Wat is de belastingvrije kilometervergoeding?
Werknemers en zelfstandig ondernemers die met eigen vervoer (auto, brommer of fiets). Werkgerelateerde reiskosten maken, kunnen een onbelaste reiskostenvergoeding krijgen. Deze belastingvrije vergoeding is bedoeld om de kosten te compenseren die iemand maakt.
Let op: Deze belastingvrije vergoeding geldt niet voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed. Het is dus belangrijk om alle zakelijke reizen goed te registreren.
Voor wie geldt de onbelaste kilometervergoeding?
De belastingvrije kilometervergoeding geldt voor zowel werknemers als ondernemers.
Onbelaste reiskosten voor werknemers
Als werkgever mag je een onbelaste kilometervergoeding geven aan werknemers die met eigen vervoer zakelijke ritten maken. Dit kan bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen.
Onbelaste reiskosten voor ondernemers
Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, mag je de onbelaste kilometervergoeding van 23 cent per kilometer van je winst aftrekken. Ondernemers die met een privéauto zakelijke kilometers afleggen, mogen daarvoor de kilometervergoeding declareren. De vergoeding geldt niet als je een auto van de zaak gebruikt. Je mag in dat geval het volledige gebruik van de auto zakelijk declareren.
Hetzelfde geldt voor vervoer op een eigen fiets en werkelijk gemaakte kosten voor het openbaar vervoer, een taxi, boot of vliegtuig.
In het geval van ondernemers is de vergoeding bedoeld voor zowel woon-werkverkeer als andere zakelijke reizen. Alleen de daadwerkelijk gereden kilometers komen in aanmerking. Dit maakt het belangrijk om een nauwkeurige rittenadministratie bij te houden.
Leestip: Zakelijk autorijden als ondernemer. De regels, de voordelen, de valkuilen
Hoeveel bedraagt de onbelaste reiskostenvergoeding in 2025?
De belastingvrije kilometervergoeding blijft in 2025 op hetzelfde niveau als in 2024: 23 cent per kilometer. Ondanks inflatie en stijgende brandstofkosten is er geen verhoging ingevoerd, in tegenstelling tot eerdere jaren.
- Kilometervergoeding 2021: € 0,19
- Kilometervergoeding 2023: € 0,21
- Kilometervergoeding 2024: € 0,23
- Kilometervergoeding 2025: € 0,23
Is het vergoeden van reiskosten verplicht voor werkgevers?
Je bent als werkgever niet verplicht een reiskostenvergoeding te geven aan werknemers, behalve als dat in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) staat. Je werknemer heeft geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding als er geen afspraken over zijn gemaakt.
Wel is het een secundaire arbeidsvoorwaarde die in je voordeel kan werken. In deze krappe arbeidsmarkt wil je geen ontevreden werknemers die bij jou weggaan, omdat ze bij een andere werkgever wel reiskosten krijgen vergoed.
Een andere reden om reiskostenvergoeding te betalen aan je werknemers is dat deze reiskosten aftrekbaar zijn. Je verlaagt hiermee je belastbare winst. Met andere woorden: het levert je een belastingvoordeel op.
Mag een werkgever een hogere kilometervergoeding geven?
Een onbelaste reiskostenvergoeding in 2025 van € 0,23 per kilometer dekt meestal niet de volledige kosten die een werknemer maakt voor zakelijk vervoer. Een auto uit de kleinste categorie kost een werknemer al gauw zo’n € 0,24 per kilometer. Voor een middenklasse auto is dat minimaal € 0,31 per kilometer. Voor een auto boven de € 40.000 kan de gemiddelde kilometerkostprijs oplopen tot € 0,46.
Je mag als werkgever een hogere reiskostenvergoeding geven, maar die extra verhoging is belast en daarover moet je loonheffing betalen. Het komt er dan in feite op neer dat de extra vergoeding niet naar je werknemer gaat, maar naar de fiscus.
Variabele versus vaste reiskostenvergoeding
Als werkgever heb je de keuze tussen een variabele en een vaste reiskostenvergoeding.
Variabele reiskostenvergoeding
Bij een variabele vergoeding worden de werkelijke kilometers vergoed. Dit is handig voor werknemers die op wisselende locaties werken of verschillende vervoermiddelen gebruiken, zoals een fiets van de zaak of als iemand met het openbaar vervoer reist.
Om in aanmerking te komen voor een variabele reiskostenvergoeding moet je werknemer een rittenadministratie bijhouden en een declaratieoverzicht aanleveren. Hierop moet in ieder geval de datum, postcode, huisnummer en plaats van het begin- en eindpunt van de reis staan. Voor een variabele reiskostenvergoeding houd je dus het werkelijk afgelegde aantal kilometers bij.
Als je werknemer met een ov-kaart reist, kun je ook de werkelijk gemaakte kosten vergoeden. Hierover hoef je geen belasting te betalen.
Vaste reiskostenvergoeding
Naast variabele reiskostenvergoeding is het ook mogelijk om een vaste vergoeding betalen. Voor de vaste reiskostenvergoeding gebruik je de 128 / 214 dagen-regeling. Deze regeling houdt in dat je een werknemer die in een kalenderjaar op minstens 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vaste vergoeding mag geven voor 214 dagen (fulltime werkjaar).
Dit geldt voor een werknemer die 5 dagen per week naar werk reist. Voor wie minder dagen werkt en/of naar jouw locatie reist, bereken je de vergoeding naar rato.
Hoe bereken je een vaste reiskostenvergoeding?
Stel, je werknemer reist 3 dagen per week met de eigen auto naar kantoor. De reisafstand woon-werkverkeer bedraagt 30 kilometer (heen en weer samen 60 km). Dan pas je de 128 / 214 dagen-regeling als volgt naar rato toe:
3/5 dagen = 60% van 128 dagen = 76,8 dagen. Dat is in dit geval niet voldoende om in aanmerking te komen voor een vaste reiskostenvergoeding.
Voor een vaste reiskostenvergoeding moet je werknemer ten minste 103 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek reizen. Je mag je werknemer in dat geval jaarlijks een vaste maximale reiskostenvergoeding betalen van:
2025: 214 dagen € 0,23 x 60 km = € 2953,20 per jaar. € 2953,20 : 12 = € 246,10 per maand
Carpoolen: regels voor de kilometervergoeding
Voor carpoolen blijft in 2025 dezelfde regeling gelden als in voorgaande jaren. Als jij als werkgever het carpoolen organiseert, mag je de kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer aan de chauffeur vergoeden. Dit geldt ook voor de kilometers die de chauffeur omrijdt om collega’s op te halen.
Organiseren jouw werknemers zelf het carpoolen? Dan kan iedere werknemer die meerijdt ook de onbelaste kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer als vergoeding krijgen. Alleen de extra kilometers die werknemers omrijden, kunnen hierbij niet belastingvrij worden vergoed.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Veelgestelde vragen over de kilometervergoeding 2025
Ben je als werkgever verplicht een vergoeding voor reiskosten te geven?
Dat ben je niet verplicht, behalve als het in de cao staat die voor jouw bedrijf geldt.
Hoeveel bedraagt de kilometervergoeding in 2025?
Het bedrag dat een werkgever per zakelijke kilometer onbelast kan vergoeden aan de werknemer is per 1 januari 2025 € 0,23 per kilometer. Dit bedrag geldt ook voor zelfstandig ondernemers.
Wat is een redelijke kilometervergoeding voor zzp’ers in 2025?
Zzp’ers die met een privéauto zakelijke kilometers afleggen, mogen daarvoor in 2025 ook maximaal € 0,23 per kilometer onbelast declareren. De vergoeding geldt ook voor zakelijke kilometers met bijvoorbeeld een privéfiets. Als je een auto van de zaak gebruikt, kun je geen onbelaste kilometervergoeding declareren.
