In Word kunt u standaardteksten vastleggen en daarna eenvoudig in sjablonen of documenten opnemen. Zo maakt u snel een offerte of projectplan, zonder dat er een oude klantnaam of projectomschrijving in de tekst staat.

Standaardteksten en sjablonen
Bij het maken van documenten, zoals rapporten en offertes, worden vaak teksten gebruikt uit eerdere documenten. Daar wordt soms niet altijd zorgvuldig mee omgegaan, waardoor bijvoorbeeld nog de gegevens van een eerdere klant in het document staan.

Dit is eenvoudig op te lossen. Leg terugkerende teksten zonder klantgegevens apart vast en voeg ze daarna in uw sjabloon in.

Voorbereiding

  1. Zet elke terugkerende tekst in een apart Word-document en sla dat op onder een unieke naam (bijvoorbeeld: offerte of marketing).
  2. Gebruik hiervoor één map op het netwerk.
  3. Op die manier krijgt u een verzameling aan standaard teksten.

Werkwijze

  1. Open uw sjabloon.
  2. Ga op de plek staan waar de tekst moet worden ingevoegd
  3. Kies in het menu >> Invoegen >> bestand.
  4. Herhaal deze actie voor het aantal keer dat u een standaard tekst wilt gebruiken.

U heeft in een handomdraai uw documenten samengesteld zonder gevaar te lopen dat oude teksten blijven staan.

Voor een uitgebreide beschrijving voorzien van handige schermafdrukken gaat u naar: werkinstructie standaard teksten invoegen in Word.

Over de auteur
Deze download wordt u aangeboden door Easy Template, leverancier van Verlofregistratie software en Online Microsoft trainingen.

 

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…