Wanbetaling is een groot probleem voor mkb’ers in Nederland
Het niet betalen van een factuur binnen de afgesproken termijn is wanbetaling. Onderzoek van Exact toont aan dat dit in Nederland een groot probleem is:
- 29% van de mkb-facturen wordt te laat betaald
- Ondernemers missen gemiddeld 4 procent aan inkomsten door onbetaalde facturen.
Het is dus belangrijk om je rechten en opties bij wanbetaling te kennen.
Wat zijn de wettelijke regels voor betalingstermijnen?
Allereerst is het goed om te weten wat de wet regelt over betalingstermijnen.
Standaard betalingstermijn van 30 dagen
De wettelijke betaaltermijn voor b2b-transacties is doorgaans 30 dagen, tenzij anders afgesproken. Dit betekent dat een b2b-factuur binnen deze termijn betaald moet zijn, gerekend vanaf de ontvangst van de factuur.
Geen wettelijke termijn voor consumenten
Een wettelijke betalingstermijn geldt niet voor consumenten. Je mag zelf de maximale wettelijke betalingstermijn bepalen. Een kortere betalingstermijn dan 30 dagen is toegestaan, maar het moet redelijk blijven. Een betaaltermijn van 14 dagen is standaard voor consumenten. Korter wordt als onredelijk beschouwd, tenzij er uitzonderlijke omstandigheden zijn.
Vermeld de betalingstermijn in je algemene voorwaarden
Informeer consumenten duidelijk over je betalingstermijn in het koopcontract of in je algemene voorwaarden (of beter nog in beide). In je algemene voorwaarden kun je aanvullende informatie opnemen, zoals wanneer de betalingstermijn begint en of er een wettelijke uitzondering is.
Wettelijke betaaltermijn voor bedrijven
Bij zakelijke klanten mag je een afwijkende betalingstermijnen afspreken. Bedrijven onderling mogen een langere termijn hanteren, maar deze mag de maximale termijn van 60 dagen niet overschrijden. Alleen in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij expliciete vermelding in bestaande contracten, kan een langere termijn afgesproken worden.
Wettelijke regeling voor grootbedrijven aan mkb-bedrijven
Om mkb-bedrijven te beschermen, moeten grote bedrijven binnen 30 dagen aan mkb’ers betalen. Een grootbedrijf (ook wel grote onderneming) heeft:
- meer dan 250 fte in dienst of;
- een netto-omzet van meer dan € 40 miljoen of;
- een balanstotaal van meer dan € 20 miljoen.
Als een bedrijf niet aan bovenstaande criteria voldoet, valt het onder het mkb.
Wettelijke betaaltermijnen voor overheidsinstanties
Overheden moeten facturen binnen 30 dagen betalen, tenzij er een wettelijke uitzondering is. In zeldzame gevallen mag de maximale betalingstermijn verlengd worden naar 60 dagen.
Hoe werkt de wettelijke rente?
Als een klant je factuur niet op tijd betaalt, kun je wettelijke rente in rekening brengen.
Wat is de wettelijke rente?
De wettelijke rente is een vergoeding die je als ondernemer mag rekenen als een debiteur de factuur te laat betaalt. Dit is een compensatie voor de vertraging. Indien de betaling te laat is, is de debiteur de wettelijke handelsrente verschuldigd vanaf de vervaldatum van de factuur.
Verschil tussen wettelijke rente en handelsrente
De wettelijke rente heeft twee vormen:
- Wettelijke rente voor handelstransacties (wettelijke handelsrente): deze geldt bij zakelijke klanten en is doorgaans hoger.
- Gewone wettelijke rente: deze geldt voor particulieren.
De wettelijke handelsrente is vaak aantrekkelijk voor mkb-bedrijven, omdat deze vrij hoog ligt. Hij is bedoeld om zakelijke klanten aan te moedigen tijdig te betalen.
- De verschuldigde wettelijke handelsrente staat sinds 1 januari 2025 op 11,15%.
- De wettelijke rente voor niet-handelstransacties staat sinds 1 januari 2025 op 6%.
Hoe voeg je wettelijke rente toe aan je factuur?
Je kunt de wettelijke rente eenvoudig opnemen in je factuur of een aparte berekening maken bij een overschreden betalingstermijn. Met online boekhoudsoftware kun je deze actie binnen enkele muisklikken automatiseren. De rente wordt berekend vanaf de dag na de vervaldatum van de factuur.
Wat kun je doen bij te laat betaalde facturen?
Herinneringen en aanmaningen
Als een factuur niet op tijd betaald wordt, kun je actie ondernemen:
Stuur een betalingsherinnering
Dit is vaak de eerste stap. Vermeld hierin duidelijk de oorspronkelijke factuur en de betalingstermijn. Geen reactie? Stuur eventueel een tweede betalingsherinnering.
Stuur een aanmaning
Als herinneringen geen resultaat opleveren, stuur je een formele aanmaning. Dit is een laatste waarschuwing voordat je verdere stappen onderneemt.
Ingebrekestelling en buitengerechtelijke incassokosten
Bij aanhoudende betalingsachterstand kun je een ingebrekestelling versturen. Geef de debiteur een redelijke termijn (meestal 14 dagen) om te betalen. Die moet je wel duidelijk vermelden.
Als er geen betaling volgt, mag je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Je klant is dan invorderingskosten verschuldigd. Die is wettelijk geregeld en afhankelijk van het openstaande bedrag. Op dit moment geldt:
- 15% van het bedrag van de vordering over de eerste € 2500 van de vordering;
- 10% van het bedrag van de vordering over de volgende € 2500;
- 5% van het bedrag van de vordering over de volgende € 5000;
- 1% van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 190.000;
- 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6775.
Wanneer schakel je een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in?
Hoe werkt incasso?
Een incassobureau helpt bij het innen van openstaande facturen. Zij nemen contact op met de debiteur en proberen de vordering zonder juridische stappen te incasseren.
Wanneer is incasso effectief?
Incasso is effectief als herinneringen en aanmaningen niet hebben gewerkt. Het inschakelen van een incassobureau toont dat je serieus bent, wat debiteuren vaak tot betaling aanzet.
Wat te doen bij blijvende weigering?
Als een debiteur na incasso niet betaalt, kun je een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Deze kan een rechterlijk bevel aanvragen om betaling af te dwingen. Dit kan in uitzonderlijke gevallen leiden tot beslaglegging op eigendommen van de debiteur.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Praktische tips om betalingsproblemen te voorkomen
1. Maak duidelijke betaalafspraken
Duidelijke betaalafspraken in je algemene voorwaarden zijn essentieel. Vermeld de betalingstermijn, rente en incassokosten.
2. Zet in op strak debiteurenbeheer
Houd openstaande facturen goed in de gaten en onderneem actie zodra een betalingstermijn is verlopen. Gebruik voor een strak debiteurenbeheer software of tools om een overzicht te behouden.
3. Overweeg korting bij snelle betaling
Overweeg een korting voor snelle betaling om klanten aan te moedigen eerder te betalen. Dit kan bijvoorbeeld 2 tot 5 procent zijn bij betaling binnen 7 of 10 dagen.
Dit biedt een financiële prikkel voor klanten, verbetert je cashflow en vermindert betalingsachterstanden. Zorg ervoor dat de voorwaarden voor de korting duidelijk zijn en vooraf worden gecommuniceerd.
4. Automatiseer je facturatieproces
Met het juiste boekhoudpakket kun je je facturatieproces automatiseren. Dit helpt je om sneller en efficiënter te werken, herinneringen automatisch te versturen en betalingen beter te beheren.
Is de factuur betaald? Dan koppelt het systeem dit meteen aan de betaling. Hiermee voorkom je dat er nog een herinnering of aanmaning uitgaat terwijl iemand net heeft betaald.
5. Vraag btw terug bij oninbare facturen
In Nederland kun je de btw terugvragen bij de Belastingdienst als de factuur oninbaar is, bijvoorbeeld na een jaar na de betaaldatum. Een factuur is oninbaar als je debiteur niet kan betalen, bijvoorbeeld door faillissement.
6. Overweeg een kredietverzekering of factoring
Een kredietverzekering kan waardevol zijn bij langere betalingstermijnen. Het beschermt je onderneming tegen onbetaalde klantfacturen, biedt financiële zekerheid en versterkt je liquiditeitspositie.
Het biedt de mogelijkheid om met meer vertrouwen zaken te doen, zelfs met nieuwe klanten. Zeker in een tijd van toenemende betalingsrisico’s kan een kredietverzekering een cruciale rol spelen in het beheersen van je bedrijfsrisico’s.
Ook factoring kan uitkomst bieden. Een factoringmaatschappij betaalt direct je facturen uit tegen een bepaald percentage.
Bescherm je cashflow
Wachten op je geld kan frustrerend zijn, maar met de juiste aanpak kun je betalingsproblemen effectief voorkomen en oplossen. Houd je aan de wettelijke betalingstermijnen, bereken wettelijke rente waar nodig en onderneem actie bij te laat betaalde facturen. Door duidelijke afspraken en goed debiteurenbeheer krijg je sneller betaald en blijft je cashflow beschermd.
Lees ook: Wat doe je als een klant een factuur niet betaalt?
