Tip 1: kies het juiste moment
Er zijn jaarlijks een paar handige momenten om over te stappen naar een nieuw boekhoudprogramma. De eerste is kort na de jaarwisseling, als je aan een nieuw boekjaar begint. Dat voorkomt extra werk met het overzetten van je administratie.
Een ander praktisch moment is net na je btw-aangifte. Dan begin je fris met het nieuwe pakket en ben je ruim op tijd klaar voor de volgende aangifte. (nieuwe btw-periode, dat is aan het begin van een nieuw kwartaal. Je hebt dan net aangifte gedaan en start in het nieuwe online boekhoudpakket).
Tip 2: ga voor functionaliteiten die je leven makkelijker maken
Kies een boekhoudpakket dat past bij jouw zakelijke behoeften en je administratie echt makkelijker maakt. Denk aan een gratis app waarmee je altijd en overal je boekhouding kunt inzien (niet alleen inzien, ook handelingen zoals even snel een factuur maken en versturen naar een klant. Of je gewerkte uren of gereden kilometers meteen toevoegen in de app van je boekhoudprogramma. Het is ook belangrijk dat je nieuwe pakket het eenvoudig maakt om gegevens over te zetten vanuit je oude programma, bijvoorbeeld in Excel- of XAF-formaat.
Tip 3: zorg dat je programma een koppeling met de Belastingdienst en je zakelijke betaalrekening heeft
Vergeet het handmatig invoeren en stapels papieren. Een goed boekhoudprogramma heeft geïntegreerde koppelingen met de Belastingdienst en je zakelijke rekening. De koppeling met de bank bespaart tijd en verkleint de kans op fouten in je administratie. Een geavanceerde koppeling met de Belastingdienst maakt de aangiftes makkelijker en sneller. Met een paar klikken zijn je gegevens veilig onderweg. En bij voorkeur krijg je een bevestiging van de Belastingdienst dat je aangifte goed is aangekomen.
Tip 4: zorg dat boekhouders het pakket goed kennen
Als je kiest voor een boekhoudpakket dat zijn sporen heeft verdiend, profiteer je van een groot pluspunt: veel boekhouders en accountants kennen het pakket. Daardoor kun je kiezen voor een expert die vertrouwd is met jouw boekhoudpakket. Handig als je van boekhouder wilt wisselen. Kijk bij het boekhoudpakket van je keuze of er boekhouders en accountants zijn aangesloten die ze aanbevelen. Als je dan een keer hulp nodig hebt kan dit snel en efficiënt
Tip 5: Check de service en support zijn geregeld
Een pakket met topservice is goud waard. Loop je vlak voor je aangifte ergens tegenaan? Dan kan een belletje naar een goed geïnformeerde klantenservice wonderen doen. Kies ook voor een pakket dat extra’s biedt als instructievideo’s en een gratis boekhoudcursus. Dat helpt je niet alleen je boekhouding te begrijpen, maar geeft je ook inzicht in hoe je bedrijf ervoor staat. Zijn ze telefonisch bereikbaar? Dit is ideaal als je vastloopt. Een medewerker spreken die je op weg helpt is dan van grote meerwaarde.
Tip 6: Let op voor verborgen kosten
Wees alert op de verborgen kosten bij veel boekhoudprogramma’s. De prijs van sommige software lijkt op het eerste gezicht gunstig, maar uiteindelijk blijken er extra kosten voor bepaalde functionaliteiten bij te komen. Denk aan meer gebruikers of bijlagen voor je belastingaangifte. Het is slim om hier vooraf goed naar te kijken.
Tijd en kosten besparen op je boekhouding?
Het kan écht. Met een zorgvuldige keuze voor een nieuw boekhoudpakket kun je je bedrijfsvoering aanzienlijk verbeteren. Sta je voor de keuze? Neem de tijd, vergelijk de opties (bezoek vergelijkingssites) en maak een geïnformeerde beslissing.
