Wanneer is een ritregistratie nodig?
Een rittenregistratie is van belang bij een auto of bestelwagen van de zaak. Daarmee kan ook privé worden gereden, en dat voordeel ziet de Belastingdienst als loon in natura. Hierover moet via de loonheffing belasting worden betaald – de zogeheten fiscale bijtelling.
Hieraan valt alleen te ontkomen als per kalenderjaar aantoonbaar minder dan 500 kilometer privé wordt gereden. Een sluitende ritregistratie kan daarbij als overtuigend bewijs gelden, maar het is raadzaam om ook extra bewijsmiddelen als agenda en onderhoud- en brandstofbonnen te kunnen overleggen.
De ritregistratie moet door de berijder van de auto worden bijgehouden, maar wordt door het bedrijf gecontroleerd en in de administratie opgenomen.
Dit moet in een ritregistratie staan
Een sluitende ritregistratie moet aan de volgende eisen voldoen:
– Het merk van de auto;
– Het type auto;
– Het kenteken van de auto;
– De periode waarin de auto is gebruikt.
De volgende ritgegevens:
– De gebruiker;
– De datum;
– Het ritnummer;
– Begin- en eindstand van de kilometerteller;
– Vertrek- en aankomstadres (let op; rijdt u vanaf uw werkadres naar een afspraak en daarna weer terug, dan wordt dat als twee ritten gezien);
– De route (wanneer het geen gebruikelijke route was);
– Of het een privé- of een zakelijke rit was;
– De zakelijke kilometers (incl. woon-werkverkeer);
– De privé-omrijkilometers, wanneer tijdens een reis zowel zakelijke als privékilometers worden gereden.
Verzuimboete
Voldoet de rittenregistratie niet aan de bovenstaande eisen dan kan een forse verzuimboete volgen. Die staat momenteel (2015) op € 5.278.
Manieren om een ritregistratie bij te houden
Er zijn verschillende manieren om een ritregistratie bij te houden, schriftelijk of elektronisch.
Schriftelijk
De meest gangbare manier om een ritregistratie bij te houden is met een ritregistratieformulier of een ritregistratieboekje. Daarin kunnen alle gegevens die voor de Belastingdienst van belang zijn, worden opgeschreven.
Elektronisch
Een ritregistratie kan ook elektronisch worden bijgehouden. Het gaat dan om een kastje met GPS-techniek dat de locatie van de auto via de satelliet bepaalt en details als startpunt, route en eindpunt vastlegt. Deze mogelijkheid zit overigens ook al in sommige draagbare navigatiesystemen.
Lees ook:
– Bijtellingsregels 2016 »
– Naar de golfbaan: een zakelijke autorit »
– Lunchrit valt onder woon-werkverkeer »
– Zakelijk rijden op motor of scooter »
– Formulier ritregistratie »
