Voldoet uw administratie aan de eisen?
Als de Belastingdienst uw administratie komt controleren, heeft u dan alles bij de hand, of moet u eerst alle papieren en documenten bij elkaar zoeken? En weet u zeker dat uw administratie aan de eisen voldoet? Heeft u bepaalde documenten niet te snel weggegooid? Lees hier wat u allemaal moet bewaren van uw administratie en hoe lang, en hoe het makkelijker kan.

Het belang van een goede administratie

Iedere zelfstandige en elk bedrijf moet een administratie bijhouden waaruit snel op te maken is hoe het bedrijf ervoor staat. Dat betekent dat u alle gegevens van uw werkzaamheden en financiën moet bewaren. Niet alleen als u de administratie zelf doet, maar ook als u dat uitbesteedt. U moet de gegevens tenslotte wel kunnen aanleveren.

Voldoet uw administratie niet aan de eisen, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. U loopt mogelijk bepaalde fiscale voordelen mis, zoals de zelfstandigenaftrek, of u kan geen btw-aftrek toepassen. Daarnaast kunt u ook boetes krijgen en zelfs voor de rechter moeten verschijnen.

Bovendien is de kans groot dat de Belastingdienst in zo’n geval zelf uw omzet en winst vaststelt en aangeeft hoeveel belasting u moet betalen. Daar gelden weliswaar regels voor, maar het zal niet snel in uw voordeel uitvallen. En u zult zelf met bewijzen moet komen als u denkt dat de berekening niet klopt, wat moeilijk is als de administratie niet op orde is.

Een goede administratie heeft, los van het voorkomen van deze risico’s, ook andere voordelen. U ziet snel hoe uw bedrijf ervoor staat, heeft inzicht in uw winst- en verliesrekening, kosten en omzet. Het is de basis van uw fiscale aangiften. U ziet of klanten wel op tijd betalen, waar uw geld heengaat en waar het vandaan komt.

Aan deze voorwaarden moet uw administratie voldoen

Wat u moet bijhouden, staat niet precies omschreven in de wet. Waarschijnlijk maar goed ook, want het zou een behoorlijke lijst worden als elk soort document apart werd genoemd.

In plaats daarvan wordt aangegeven aan welke voorwaarden uw administratie moet voldoen.

  1. Uw rechten en verplichtingen duidelijk zijn. Denk daarbij aan contracten en overeenkomsten, maar ook oprichtingsstatuten, jaarverslagen en vergaderstukken.
  2. U moet alle gegevens bewaren die voor de belastingheffing nodig zijn, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, facturen, kassabonnen, maar ook e-mailverkeer en kladpapier met aantekeningen.
  3. Uw administratie moet ‘binnen een redelijke termijn’ te controleren zijn. De belastinginspecteur stelt deze termijn vast, maar wel in overleg. U kunt daar dus gewoon een afspraak over maken. In de regel zal de controle bij een klein bedrijf hooguit twee dagen duren.

Vorm van de administratie

U bent vrij in hoe u de administratie bijhoudt. Multomappen, een boekhoudpakket op de computer, kladpapier: alles wordt geaccepteerd, zolang de vereiste informatie er maar snel genoeg uit te halen is. Zie ook: Altijd uw administratie op orde met het ordnersysteem »

Bewaarplicht en bewaartermijnen

Opruimen kan nooit kwaad, maar gooi uw administratie niet te snel weg. U heeft namelijk een fiscale bewaarplicht en daar zitten termijnen aan vast van soms 10 jaar.

U kunt zelf kiezen waar u de administratie bewaart, als hij maar benaderbaar is.

In het onderstaande overzicht staan de belangrijkste bewaartermijnen voor zakelijke documenten, inclusief het moment dat een bewaartermijn ingaat. Zie ook: Bewaartermijnen voor zakelijke documenten »

Documenten
Bewaartermijn
Ingangsdatum
Jaarrekening, accountantsverklaring
7 jaar
Vanaf datum opstellen
Algemene administratie, zoals grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie, loonadministratie
7 jaar
Vanaf 1 januari na opstelling
Winst- en verliesrekening
7 jaar
Vanaf datum opstellen
Btw-facturen
7 jaar
Vanaf datum opstellen of ontvangst
Loonstaten en loonadministratie
5 jaar
Vanaf einde kalenderjaar
Administratie na ontbinding rechtspersoon
7 jaar
Na ontbinding
Onroerend goed
9 jaar
Volgend op jaar ingebruikneming
Dividendnota’s
5 jaar
Na opstellen
Subsidie administratie
7 jaar
Vanaf datum opstellen

Lees ook:

Vijf vragen over het opzetten van een administratie »
Altijd uw administratie op orde met het ordnersysteem »
Retention periods for business documents »
Doe oude administratie weg »
De btw-administratie: wat moet u allemaal bewaren? »
De kleine-ondernemersregeling (2) – Ontheffing van btw-administratie »

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Gerelateerd lezen:

• Wanneer moet u de jaarrekening deponeren?
• Voorkom verjaring van factuur of vordering door te ‘stuiten’
• Verliesverrekening vpb
• Tips voor het opzetten van je boekhouding

Financiering zonder businessplan of papierwinkel?
Het liefst regel jij zo snel mogelijk je lening. En online kan dat! Hier hoor je al binnen 15 minuten wat jouw financieringsopties zijn en tegen welke voorwaarden. Simpel, snel en zonder gedoe.
.
Beleggen in vastgoed is een langetermijnbelegging. Benieuwd wat jouw opties zijn? Lees meer in de brochure. Prognose gemiddeld jaarrendement over 7 jaar: 8,1%.
Lees ook…
Als ondernemer is het belangrijk om inzichtelijk te hebben wat er binnenkomt en uitgaat. Zo weet je of je het zakelijk goed doet. Belangrijk, want als…
“Ik ben het niet eens met een factuur. Moet ik hem dan toch betalen?” Onze adviseurs krijgen deze vraag vaak voorgelegd. Dit is hun…
De huizenmarkt staat op zijn kop. Mensen die jaren geleden hebben geïnvesteerd in stenen plukken daar nu de vruchten van. Naast prijsstijgingen is het…