Wat is een rittenregistratie?
In een rittenregistratie houd je bij wie wanneer met een voertuig heeft gereden en welke afstand daarbij is afgelegd. Dit is vooral van belang als je een zakelijke auto ook privé gebruikt. De Belastingdienst beschouwt privégebruik van een bedrijfsauto namelijk als loon in natura. Dit leidt tot de fiscale bijtelling, een extra belasting die je moet betalen.
Wanneer is een ritregistratie verplicht?
Gebruik je een bedrijfsauto die je ook privé rijdt? Dan is een rittenregistratie verplicht als je de bijtelling wilt voorkomen. De Belastingdienst stelt dat privégebruik van meer dan 500 kilometer per jaar leidt tot fiscale bijtelling, die via de loonheffing wordt verrekend.
Kun je aantonen dat je jaarlijks minder dan 500 kilometer privé rijdt? Dan hoef je geen bijtelling te betalen. Hiervoor moet je een nauwkeurige rittenregistratie bijhouden. Je kunt dit het beste aanvullen met extra bewijsmiddelen, zoals een agenda of tank- en onderhoudsbonnen.
Ritregistratie bijhouden: welke gegevens moeten erin staan?
Een sluitende rittenregistratie moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Hieronder een overzicht van wat er in moet staan:
- Merk van de auto
- Type auto
- Kenteken van de auto
- Periode waarin de auto is gebruikt
Gegevens per rit:
Daarnaast moet je per rit de volgende gegevens vastleggen:
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrek- en aankomstadres (rij je van kantoor naar een afspraak en terug, dan noteer je dit als twee aparte ritten)
- De route, als je niet de gebruikelijke route hebt genomen
- Of het een privérit of een zakelijke rit was
- Het aantal privékilometers tijdens een rit (bijvoorbeeld als je tijdens een zakelijke rit privé omrijdt)
Het is belangrijk om deze gegevens zorgvuldig bij te houden. Als je rittenregistratie niet aan deze eisen voldoet, kan dit leiden tot een naheffing van de bijtelling.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Wat zijn de boetes bij een onjuiste rittenregistratie?
Wanneer je de bijtelling van je auto van de zaak negeert of als de rittenregistratie onjuist blijkt te zijn, kan de fiscus een verzuimboete opleggen. Deze boete kan oplopen tot € 5514. Het is daarom van groot belang om een nauwkeurige administratie bij te houden,
Manieren om een rittenregistratie bij te houden
Er zijn verschillende manieren om een rittenregistratie bij te houden, zowel handmatig als elektronisch.
Handmatige ritregistratie
Je kunt ritten handmatig bijhouden met een rittenboekje of formulier. Hierin vul je alle benodigde gegevens zelf in. Hoewel deze methode nog steeds wordt gebruikt, is het tijdrovend en foutgevoelig. Toch blijft het een optie voor wie niet wil investeren in digitale middelen.
Digitale rittenregistratie
Tegenwoordig kiezen veel ondernemers voor een elektronische rittenregistratie. Met behulp van GPS-technologie registreert een systeem automatisch je ritten en zakelijke kilometers. Veel van deze systemen zijn geïntegreerd in apps of in navigatiesystemen. Vaak bieden de mogelijkheid om ritten direct door te sturen naar je boekhouding. Deze methoden zijn snel, nauwkeurig en minder foutgevoelig.
Keurmerk Ritregistratie
Leveranciers van rittenregistratiesystemen hebben een keurmerk ontwikkeld: het Keurmerk RitregistratieSystemen. Wanneer je gebruikmaakt van een systeem met dit keurmerk, gaat de Belastingdienst ervan uit dat je rittenregistratie sluitend is en voldoet aan de eisen. Dit biedt extra zekerheid en kan je administratie aanzienlijk vereenvoudigen.
Vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s
Voor ondernemers die met hun bestelauto veel ritten op een dag maken, biedt de Belastingdienst een vereenvoudigde rittenregistratie. Hierbij leg je alleen de zakelijke ritten vast in combinatie met de adressen van je klanten of opdrachten. Let op dat privégebruik van de bestelauto tijdens werktijd, zoals een lunchrit, niet is toegestaan.
Meer informatie over de vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s vind je op de website van de Belastingdienst.
Hoe lang moet je een ritregistratie bewaren?
Het bijhouden van je rittenregistratie is belangrijk, maar de bewaarperiode is net zo cruciaal. De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug informatie opvragen als er fouten worden gevonden in recente jaren. Dit betekent dat je je rittenregistratie minimaal zeven jaar moet bewaren. Zorg er dus voor dat je gegevens goed geordend en compleet zijn, want een onvolledige administratie kan vervelende gevolgen hebben.
