Een overzicht van alle voorwaarden

Wanneer reiskosten aftrekbaar zijn van de aangifte inkomstenbelasting kan per situatie anders zijn. In sommige gevallen zijn deze aftrekbaar van de inkomstenbelasting en in sommige gevallen is de aftrek gebonden aan bepaalde voorwaarden. Hoe zit dat precies als je werkgever bent of voor een opdrachtgever werkt? Wanneer mag je wat precies aftrekken als het aankomt op de aangifte inkomstenbelasting? Hoe zit dat met woon- werkverkeer, reiskosten, zakelijke reiskosten, declareren per kilometer, reizen met het ov en de toegestane kilometervergoeding? Wij zochten het voor je uit.

Eén factuur, één tankpas en nooit meer bonnetjes? Ontvang via De Zaak jouw kortingscode voor een zakelijke tankpas en ontdek het gemak.

Inhoudsopgave

Je kunt ervan uitgaan dat reiskosten aftrekbaar zijn van de inkomstenbelasting.

Een belangrijke regel is dat wanneer je opdrachtgever jou je reiskosten volledig vergoedt, je deze niet nogmaals van de inkomstenbelasting mag aftrekken.

Ben je werkgever dan moet je weer met een aantal andere zaken rekening houden. In ieder geval is hoeveel en wat precies aftrekbaar is afhankelijk van het vervoermiddel dat je gebruikt wanneer je reist. Want hoe zit het nu met de aftrek als je met bijvoorbeeld je eigen auto in privé zakelijke reiskosten maakt?

Gebruik privéauto, brommer of fiets

Reis je met je eigen fiets, privéauto of brommer voor je klant, dan kom je in dit geval in aanmerking voor een kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer. Dit zijn aftrekbare reiskosten. Let op, het gaat in dit geval dan wel om zakelijk gereden kilometers.

Je moet dan wel nauwgezet een reisadministratie bijhouden. Let goed op dat je de datum, adres van vertrek en aankomst, en het totaal aantal kilometers nauwkeurig vastlegt. Rijd je een keer een andere route dan normaal? Dan moet je noteren waarom je dit hebt gedaan. Bottomline: reis je voor een klant met eigen vervoer, dan krijg je een standaardvergoeding van € 0,23 per kilometer.

Ben je zelf werkgever dan kun je dus altijd een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer vergoeden. De gemaakte kosten van een medewerker die voor zijn werk reist, worden vergoed via het salaris en zijn gewoon aftrekbaar voor jou als werkgever. Er vindt geen verrekening btw plaats.

Vergoed je meer dan € 0,23 per kilometer, dan zijn deze meerkosten zeker niet onbelast. Hier dient dan wel belasting over betaald te worden. Dergelijke kosten zijn aftrekbaar onder het kopje ‘overige bedrijfskosten’.

Is het vervoermiddel het openbaar vervoer of taxi? Dan heb je weer te maken met andere regels.

Reizen met het OV of een taxi

In dit geval is de prijs van je gemaakte reis volledig aftrekbaar. Het is dan wel belangrijk dat je alle vervoersbewijzen en bonnen goed bewaart. Voor je reizen met het OV kun je hiervoor terecht op ovchipkaart.nl. Hier kun je alle overzichten downloaden die voldoen aan de eisen van de belastingdienst. Ook in dit geval mag je bij je aangifte de reiskosten aftrekken onder het kopje ‘overige bedrijfskosten’.

Ontvang je een vergoeding voor je gemaakte reiskosten in het openbaar vervoer, dan trek je deze vergoeding af van de werkelijke reiskosten. Het bedrag dat je mag aftrekken hangt van een aantal factoren, zoals: het aantal dagen dat je per week reist en de afstand van een enkele reis van je woning naar je werk. Voor het bepalen van de aftrek kun je daarvoor de tabel reisaftrek openbaar vervoer gebruiken. Deze tabel kun je terugvinden op de website van de Belastingdienst.

Openbaar vervoer en de werkgever

Ben je werkgever dan kun je alleen de werkelijk gemaakte zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer vergoeden. In dit geval is de btw voor jou als werkgever niet aftrekbaar, dit komt doordat de kosten in eerste instantie worden gemaakt door je medewerker en achteraf worden gedeclareerd. De reiskosten zelf zijn wel gewoon aftrekbaar.

Zakelijke reiskosten en een mobiliteitskaart?

Als werkgever kun je er ook voor kiezen om je medewerkers een mobiliteitskaart te geven. Dat kan een hoop gedoe schelen: je medewerkers hoeven geen abonnement op het ov meer af te sluiten of kosten voor te schieten.

Er zitten hier voor jou als werkgever ook voordelen aan. Je krijgt dan maandelijks één factuur voor alle gemaakte reiskosten, je hoeft geen administratie meer te voeren over declaraties en daarnaast zijn ook alle zakelijke reiskosten volledig aftrekbaar en dat geldt ook voor de btw.

Auto van de zaak

Reis je met een auto van de zaak? Dan zijn alle kosten omtrent je auto aftrekbaar. Hieronder vallen de benzine, verzekeringen, onderhoud, parkeren, wasstraat etcetera.

Deze kosten trek je af onder ‘overige bedrijfskosten’. Het is overigens wel zaak om de bonnen van dergelijk gemaakte kosten, zoals parkeerkosten en kosten van reparaties, goed te bewaren.

Ook als je in een auto van de zaak rijdt, moet je de reden noteren wanneer je een in sommige gevallen andere route rijdt dan normaal.

Je mag in dit geval zelfs de aanschaf van je auto aftrekken. Het is alleen niet mogelijk om deze kosten in één keer af te trekken. Op de website van de Belastingdienst is te vinden hoeveel je per jaar mag aftrekken. Dit bedrag trek je af onder het kopje ‘afschrijvingen’.

Meer dan 500 kilometer in privé

Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar privé? Dan moet je ook gaan bijtellen. Als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, hoeft dit niet. Je kan dan een verklaring genaamd ‘Geen privégebruik auto’ aanvragen. Zoals we al eerder zeiden, je moet wel nauwkeurig bijhouden hoeveel en wanneer je privé rijdt.

De Belastingdienst verwacht hier bewijs. Je zult dus een rittenregistratie moeten bijhouden en bent zelf verantwoordelijk voor het aantonen. Slaag je er niet in om aan te tonen dat je niet meer dan 500 kilometers per kalenderjaar privé hebt gereden, dan zal fiscus ervan uit gaan dat je dit wél hebt gedaan. Je zult dan een naheffing ontvangen. Wees dus zorgvuldig in het bijhouden van je rittenadministratie.

Gedeeltelijke vergoeding

Sommige opdrachtgevers willen een deel van je reiskosten vergoeden. Het deel dat je niet vergoed krijgt, mag je aftrekken van de inkomstenbelasting.  

Rekenvoorbeeld: Stel, je opdrachtgever wil je reiskosten vanaf tien kilometer vanaf je woonplaats vergoeden. De eerste tien kilometer moet je dan zelf betalen. Deze tien kilometer mag je aftrekken van de inkomstenbelasting, dit wordt namelijk gezien als zakelijke kostenpost. Hiervoor mag je € 0,23 per kilometer rekenen. Tien kilometer x 0,23 euro = 2,30 euro.

Belasting en aftrek van kosten

Dus wanneer je regelmatig zakelijke reizen maakt of medewerkers hebt die frequent zakelijk reizen, is het zaak om je goed te laten informeren.

Het voeren van een waterdichte administratie is in alle gevallen een vereiste. Bewaar van alle relevante kosten de bonnen en zorg ervoor dat je kunt aantonen dat je de reizen maakte.

Wanneer je aangifte doet bij de belastingdienst zijn er tal van mogelijkheden waarin kosten gerelateerd aan reizen als aftrekpost kunnen worden opgevoerd. Bij enige twijfel is het altijd verstandig om advies te vragen aan bijvoorbeeld een belastingadviseur. Of je nu werkgever bent of voor een klant werkt, het kan je een hoop geld schelen.

Controle Belastingdienst

Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!

Hoe vaak gebeurt het, hoe verkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.

Veelgestelde vragen

Is woon-werkverkeer aftrekbaar?

Woon-werkverkeer is afhankelijk van de situatie en het vervoermiddel dat je gebruikt, aftrekbaar. Bij gebruik van je privéauto, brommer of fiets geldt een standaardvergoeding van € 0,23 per kilometer.

Hoe kan ik reiskosten declareren?

Houd een gedetailleerde administratie bij, inclusief datum, adres van vertrek en aankomst, en het totaal aantal kilometers. Bewaar alle bonnen en vervoersbewijzen, zodat je deze kosten bij je aangifte inkomstenbelasting kunt aftrekken onder het kopje ‘overige bedrijfskosten’.

Is kilometervergoeding aftrekbaar?

Ja, de kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer voor zakelijk gereden kilometers met je privévoertuig is aftrekbaar.

Welke reiskosten zijn aftrekbaar?

Afhankelijk van het vervoermiddel kunnen kosten voor privévoertuigen, openbaar vervoer, taxi’s en auto’s van de zaak aftrekbaar zijn. Belangrijk is om alle bonnen en vervoersbewijzen te bewaren en een gedetailleerde administratie bij te houden.

Is reiskostenvergoeding ook inkomen?

Reiskostenvergoeding wordt niet gezien als inkomen, zolang deze niet hoger is dan € 0,23 per kilometer bij gebruik van een privévoertuig. Als de vergoeding hoger is, moet er belasting over de meerkosten betaald worden.

Hoeveel belasting betaal ik over reiskostenvergoeding?

Als de reiskostenvergoeding niet hoger is dan € 0,23 per kilometer bij gebruik van een privévoertuig, hoef je geen belasting te betalen. Voor vergoedingen die hoger zijn, moet belasting betaald worden over de meerkosten.

Is reiskostenvergoeding onbelast?

Reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer bij gebruik van een privévoertuig is onbelast. Voor vergoedingen die hoger zijn, moet belasting betaald worden over de meerkosten.

Zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer of een taxi kunnen onbelast worden vergoed, mits de werkelijke kosten worden vergoed en de juiste administratie wordt bijgehouden.

Het is belangrijk om je goed te laten informeren en een gedetailleerde administratie bij te houden van je reiskosten. Bij twijfel kun je altijd advies vragen aan een belastingadviseur om optimaal gebruik te maken van de aftrekposten bij de aangifte inkomstenbelasting.

Gerelateerd lezen:

• Wat is loon? | Loon en belasting, 3 definities
• Wanneer bent u ondernemer voor de omzetbelasting?
• De vennootschapsbelasting
• Aangifte dividendbelasting: zo werkt het

Ben je klaar met alle losse bonnetjes en ingewikkelde btw-terugvorderingen? Ervaar het gemak van een tankpas.

Lees ook…
i.s.m.
In 2022 zijn er wereldwijd meer dan 10 miljoen elektrische auto’s verkocht en dit jaar neemt dat aantal met 35 procent toe tot maar liefst 14…
i.s.m.
Als ondernemer streef je naar gemak en zo min mogelijk administratieve handelingen. Een zakelijke tankpas is een middel om je werk uit handen te nemen….