Het is een veelgehoorde klacht: de volle mailbox. Op het laatst zie je door de bomen het bos niet meer. Erger nog: belangrijke berichten ontgaan je, waardoor je het risico loopt klanten kwijt te raken. In Outlook kan je aangeven dat het programma automatisch onderscheid maken tussen berichten, op basis van wat jij zelf aangeeft.

Veel e-mailberichten worden verzonden met geadresseerden in de ‘CC’ van het bericht. Door de e-mailberichten te markeren die aan specifiek aan jou zijn gericht, kan je de belangrijkste mails eerst afhandelen.

Werkwijze

  • Kies in het menu voor tab >> Start
  • Selecteer groep >> Verplaatsen
  • Kies voor >> Regels en waarschuwingen beheren
  • Druk op >> Nieuwe regel
  • Kies voor >> Regel toepassen op berichten die ik ontvang
  • Druk op >> Volgende
  • Selecteer de optie >> waar mijn naam in het vak Aan staat
  • Druk op >> Volgende
  • Selecteer de optie >> wijs het bericht toe aan de categorie categorie
  • Onder in dit scherm kan de categorie worden ingesteld die moet worden toegewezen
  • Klik op >> categorie

In het volgende scherm worden de categorieën getoond:

  • Klik op >> Nieuw
  • Geef een naam, bijvoorbeeld >> Behandelen
  • Kies een kleur
  • Druk op >> OK
  • Controleer of de categorie is geselecteerd
  • Druk op >> OK
  • De wizard geeft nu de te gebruiken categorie aan
  • Klik op >> Volgende
  • In het scherm met uitzonderingen geven we niets op
  • Klik weer op >> Volgende
  • Geef een naam voor de regel op
  • Selecteer bij stap 2 de gewenste opties
  • Druk op >> Voltooien

Outlook toont nog een melding. Deze melding geeft aan dat de regels alleen worden gemarkeerd als Outlook is opgestart. Dus niet in de webmail.

  • Druk daar op >> OK
  • Outlook bekijkt nu ook de reeds aanwezige berichten in >> Postvak in
  • Druk vervolgens op >> OK
  • De kolom >> Categorieën is nu gevuld bij alle e-mailberichten, waarbij jouw adres in Aan staat. Alle berichten waarbij je in de CC of BCC staat, hebben geen categorie.

Outlook toont nog een melding. Deze melding geeft aan dat de regels alleen worden gemarkeerd als Outlook is opgestart. Dus niet in de webmail. Outlook bekijkt nu ook de reeds aanwezige berichten in ‘Postvak In’.

De kolom ‘Categorieën’ is nu gevuld bij alle e-mailberichten, waarbij uw adres in ‘Aan’ staat. Alle berichten waarbij u in de ‘CC’ of ‘BCC’ staat, hebben geen categorie.

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Template
Op de website van Easy Template is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken. Bekijk deze Office tip op >> Outlook tip: mail een kleur geven

Over de auteur
Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd.

 

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…