluiten op je huidige of toekomstige werkzaamheden. Een marketingcursus voor een freelancer in digitale communicatie is aftrekbaar. Een cursus bloemschikken niet, aangezien dat niet bijdraagt aan je bedrijfsresultaat.

Privé-studiekosten zijn niet aftrekbaar. Een taalcursus Engels omdat je graag reist, valt niet onder zakelijke kosten. Maar als je kunt aantonen dat je met internationale klanten werkt, waarschijnlijk wel.

Fiscale regels voor opleidingskosten bij- en omscholing

• Kosten voor bijscholing en omscholing zijn aftrekbaar, mits relevant voor je huidige of toekomstige werkzaamheden.
• Gaat het om scholing voor een nieuw beroep dat je nog niet uitoefent? Dan zijn de kosten soms níet aftrekbaar, omdat dit wordt gezien als persoonlijke investering in nieuwe kennis.

Maar: volg je de opleiding met het duidelijke doel om als zelfstandig ondernemer in dat nieuwe vakgebied aan de slag te gaan, en maak je de kosten aantoonbaar vanuit je onderneming? Dan zijn de kosten voor nieuwe kennis vaak wél aftrekbaar.

Aantoonbaar verband met je zaak

Een studie moet dus aantoonbaar verband hebben met je onderneming. Kosten voor persoonlijke ontwikkeling zijn niet aftrekbaar. Denk aan een meditatietraining om ziekteverzuim te voorkomen.

Je moet kunnen laten zien dat de opleiding of cursus bijdraagt aan je zakelijke ontwikkeling. De fiscus ziet een algemene computercursus vaak niet als zakelijke kosten, omdat dit niet bijdraagt aan kennisverdieping.

Zorg ervoor dat je kunt bewijzen waarom deze opleidingskosten belangrijk zijn voor jouw beroep. Bewaar de cursusbeschrijving en ander relevant bewijs voor een eventuele controle van de Belastingdienst.

Onderbouwen

Belangrijk is dat je kunt onderbouwen dat de opleiding direct bijdraagt aan het opbouwen of uitbreiden van je onderneming. De fiscus is hier kritisch op, dus stel jezelf de volgende vragen:

• Sluit de opleiding aan bij (toekomstige) bedrijfsactiviteiten?
• Worden de kosten gemaakt in het belang van je onderneming?
• Kun je dit aannemelijk maken?

Tip: Raadpleeg bij twijfel altijd een fiscalist of boekhouder.

Opleidingskosten werknemers ook aftrekbaar

Voor ondernemers met personeel zijn de studiekosten voor werknemers aftrekbaar. Dit geldt voor opleidingen die de werknemer volgt om beter te functioneren in zijn huidige functie of zich voor te bereiden op een toekomstige functie binnen het bedrijf. Het is belangrijk om afspraken hierover vast te leggen, bijvoorbeeld in een arbeidsovereenkomst. Bijvoorbeeld of de opleiding verplicht is en of opleidingstijd onder werktijd valt.

Sluit een studieovereenkomst

Wil je je werknemers een opleiding aanbieden? Als jij als werkgever betaalt, kan een studieovereenkomst nuttig zijn. Hierin leg je een aantal voorwaarden vast, zoals welke kosten door jou worden vergoed en welke verplichtingen de werknemer heeft. Dit voorkomt onverwachte situaties, bijvoorbeeld als de werknemer kort na de opleiding ontslag neemt of zijn tijdelijke contract niet wil verlengen. Neem een terugbetalingsverplichting op, waarbij de werknemer de studiekosten terug moet betalen in voorgenoemde gevallen of als het diploma niet wordt behaald.

Gebruik onze module om zelf een studiekostenovereenkomst op te stellen.

Soorten aftrekbare studiekosten voor ondernemers

Diverse studiekosten zijn aftrekbaar, waaronder:

1. Vakcursussen en bedrijfsopleidingen

Cursus- en opleidingskosten die essentieel zijn voor jou als ondernemer om je kennis op peil te houden, zijn volledig aftrekbaar bij het berekenen van de winst.

Vergeet niet dat verplichte opleidingen die noodzakelijk zijn voor je bedrijfsvoering ook onder de aftrekbare opleidingskosten kunnen vallen. Met de juiste aanpak zie je de gemaakte studiekosten terug in de vorm van een sterkere organisatie.

2. Kosten voor seminars, congressen en studiereizen

Kosten voor seminars, congressen en studiereizen zijn bedrijfskosten, maar niet volledig aftrekbaar. Je kunt 80 procent van het bedrag aftrekken van de inkomstenbelasting of een drempel toepassen, waarbij alleen kosten boven het drempelbedrag van 5700 euro aftrekbaar zijn. Voor de vennootschapsbelasting kun je 73,5 procent aftrekken boven het drempelbedrag.

Er zit wel een grens aan de reiskosten en verblijfskosten van maximaal 1500 euro, behalve als het voor je werk noodzakelijk is om de opleiding bij te wonen.

3. College- en lesgeld

Het collegegeld of lesgeld voor een opleiding of cursus is aftrekbaar. Dit geldt voor reguliere opleidingen aan hogescholen en universiteiten en voor cursussen en trainingen bij private instellingen.

4. Kosten voor studieboeken en vakliteratuur

De kosten voor studiemateriaal zoals studieboeken en vakliteratuur zijn aftrekbaar. Dat geldt ook voor abonnementen op vakbladen en toegang tot online databases, mits relevant voor je beroep.

5. Examengelden

Geld dat je betaalt om deel te nemen aan examens is eveneens aftrekbaar. Dit geldt voor zowel schriftelijke als mondelinge examens die onderdeel zijn van je opleiding.

6. Studiebenodigdheden

Specifieke benodigdheden voor de opleiding, zoals software of schrijfmateriaal, kunnen als studiekosten worden opgevoerd.

Maximale aftrekpost

Er is geen vast maximum aan de aftrekbare studiekosten, maar ze moeten redelijk en noodzakelijk zijn. De Belastingdienst kan kosten (gedeeltelijk) afwijzen als ze te hoog zijn voor het doel van de opleiding.

Bewijsvoering

Documenteer alle kosten in je zakelijke administratie. Bewaar facturen, betalingsbewijzen, cursusbeschrijvingen en ander relevant materiaal voor een controle door de Belastingdienst.

Lees ook: Zo maak je van training en opleidingen het geheime wapen van je bedrijf.