Een uitgebreide belastingcontrole is geen reden tot paniek. Zeker niet als je als ondernemer je administratie netjes op orde hebt. Een belastinginspecteur controleert in eerste instantie vooral of je alles goed begrijpt, zeker als je de aangifte zonder hulp van een boekhouder of accountant doet. Zo moet je bepaalde cijfers uit je administratie toelichten en kunnen aantonen dat je genoeg bewijsmateriaal bewaart.
De Belastingdienst controleert niet iedereen
Belastingcontroles zijn vaak steekproefsgewijs en kunnen elke ondernemer overkomen. Een willekeurige methode met een kleine kans dat juist jouw onderneming aan de beurt is. Klein, maar niet onmogelijk.
Daarnaast focust de belastingcontrole zich ieder jaar ook op specifieke branches en sectoren of bepaalde thema’s. Iets minder willekeurig dus. Bij branches ligt bijvoorbeeld de vervoerssector in een bepaald jaar onder een vergrootglas. Als je een transportbedrijf runt, is de kans in dat jaar op een audit van de Belastingdienst ineens een stuk groter. Ook bepaalde thema’s kunnen extra aandacht krijgen. Bijvoorbeeld het urencriterium voor kleine ondernemers.
Vaak maakt de Belastingdienst deze branches en thema’s vooraf bekend. Het doel hiervan is om ondernemers aan te moedigen zich alvast te melden als ze zelf vermoeden dat er sprake is van fouten.
Ook klikbrieven kunnen reden zijn voor een check
Een belastingcontrole komt niet altijd willekeurig tot stand. Zo is de ‘klikbrief’ een bron waar de fiscus dankbaar gebruik van maakt. Klikspaan, boterspaan, de Belastingdienst even goed door de administratie van een ex-partner laten gaan? Dat komt vaker voor dan je misschien zou denken. Is een ex-partner bijvoorbeeld op de hoogte van buitenlandse rekeningen die worden verzwegen voor de fiscus? Zeker als het van belang is voor de verdeling van vermogen tijdens een (v)echtscheiding, kan een melding bepaalde zaken aan het licht brengen.
Wat voor soort belastingcontroles zijn er?
De Belastingdienst kan op verschillende manieren onderzoek doen. Naast de werkwijze kan ook wat wordt gecontroleerd sterk verschillen. Zo zal de focus bij de één liggen op de belastingaangifte, zoals aangiftes inkomstenbelasting en aftrekposten of omzetbelasting (btw-aangifte) en bij de ander op de administratie rondom het urencriterium.
De Belastingdienst kan controleren op afstand
Het gros van de inspecties vindt volledig geautomatiseerd plaats, op afstand. De Belastingdienst heeft namelijk toegang tot diverse systemen en databronnen en kan daarmee verbanden leggen en conclusies trekken. Ook worden er steeds slimmere algoritmes gebruikt om automatische controles uit te voeren.
Geef je weinig winst of zelfs verlies door, maar is het saldo van je zakelijke rekening explosief gestegen in dezelfde periode? Dan is de kans groot dat er in de systemen van de Belastingdienst enkele rode vlaggen gaan wapperen en er een intensieve controle volgt.
Heb je een fout gemaakt in een van je aangiftes? Dan loop je risico op een boete. Welke boetes kun je krijgen en hoe kun je boetes voorkomen? Dat lees je in dit artikel.
De belastinginspecteur kan op bedrijfsbezoek komen
Een stapje verder is dat een belastinginspecteur bij je kan langskomen. Een bezoek van een belastinginspecteur is voor veel ondernemers een soort doemscenario, maar in werkelijkheid valt het eigenlijk best mee. Het doel van een bedrijfsbezoek is informatie verzamelen over je bedrijfsvoering en administratie. In sommige gevallen zal een inspecteur een specifieke aangifte willen controleren.
Meestal ontvang je een brief met een aankondiging van de controle en de belangrijkste informatie: waar, wanneer, wat en over welke periode.
De ficus kan ook een waarneming ter plaatse doen
Een andere vorm van een bedrijfsbezoek is de waarneming ter plaatse. Het doel is inzicht te krijgen in de dagelijkse gang van zaken in je onderneming. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar hoeveel personeel er aanwezig is en hoe druk het is. Verder kan er naar de identiteit van personeel worden gevraagd.
Een waarneming ter plaatse kan meerdere keren worden herhaald. Je krijgt meestal – net als bij een regulier bedrijfsbezoek – een brief met aankondiging. Er wordt alleen niet bekendgemaakt waar én wanneer de waarnemingen plaatsvinden. Een inspecteur kan ook onaangekondigd aankloppen tijdens werkuren. Vergeet niet om een identiteitsbewijs en reden van het bezoek te vragen.
Hoe werkt een boekenonderzoek?
De Belastingdienst kan ook een uitgebreid boekenonderzoek doen. Dit is een gerichte controle van je aangifte en administratie. De inspecteur zal zich focussen op een bepaalde periode of afzonderlijke onderdelen. Boekenonderzoeken zijn dus afgebakend en een inspecteur mag alleen de vooraf aangekondigde onderdelen controleren. Een boekenonderzoek wordt altijd aangekondigd.
Bij zzp’ers vaker ook inspectie privékosten
Hoewel er geen onderscheid wordt gemaakt tussen zzp’ers en mkb door de Belastingdienst, komt de inspecteur bij een zzp’er toch eerder in de privéboekhouding terecht.
Zzp’ers krijgen in de meeste gevallen te maken met een boekenonderzoek. De gemiddelde belastinginspecteur kijkt dan zeker ook of er privékosten zijn opgenomen in de onderneming. Alle boekingen en aftrekposten worden doorgenomen. Je bent verplicht om je administratie zo in te richten en te voeren dat controleren binnen redelijke termijn mogelijk is.
De Belastingdienst checkt ook altijd of je voldoet aan de eisen van een zzp’er. Hoe controleert de Belastingdienst op schijnzelfstandigheid? 6 dingen die je moet weten.
Controle belastingaangiften ondernemers
Automatische controle
De aangiften die je als ondernemer indient voor verschillende belastingen, zoals inkomstenbelasting, omzetbelasting en vennootschapsbelasting, worden wel standaard gecontroleerd. De Belastingdienst beoordeelt elke aangifte eerst via een fiscale voorcontrole. Daarna gaat deze door verschillende geautomatiseerde systemen. Op basis van die uitkomsten kan direct een definitieve aanslag volgen of wordt de aangifte automatisch aangepast.
Bij ondernemers wordt onder meer gelet op:
- lage opbrengsten: is er wel sprake van een onderneming?
- afwijkende verhouding tussen omzet en kosten ten opzichte van de branche
- ontbreken van balanscontinuïteit
- trendbreuken in omzet of kosten ten opzichte van eerdere jaren
- onduidelijkheid over de toepassing van vrijstellingen
- onvoldoende of onduidelijke toelichting op waarderingen en het waarderingsstelsel
Handmatige controle
Geeft de controle aanleiding tot twijfel of afwijkingen, dan neemt een medewerker de aangifte handmatig onder de loep. Dit hangt af van selectiecriteria van de Belastingdienst, die per jaar kunnen verschillen. Een van de criteria is bijvoorbeeld wanneer de kosten opvallend hoog zijn ten opzichte van de omzet.
Naar aanleiding daarvan kan nog een verdiepende controle volgen. Bij een kantoortoets neemt een medewerker contact met je op, bijvoorbeeld telefonisch of schriftelijk, om toelichting te vragen op specifieke posten in je aangifte. Gaat het een stap verder, dan volgt een veldtoets: een controleur start een boekenonderzoek binnen je onderneming.
Whitepaper Belastingwijzigingen
Wat zijn je rechten en plichten?
Plichten:
- Je moet een controleur altijd toegang geven tot de gebouwen waarin je onderneming is gevestigd.
- Je moet alle gegevens en inlichtingen verstrekken die voor de controle van belang zijn.
- Je moet toestemming geven voor inzage in je administratie. Ook het maken van kopieën door een inspecteur is toegestaan.
- Een inspecteur krijgt tijdens de controle toegang tot al je bankrekeningen en documenten om je inkomsten te bepalen.
- Administratieplicht: een inspecteur moet eenvoudig kunnen controleren of je voldoet aan rechten en plichten voor de belastingheffing. Een boekhouding moet overzichtelijk en compleet zijn. Tip: automatiseer je boekhouding.
- Bewaarplicht: de administratie moet minimaal 7 jaar worden bewaard. Voor onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Rechten:
- Een adviseur mag je belangen behartigen.
- Je hebt altijd recht op uitleg als van jouw aangifte wordt afgeweken.
- Niet eens met een beslissing? Je kunt bezwaar aantekenen of in beroep gaan.
- Je hebt recht op geheimhouding van je fiscale gegevens. De Belastingdienst mag deze gegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van de belastingwet.
- Een inspecteur mag niet zomaar ‘snuffelen’ in lades of achter je computer plaatsnemen. Naar bepaalde documenten of informatie moet specifiek gevraagd worden.
Tip van De Zaak:
Bij vragen over aftrekposten ligt de bewijslast bijvoorbeeld altijd bij de ondernemer. Maar als de inspecteur twijfelt of je alle omzet wel hebt opgegeven, ligt de bewijslast in eerste instantie bij de Belastingdienst. Als deze uiteindelijk beweert dat je administratie niet deugt, bestaat de mogelijkheid om de bewijslast om te keren.
