Netiquette: gedragsregels voor e-mail

E-mail is een makkelijke en snelle manier om te communiceren. Daarbij wordt wel eens vergeten dat we met mensen communiceren en niet met machines. Net als voor gewone communicatie of briefwisseling bestaan er voor internet en e-mail richtlijnen en gedragsregels: de zogenoemde 'netiquette'.
Netiquette: gedragsregels voor e-mail

Houd het simpel en netjes
U weet nooit wie het bericht leest. Pas dus op met de inhoud van een email-bericht en schrijf in dit geval het liefst in de beleefdheidsvorm. Iemand kan het e-mailbericht doorsturen naar een leidinggevende of naar een klant.

Geef duidelijk aan waar het over gaatGeef in de onderwerpregel (subject) een duidelijke omschrijving van het onderwerp van het bericht, waaruit de ontvanger in één oogopslag kan opmaken waar het bericht over gaat en hoe urgent het is om het te lezen. Bovendien maakt een duidelijke subjectregel het gemakkelijker om een bericht later terug te vinden.

Niet veel anders dan een gewone briefEen elektronische brief is eigenlijk niet veel anders dan een brief op papier. Houd online daarom dezelfde gedragsstandaarden aan als in het gewone leven. Gebruik een passende aanhef en ondertekening.

Houd het kortSchrijf het bericht kort en krachtig en blijf bij de kern van de zaak. Behandel het liefst een onderwerp per bericht. Het is beter om per onderwerp een kort mailtje te sturen, dan een lange mail met diverse onderwerpen. De ontvanger kan de berichten makkelijker op onderwerp archiveren en hierdoor een e-mail ook makkelijker terugvinden.

Maak berichten niet op
Het bericht moet zonder moeite door de ontvanger gelezen en 'opgehaald' kunnen worden. U kunt zich het best beperken tot onopgemaakte, platte tekst. Het is ook niet aan te raden om HTML codes te gebruiken. Een in HTML opgemaakte tekst is onleesbaar als het e-mailprogramma van de ontvanger geen HTML begrijpt.

Bij antwoord: laat een gedeelte van de oorsponkelijke tekst staan
Als u een korte reactie op een e-mail stuurt, is het voor de ontvanger waarschijnlijk niet direct duidelijk waar het antwoord op slaat. Duidelijke is het wanneer u efficiënt een citaat uit het bericht overneemt.
Dus niet alleen: Dat doe ik!, maar:
Op 13 september schreef je:
>Wil je Rob even inlichten over onze afspraak van vrijdag?
Dat doe ik!

Op deze manier kunnen ook meerdere vragen in een bericht worden beantwoord. Met het >-teken ervoor geeft u aan dat de betreffende regel uit een vorig bericht is geciteerd.

Voeg een korte signature toe
Het mailprogramma biedt u de mogelijkheid automatisch een 'signature' toe te voegen aan het bericht. Hierin kunt u zetten: uw naam, uw functie, het bedrijf waar u werkt en het adres van de onderneming, uw e-mailadres en telefoonnummer, de url van de website van het bedrijf. Maak gebruik van deze 'elektronische handtekening', maar maak 'm niet te lang. Voor de ontvanger is de informatie in een signature erg overzichtelijk en prettig.

Verstuur geen 'rotzooi'
Het meesturen van een V-card (visitekaartje), waarvoor sommige mailprogramma's de mogelijkheid bieden, lijkt misschien een professioneel gebaar, maar kan totaal verkeerd uitpakken. Indien de ontvanger over eenzelfde mailprogramma beschikt, en de V-card kan openen, verschijnt de inhoud netjes op het scherm. Zo niet, dan ziet de ontvanger alleen maar een hoop rotzooi. Bovendien wordt een V-card verstuurd als attachment (i.t.t. de signature). Dit betekent: meer kans op virusverspreiding.

Houd u niet bezig met 'spamming', ofwel het versturen van hetzelfde, al dan niet commerciële, bericht naar meerdere adressen, met als doel aandacht te trekken voor iets. Voor de ontvanger is het vervelend om iedere keer hetzelfde bericht tegen te komen. Bovendien bereikt u vooral mensen die totaal niet geïnteresseerd zijn. De publiciteit zal op deze manier een negatief effect krijgen.

Ook het doorsturen van kettingbrieven valt af te raden. Brieven, waarin een zielig verhaal of verzonnen nieuwsitem wordt vermeld, of geschreven wordt dat u makkelijk veel geld kunt winnen of verdienen, leiden tot een onnodige belasting van het netwerk. Ditzelfde geldt voor viruswaarschuwingen, die bijna per definitie uit de lucht gegrepen en dus het werk van grappenmakers zijn. Ze zorgen voor nutteloos netwerkverkeer en adviseren u soms zelfs om besturingsbestanden van uw computer te verwijderen. Besteed hier geen aandacht aan en stuur deze 'troep' vooral niet door, maar DELETE!

Pas op met attachments
Het is gemakkelijk en daardoor ook verleidelijk om Word-documenten, spreadsheets, foto's, filmpjes of computerprogramma's met een e-mail bericht mee te sturen. Pas hier mee op! Niet iedereen kan een attachment gemakkelijk en snel openen: bij een ontvanger met een traag modem kan een grote attachment dan ook leiden tot veel irritatie. Als het te lang duurt, is het niet ondenkbaar dat hij/zij de attachment ongeopend delete.
Bovendien zijn attachments ideaal voor het meesturen van virussen, wormen en andere ongewenste aanhangsels.

  • Verstuur attachments dan ook alleen in overleg met degene aan wie u ze stuurt.
  • Overweeg eerst de mogelijkheid de inhoud in een gewoon e-mailbericht te zetten (mededelingen, uitnodigingen, notulen lenen zich hier bijvoorbeeld goed voor). Als het niet anders kan, kunt u het als attachment versturen.

Verberg de adressenlijst
Als u een bericht verstuurd naar veel verschillende personen, zijn al deze adressen zichtbaar voor alle ontvangers. Het nadeel is dat deze adressen 'misbruikt' kunnen worden, bijvoorbeeld voor het toesturen van Spam. U kunt de mailadressen 'onzichtbaar' maken:

  • Uw mailprogramma biedt wellicht de voorziening om de zichtbaarheid van alle geadresseerden te onderdrukken ('hide recipient names').
  • Een andere mogelijkheid is in het To-veld uw eigen adres te zetten. Laat vervolgens het CC-veld leeg, en zet de geadresseerden in het Bcc-veld (Blind carbon copy: onzichtbaar voor de ontvangers).
  • Maak de ontvangers wel duidelijk waarom ze het bericht krijgen en dat zij niet de enige zijn. Bijvoorbeeld door de aanhef 'aan alle leden van de vergadering' bovenaan het bericht te zetten.

Lees het bericht nog eens over
Met een brief is het natuurlijk hetzelfde: eenmaal in de brievenbus gegooid, kunt u niet meer terug. Bij een e-mail is de knop 'verzenden' echter nog sneller ingedrukt. Bedenk dat een eenmaal verstuurd bericht niet meer teruggehaald kan worden. Lees het daarom nog eens goed door, voor u op 'verzend' klikt en ga na of u bovenstaande regels in acht heeft genomen.

Smilies (ook wel emoticons)
Bij communicatie via het netwerk ontbreken aanvullende (non-verbale) boodschappen in de vorm van gezichtsuitdrukkingen, bewegingen en gebaren. Hierdoor komt een boodschap soms anders over dan bedoeld was. Mailgebruikers hebben inmiddels een eigen idioom ontwikkeld, die niet echt tot de netiquette behoort, maar wel veel wordt gebruikt. De belangrijkste uitingen van dit idioom bestaan uit smilies (ook wel emoticons genoemd), die worden gebruikt om bedoelingen te verduidelijken. Vooral als u berichten een extra persoonlijk tintje wilt geven (grappig bericht of bericht met een knipoog) zijn de smilies handig.

Veel gebruikte smilies zijn:
:-) Glimlach
:-{) Glimlach van iemand met een snor
8-) Glimlach van een brildrager
:-`( Huilen
:-D Gulle lach
:-O Verbazing
B:-) Zonnebril op het hoofd
:-@ Schreeuwen

(Lees de emoticons door het hoofd een kwartslag naar links te draaien)

Meer informatie en links

  • Het is geen geheim: uw werknemers gebruiken het netwerk ook regelmatig voor privé-zaken. Als u vermoedt dat het de spuigaten uit loopt, kunt u ingrijpen. Maar weet u hoe het zit met privacy-bescherming en dat soort zaken. Bij De Zaak vindt u een modelreglement e-mail en internetgebruik dat dient als hulpmiddel om afspraken te maken over bescherming van de privacy bij internet- en e-mailgebruik in het bedrijf.
  • Ergert u zich ook zo aan alle Spam?! ietseraan!
  • Alle gebruikte smilies kunt u vinden in de Smiley Dictionary.

 

Met dank aan Surfkit.nl

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming