Daar horen nieuwe verplichtingen bij. Je moet salaris betalen, loonheffingen afdragen, loonstroken verstrekken en personeelsgegevens correct bewaren. Het is daarom van belang om de loonadministratie vanaf dag één goed in te richten.
Wat verandert er als je werkgever wordt?
Zodra je iemand in dienst neemt, krijg je te maken met meer dan alleen het afgesproken brutoloon. Wie personeel aanneemt, krijgt direct te maken met loonadministratie voor werkgevers.
Wat valt er onder loonadministratie?
Loonadministratie is het geheel van gegevens, berekeningen en aangiftes die nodig zijn om medewerkers correct te betalen. Denk aan:
- Bruto- en nettoloon berekenen
- Loonstroken maken
- Loonheffingen en premies verwerken
- Loonaangifte doen
- Vakantiegeld bijhouden
- Uren, verlof en verzuim verwerken
- Pensioen- of cao-afspraken toepassen
- Personeelsgegevens bewaren
- Jaaropgaven verstrekken
Regel de juiste gegevens vóór de eerste werkdag
Een foutloze loonadministratie begint met complete gegevens. Wacht daar niet mee tot het einde van de maand, want ontbrekende informatie zorgt al snel voor vertraging.
Meld je aan als werkgever
Neem je voor het eerst personeel in dienst? Dan moet je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Daarna ontvang je een loonheffingennummer. Dat nummer heb je nodig om loonaangifte te doen.
Richt de loonadministratie goed in
Bij de eerste loonstrook moeten verschillende gegevens goed staan. Denk aan onder andere het maandloon, contracturen, parttimepercentage en eventuele cao-afspraken.
Een fout in de inrichting werkt vaak iedere maand door. Bijvoorbeeld bij een verkeerde deeltijdfactor, een vergeten pensioenregeling of een onjuiste vergoeding.
Maak iedere loonperiode een correcte loonstrook
Per loonperiode moet je een correcte loonstrook verstrekken. Daarvoor verwerk je onder meer gewerkte uren, overuren, bonussen, reiskosten, verlof, ziekte en andere wijzigingen.
De loonstrook laat zien hoe het salaris is opgebouwd, welke inhoudingen zijn gedaan en welk nettobedrag wordt uitbetaald. Dat geeft duidelijkheid aan je werknemer en voorkomt vragen achteraf.
Vergeet de loonaangifte niet
Na de loonverwerking moet ook de loonaangifte worden gedaan. Daarin geef je aan de Belastingdienst door hoeveel loon is betaald en hoeveel loonheffingen en premies moeten worden afgedragen.
Daarom horen loonstrook, salarisbetaling en loonaangifte bij elkaar. Als één onderdeel niet klopt, kan dat gevolgen hebben voor de rest van de administratie.
Zelf doen of uitbesteden?
Je kunt de loonadministratie zelf doen, bijvoorbeeld met goede software en voldoende kennis van salarisverwerking. Toch kiezen veel ondernemers ervoor om dit uit te besteden. Zeker wanneer er weinig tijd is om regels, cao-afspraken en wijzigingen bij te houden.
Uitbesteden is vooral interessant als je zekerheid wilt, fouten wilt voorkomen of liever tijd besteedt aan je bedrijf dan aan salarisregels en aangiftes.
Een goede salarisadministrateur zorgt dat de loonstrook klopt, maar denkt ook mee bij veranderingen. Bijvoorbeeld wanneer je werknemer meer uren gaat werken, er een tweede medewerker bijkomt of je te maken krijgt met verlof of ziekte.
HetSalarisKantoor
Bij HetSalarisKantoor helpen we ondernemers om de loonadministratie vanaf de eerste medewerker goed in te richten. Jij de ondernemer, wij de salarisadministrateur. Een prima rolverdeling.
