Van sportabonnementen tot kerstpakketten en een vergoeding voor thuiswerken. Met de werkkostenregeling (WKR) kunt je als werkgever bepalen wat je onbelast aan je werknemers vergoedt, geeft of beschikbaar stelt. Omdat WKR best ingewikkeld is en regelmatig verandert, praten we je in dit artikel bij over de regels die sinds 1 januari 2022 gelden. Ook geven we antwoord op veelgestelde vragen over de de werkkostenregeling.

Inhoudsopgave

Wat is werkkostenregeling (WKR)?

Laten we bij begin beginnen: wat is werkkostenregeling precies? De werkkostenregeling (WKR) stel werkgevers in staat onbelaste vergoedingen te geven aan werknemers. Deze kosten hoeven niet werkgerelateerd te zijn, al zal dat in de praktijk vaak zo zijn.

Voor 2015 viel alles wat een werkgever aan een werknemer gaf of vergoedde onder fiscaal loon, oftewel belastbaar loon. Maar omdat niet alles onder die categorie valt – denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten – is besloten dat niet alle vergoedingen verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werknemer belast worden door de Belastingdienst.

Sinds 1 januari 2022 bestaat de werkkostenregeling (WKR) 7 jaar. De werkkostenregeling 2022 is niet eenvoudig, met een grote verscheidenheid aan vergoedingen en verstrekkingen. Maar het komt ten goede van de werkgever en werknemer. Zeker in tijden waarin thuiswerken en hybride werken vaker voorkomt,

Wat is de vrije ruimte in de werkkostenregeling?

Via de werkkostenregeling mag je werknemers dus onbelaste vergoedingen geven. Het bedrag dat je onbelast mag besteden, noemen we de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. Er gelden geen voorwaarden aan vergoedingen die binnen de vastgestelde vrije ruimte vallen.

De WKR staat toe dat tot 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 – plus 1,18 procent van de rest van de loonsom – besteed mag worden aan bepaalde vergoedingen voor werknemers, welke onbelast zijn.

Met andere woorden: er wordt geen loonbelasting over geheven. Alles wat je boven dit bedrag betaalt, wordt onderworpen aan een eindheffing van 80 procent.

5 soorten werkkostenvergoeding

Als je als werkgever iets vergoedt, kun je dat op 5 manieren doen:

  • Intermediaire kosten: dit zijn kosten die de werknemer voor de werkgever voorschiet. Bijvoorbeeld een zakelijke lunch, parkeerkosten, geschenken voor externe relaties. De rekening van de werkelijke kosten daarvan declareert de werknemer bij de werkgever.

  • Gerichte vrijstelling: onder gerichte vrijstellingen vallen onder andere de kosten voor woon-werkverkeer, tickets voor het openbaar vervoer, verblijfskosten, cursussen, abonnementen, opleiding, computers, vergoeding voor het aanvragen van Verklaring Omtrent Gedrag en maaltijden bij overwerk.

  • Nihilwaardering: vergoedingen die op de werkplek plaatsvinden. Denk bij nihilwaardering aan de inrichting van de werkplek, koffie, ter beschikking gestelde werkkleding. Maar ook terbeschikkingstellingen van apparatuur buiten de werkplek die voor 90 procent zakelijk wordt gebruikt valt onder nihilwaarderingen. Zoals een laptop en mobiele communicatiemiddelen. Deze kosten vallen onder de nihilwaarderingen van de regeling WKR.

  • Vergoeding binnen de vrije ruimte (binnen 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom). Dit wordt ook wel vergoedingen ten laste van forfait genoemd (onbelaste vergoeding). Denk aan een personeelsfeestje, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld.

  • Vergoeding buiten de vrije ruimte (buiten 1,7 procent tot en met € 400.000 van de loonsom plus 1,18 procent van het restant van die loonsom). Hierbij geef je meer uit dan de norm. Over deze vergoedingen moet je dus belasting moet betalen. Deze eindheffing over de overige kosten is hoog, namelijk 80 procent. Deze heffing mogen werkgevers niet mag verhalen op werknemers.

 Algemene wijzigingen WKR 2022

  • In 2022 geldt voor de eerste 400.000 euro een vrije ruimte van 1,7 procent. Boven dit bedrag geldt een opbouwpercentage van 1,18 procent.

  • Sinds 2020 vallen de kosten van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) onder de gerichte vrijstellingen.

  • De gebruikelijkheidstoets is strenger gemaakt.

  • De lening voor de (elektrische) fiets is niet belast.

  • Het rentevoordeel van een personeelslening is verplicht belast loon voor de werknemer. Ook als de lening bestemd is voor de eigen woning van de werknemer. Daardoor mag het rentevoordeel niet ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.

  • Vrijgestelde vergoedingen of verstrekkingen of nihilwaarderingen moeten vooraf aangewezen worden. Anders geldt geen vrijstelling.

  • Mogelijkheid tot saldering na afloop van het jaar.

  • Invoering van een noodzakelijkheidscriterium voor gereedschap, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke uitrusting, alsmede de mogelijkheid toe vergoeden.

Veelgestelde vragen over de werkkostenregeling

Wat valt onder de werkkostenregeling 2022?

Onder de WKR vallen de kosten die werkgever voor de werknemer maakt en die binnen de vastgestelde marge (ook wel vrije genoemd) vallen. Zoals kerstpakketten, vergoeding voor thuiswerken, personeelsfeest, bedrijfsfitness en meer.

Hoeveel WKR per persoon?

De WKR kent een gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je hebt aangewezen als eindheffingsloon niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. De Belastingdienst voert tot op heden het beleid dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot maximaal € 2400 per persoon per jaar gebruikelijk is.

Welke onbelaste vergoedingen zijn er in 2022?

Die vrijgestelde vergoedingen zijn de onbelaste onkostenvergoedingen voor onder andere reiskosten, werkkleding, vakliteratuur of studiekosten. Over deze vergoedingen hoef je als werkgever geen loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen voor in te houden.

Welke kosten vallen in de vrije ruimte WKR?

De kosten die in de vrije ruimte WKR vallen zijn de zogenoemde gerichte vrijstelling en nihilwaarderingen.

De Zaak Magazine is terug
Ter ere van ons 30 jarig jubileum brengen we het vertrouwde De Zaak Magazine weer tot leven, mits 2000 ondernemers zich aanmelden. Doe jij ook mee?
Financiering zonder businessplan of papierwinkel?
Het liefst regel jij zo snel mogelijk je lening. En online kan dat! Hier hoor je al binnen 15 minuten wat jouw financieringsopties zijn en tegen welke voorwaarden. Simpel, snel en zonder gedoe.
Lees ook…
Pauzes zijn belangrijk. Even ontspannen om daarna weer goed effectief aan de slag te gaan gaan. Maar wanneer werknemers een pauze hebben en totaal niet…
Volgend jaar stijgt het wettelijk minimumloon met maar liefst 10 procent. In dit artikel praten we je bij over wat minimumloon precies is, wie het…
Minimaliseer werkgeversrisico’s, Minder personeelsadministratie, Maximaliseer je flexibiliteit en geen risico bij ziekteverzuim. Lees…